11 04 2022 / TaxDome Updates

April 2022 Update

April 2022 Update

In diesem Monat haben wir die Pläne für wiederkehrende Aufträge verbessert, indem wir das Hinzufügen, Entfernen und Ändern von Plänen in Massen vereinfacht haben. Zu den neuen Änderungen gehören eine erweiterte Kontensuche und Filter, die Ihnen helfen, schnell die notwendigen Konten zu finden, für die Sie die Wiederholung von Aufträgen in jedem gewünschten Intervall festlegen können.  Aufbauend auf der Automatisierung der elektronischen Signatur wählen Vorlagen automatisch Unterzeichner für Konten mit einer Unterschrift aus, und Sie können jetzt die Priorität der Unterzeichner für Konten mit mehreren Unterschriften festlegen. Innerhalb der Dokumente haben wir die Benutzeroberfläche aktualisiert, um die Anzahl der Dateien in den Ordnern anzuzeigen. Für größere Firmen haben wir die Möglichkeit geschaffen, zusätzliche Firmenadministratoren hinzuzufügen – eine Funktion, die bisher nur den Firmeninhabern vorbehalten war. Schließlich unterstützt die Mobile Firmen-App jetzt @Mentions in sicheren Nachrichten und Kontonotizen. 

Gucken wir uns mal an, woran wir im letzten Monat noch gearbeitet haben!

🤖 Workflow Automatisierung

Benutzerdefinierte wiederkehrende Pläne: erweiterte Such- und Filteroptionen

Wir machen es den Unternehmen weiterhin leichter, Aufträge so einzurichten, dass sie genau so wiederkehren, wie sie es wollen, wann sie es wollen und mit den vordefinierten Vorlagen, die sie wollen.

Erstens: Wir haben das Hinzufügen, Entfernen und Ändern von Plänen der Aufträge in Massen einfacher gemacht. Wie im Video unten zu sehen ist, können Sie erstens nach allen Konten filtern, die bestimmte Parameter erfüllen, alle auswählen und sie dann ändern, um wiederkehrende Termine, Vorlagen, Beauftragte und mehr auszuwählen.

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UX: Anzeige der bedingten Automatisierung in der Seitenleiste

Wir haben visuelle Indikatoren hinzugefügt, um schnell zu erkennen, ob Automatisierungen an Bedingungen geknüpft sind und nur ausgeführt werden, wenn bestimmte Parameter erfüllt sind.

📝 Dokumenten-Management

Automatisierung der elektronischen Unterschrift: Priorität der Unterzeichner und Vorlagenbibliothek

Wir haben die Möglichkeit hinzugefügt, die gewünschte Reihenfolge der Unterzeichner im Dokument festzulegen. Mit diesem Upgrade werden die Unterzeichnerinformationen automatisch aus dem Konto abgerufen.  Bei allen Konten mit nur einem Unterzeichner ruft die Vorlage automatisch dessen Informationen ab. Für Konten mit mehreren Unterzeichnern können Sie jetzt die Priorität der Unterzeichner im Konto festlegen, so dass nach der Anwendung einer Signaturvorlage keine zusätzlichen Klicks erforderlich sind.

Außerdem wurde die Benutzeroberfläche dahingehend verbessert, dass Unterschriften von Firmenmitgliedern nun am Ende der Liste „Unterzeichner auswählen“ stehen und Kundenunterschriften an erster Stelle (die häufiger verwendet werden als Firmenunterschriften).

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir Vorlagen für häufig verwendete Formulare  hinzugefügt, die Sie über die Schaltfläche Aus Bibliothek kopieren aufrufen können. Sie können sie so verwenden, wie sie sind, oder sie nach Ihren Bedürfnissen bearbeiten.

Erfahren Sie mehr über die Automatisierung des Arbeitsablaufs der elektronischen Unterschriften

Kleiner Vorgeschmack: Wir arbeiten an der Möglichkeit, eine Signatur für Ihre Kunden zu unterschreiben und wiederzuverwenden, damit sie Dokumente in Ihrem Portal noch schneller elektronisch unterzeichnen können.

Dokument- und Ordnerzähler

Eine neue Spalte „Enthält“ zeigt die Anzahl der Dokumente und Unterordner in einem bestimmten Ordner an.  

Doc and folder counter

Ordner-Vorlagen umstrukturiert

Wenn Sie früher eine Ordner-Vorlage anwandten, erhielten Sie 3 Legacy-Ordner, die Sie nicht erwartet hatten. Dies wurde nun behoben. Wenn Sie jetzt eine Ordner-Vorlage auf ein Konto anwenden, werden keine überzähligen Ordner erstellt. Sie können die Ordner nach Belieben ändern – der einzige erforderliche Ordner ist ein Ordner mit Lese- und Schreibzugriff für Ihre Kunden (damit sie in diesen Ordner hochladen können). Standardmäßig trägt er den Namen „Vom Kunden hochgeladene Dokumente“, aber Sie können ihn nach Belieben umbenennen. 

Beispiel: Sie erstellen eine Standard-Ordner-Vorlage mit den Ordnern A und B. Vom Kunden hochgeladene Dokumente werden dort standardmäßig abgelegt. Sobald sich Ihr Kunde, Bob Smith, bei Ihrem Portal anmeldet, hat sein Konto drei Ordner: A, B und vom Kunden hochgeladene Dokumente.

Zur Erinnerung: Sie können Ordner-Vorlagen als Automatisierungen auf Konten anwenden: Wenn Sie z. B. in einem Steuerbüro mit der Arbeit an der Steuererklärung 2021 beginnen, können Sie einen Ordner 2021 zu diesen Konten hinzufügen und gleichzeitig die PDF-Datei mit der Preisliste 2021 hochladen.

📞 CRM

Shortcode Verbesserungen

Wir werden weiterhin Schritte unternehmen, um die Personalisierung Ihrer Kundenkommunikation zu erhöhen, indem wir die Shortcodes verbessern: „Hallo [Vorname]“. 

  • Die Shortcodes sind jetzt für alle Elemente Ihres Portals einheitlich: Verträge, E-Mails, Aufträge usw.
  • Neue Datums-Shortcodes: aktuell (Datum, Woche, Monat, Quartal, Jahr), vorheriges (Datum, Woche, Monat, Quartal, Jahr) und nächstes (Datum, Woche, Monat, Quartal und Jahr).
  • Neuer Shortcode „Service“ zu Verträgen hinzugefügt.

Zur Erinnerung: Sie können Shortcodes zu Vorlagen, einmaligen Aktionen und Massenaktionen hinzufügen. Zuvor gesendete Elemente (z. B. eine gesendete E-Mail oder ein erstellter Vertrag) ändern sich nicht, wenn Sie neue Shortcodes zu bestehenden Vorlagen hinzufügen.  

Vorgeschmack: Unternehmen werden jedes benutzerdefinierte Kontofeld als Shortcode in Verträgen, E-Mails und Nachrichten verwenden können. Sie können zum Beispiel Verträge erstellen, in denen [Firmenname], [Adresse des Unternehmens] steht, Sie können E-Mails mit „Ihre geschätzte Zahlung beträgt [q12022 fällige Steuer]“ versenden und vieles mehr! 

Die gesamte Shortcode-Liste>>

💻 Apps

E-Signatur innerhalb der Windows-Anwendung anfordern

Sie können jetzt Dokumente und jegliche Dateien, die Sie von Ihrem Kunden oder Team elektronisch unterschreiben lassen möchten direkt aus einem beliebigen Steuerprogramm ausdrucken und die elektronische Unterschrift in der Windows-Anwendung anfordern, ohne das Webportal aufrufen zu müssen.

In zukünftigen Versionen planen wir, die Möglichkeit hinzuzufügen, Signatur-Vorlagen anzuwenden, die bereits in der Webanwendung verfügbar sind. 

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Mehrsprachige Unterstützung für Windows-Anwendungen

Die TaxDome Windows-Desktop-Anwendung ist jetzt in 11 Sprachen verfügbar, darunter Englisch, Französisch, Deutsch, Italienisch, Spanisch, Portugiesisch, Niederländisch, Finnisch, Dänisch und Schwedisch. Beachten Sie, dass die Standardsprache für die Windows-Anwendung die Sprache des Betriebssystems Ihres Computers ist.

Mobile App der Firma: @mentions Teamkollegen

@Mentions erleichtern die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern – wenn sie getaggt werden, wird das Teammitglied benachrichtigt und sofort in den Kontext der Kommunikation gestellt. Jetzt können Sie Ihre Teammitglieder in sicheren Nachrichten und Kontonotizen in der mobilen App der Firma mit @Mentions versehen.

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📝 Kundenportal

Neues Kontrollkästchen: Unternehmen benachrichtigen, wenn Sie mit dem Hochladen fertig sind’

Beim Hochladen wird den Kunden jetzt ein Kontrollkästchen „Firma benachrichtigen, dass das Hochladen abgeschlossen ist“ angezeigt. Da Kunden ihre Dokumente oft nur stückweise hochladen, haben die Unternehmen nach Möglichkeiten gesucht, um zu erkennen, wann ihre Kunden mit dem Hochladen fertig sind. Wir empfehlen die Verwendung von Fragebogen oder Kundenaufgaben (die beide, wenn sie abgeschlossen sind, einen Auftrag vorwärts und in Ihre Warteschlange zur Überprüfung verschieben können), aber für Firmen, die keine Workflow-Automatisierung verwenden, oder für TaxDome Lite-Benutzer gibt dieses UI-Update Ihren Kunden eine einfache Möglichkeit, Sie direkt im Upload-Fenster zu informieren, dass sie fertig sind.

Wir planen weitere Upgrades, um es unseren Kunden leicht zu machen, Ihnen mitzuteilen, wann sie fertig sind, aber wir wollten dies noch vor Ablauf der Steuerfrist bekannt geben. Wenn Kunden das Kontrollkästchen ankreuzen, wird eine Benachrichtigung (E-Mail und Inbox+, je nach den individuellen Einstellungen des Benutzers) an die Kontofollower gesendet.

New checkbox: ‘Notify firm you are done uploading’

🔥 Sonstiges

  • Neue Rechte der Firmen-Admin: Sie können nun zusätzlichen Benutzern (neben dem Firmeninhaber) Administratorrechte erteilen. Firmenadministratoren haben die gleichen Zugriffsrechte wie Firmeninhaber, mit der Ausnahme, dass sie anderen Firmenmitgliedern Admin-Rechte erteilen und entziehen können. Mehr>>
  • Druckbare Berichte: Sie können jetzt Berichte für Zahlungen und Rechnungen drucken und exportieren. Mehr über das Drucken und Exportieren von Berichten>>
  • Neuer Kurs der TaxDome Akademie: Wie Sie Ihren Arbeitsablauf automatisieren. Lernen Sie, wie Sie Pipelines einrichten, anpassen und optimieren, um Ihre Kanzlei zu automatisieren und $20k+ pro Jahr zu sparen.

Alles oben Genannte plus 83 weitere Verbesserungen und Korrekturen! Treten Sie unserer Facebook-Community bei, um Fragen zu stellen, Funktionen anzufordern oder einfach mit Gleichgesinnten zu chatten.

Falls Sie es verpasst haben, finden Sie hier eine Zusammenfassung der wichtigsten Funktionen, die wir im letzten Beitrag behandelt haben.

Maria Kris

Maria Kris

Maria ist Marketingexpertin bei TaxDome. Da sie sowohl in der kundenspezifischen Software- als auch in der Produktentwicklung tätig war, weiß sie, worauf es den Kunden ankommt und wie sie dem Unternehmen zum Erfolg verhelfen kann. Sie hat Spaß an jeglichen Arten des Schreibens. Wenn sie nicht schreibt, sucht sie nach einer neuen Hypothese, die sie überprüfen kann.

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