13 08 2021 / TaxDome Updates

August 2021 Aktualisierung

August 2021 Aktualisierung

Dieser Monat ist voll von großen Änderungen. Wir haben bedingte Logik für ganze Abschnitte eingeführt und werden noch in diesem Monat ein Webinar über Organizer und Kundenaufnahmeformulare halten. Es wurden @Mentions eingeführt – jetzt können Sie ganz einfach mit Ihrem Team innerhalb von TaxDome kommunizieren.

Das Dokumentenverwaltungssystem wurde ebenfalls verbessert: Sie können jetzt Ordner der obersten Ebene umbenennen und neue Ordner hinzufügen. Außerdem wurde ein nativer PDF-Editor für Ihre Kunden hinzugefügt.

Zurzeit arbeiten wir an einer mobilen App für Unternehmen, um ihnen die Möglichkeit zu geben, mit Kunden zu chatten, Aufgaben in Inbox+ zu überprüfen und mehr. 

Lesen Sie mehr darüber, was sich letzten Monat in TaxDome geändert hat.

​​📒 Organizer

Bedingte Sprünge für ganze Abschnitte

TaxDome Organizer werden durch die Einführung der bedingten Logik für ganze Abschnitte noch besser. Warum?

  1. Die Gesamtzahl der Fragen, die Sie Ihren Kunden stellen, kann um das 10-fache oder mehr reduziert werden.
  2. Sie können jetzt einen allumfassenden Organizer haben, anstatt verschiedene Organizer für verschiedene Anwendungsfälle zusammenzustellen.

Sie können einen Organizer oder ein Aufnahmeformular für alle verwenden, da die Kunden nur die für sie relevanten Fragen sehen. So können Sie sicherstellen, dass Sie alle gezielten Fragen stellen, die Sie brauchen, um die Situation Ihrer Kunden zu verstehen.

Zum Beispiel: Sie fragen: „Sind Sie verheiratet?“ – Wenn die Antwort „Ja“ lautet, werden dem Kunden zusätzliche Fragen zum Ehepartner angezeigt. Wenn nicht, werden sie nicht mit unnötigen Fragen überschüttet. Das Gleiche gilt für Fragen zu Kindern, ÖPP-Darlehen, ausländischem Einkommen und vielem mehr.

Möchten Sie wissen, wie Sie diese neuen Organizer besser nutzen können? Registrieren Sie sich für das Webinar mit Live-Fragen und Antworten

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Textblöcke in Organizern

Die Möglichkeit, vor allen Fragen oder vor einem bestimmten Abschnitt einen Textblock einzufügen, hilft Ihnen, Ihren Kunden eine Notiz zu hinterlassen oder sie besser durch Ihre Fragen zu führen.

Beachten Sie: Sie können auch bedingte Sprünge für Textblöcke verwenden.

🤓 Team-Management

Team @Mentions

@Mentions (oder tagging) ermöglicht es Teams, innerhalb von TaxDome noch besser zu arbeiten. Diese Funktion wurde von unserer Community seit langem gefordert und wir sind stolz darauf, sie Ihnen zur Verfügung stellen zu können. Nie wieder Slack oder lange E-Mail-Threads!

Mit @Mentions können Sie sicherstellen, dass die Arbeit erledigt wird, und Ihr Team schnell auf mögliche Probleme aufmerksam machen, wenn Sie diese entdecken. Sie können Kollegen in Kontonotizen, Aufgabenbeschreibungen und Nachrichten erwähnen. Erwähnte Kollegen erhalten eine Benachrichtigung in E-Mail und Inbox+.

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Die Mobile App für Unternehmen ist in Kürze verfügbar. Bleiben Sie dran.

📚 Document-Workflow

Ordner der obersten Ebene jetzt bearbeitbar

Sie haben jetzt noch mehr Kontrolle über Ihre gesamte Dokumentenstruktur. Sie können neue Ordner erstellen oder die bestehende Ordnerstruktur bearbeiten (umbenennen, löschen), so dass Sie so viele übergeordnete Ordner erstellen können, wie Sie benötigen, und diese nach Belieben benennen.

So können Sie beispielsweise den Ordner „Kundendokumente“ in „Gerald Smiths Dokumente“ umbenennen, damit mehrere Kontakte genau wissen, wo sie ihre Dokumente suchen müssen. Den Ordner für vom Kunden hochgeladene Dokumente können Sie jedoch nicht löschen.

Sie können auch mehrere Stammordner mit demselben Datenschutz erstellen. So können Sie beispielsweise für jeden Mitarbeiter einen eigenen Ordner anlegen: Matt Jones‘ Ordner, May Williams‘ Ordner und so weiter. In Kürze werden Sie in der Lage sein, eine Ordnervorlage zu erstellen, die diese neue Struktur widerspiegelt.

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Sperren von Dokumenten zu Rechnungen beim Hochladen

Sie können das Dokument während des Hochladens innerhalb einer Registerkarte – in der rechten Seitenleiste – mit einer bestehenden Rechnung verknüpfen. Wenn Sie noch keine Rechnung erstellt haben, können Sie dies im selben Fenster tun. Der gesamte Vorgang ist viel schneller als früher. Wenn Sie fertig sind, bleiben Sie auf derselben Seite, ohne den Kontext zu verlieren. 

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Und noch mehr Aktualisierungen für das Dokumenten-Management:

  • Native PDF-Editor für Ihre Kunden hinzugefügt. Ihre Kunden können jetzt ausfüllbare PDF-Formulare in TaxDome ausfüllen. Kunden können auf den PDF-Editor für solche Dokumente zugreifen, die sie bearbeiten können.  Mehr>>
  • Verträge sind jetzt bearbeitbar. Sie können Änderungen an Ihren Verträgen vornehmen, auch wenn diese bereits an Kunden gesendet wurden. Sie können Ihren Vertrag so oft bearbeiten, bis er von mindestens einer Person unterschrieben ist. More>>

📞 CRM

Kontakt & Datum Shortcodes

Kontakt-Shortcodes lassen Ihre Massen-E-Mails wie personalisierte Nachrichten aussehen! Wenn Sie jetzt eine Massen-E-Mail oder eine Nachricht an Ehemann Bob und Ehefrau Mary senden, erhalten beide personalisierte Grüße.

Mit Datums-Shortcodes können Sie den Monat oder das Jahr der angeforderten Dokumente angeben. Wenn Sie z. B. regelmäßig Dokumente anfordern, z. B. Kontoauszüge, können Sie Datums-Shortcodes hinzufügen, damit die Nachrichten in Ihrer wiederkehrenden Pipeline immer auf den aktuellen Monat verweisen.

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Bald: E-Mail-Planung: Versenden Sie personalisierte E-Mails genau an dem Tag und zu der Uhrzeit, zu der Ihre Kunden sie erhalten sollen. 

Nachrichtenerstellung in der rechten Seitenleiste

Dies ist hilfreich, um zu vermeiden, dass der Kontext Ihrer Arbeit verloren geht, wenn Sie eine Nachricht senden. Das Ergebnis sind weniger Klicks und weniger Unterbrechungen bei der Arbeit. 

In Kürze werden sichere Nachrichten noch mehr einem Chat ähneln, da alle Beteiligten in Echtzeit sehen können, wann die andere Person schreibt oder Dokumente hochgeladen hat. In der rechten Seitenleiste wird es auch die Möglichkeit geben, Nachrichten in großen Mengen an viele Konten gleichzeitig zu senden. Außerdem werden Sie in der Lage sein, Nachrichten nur über Ihre Tastatur mit der Tastenkombination Ctrl + Enter zu versenden.

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✍️ E-Signaturen

E-Signatur-Anfrage Aktualisierung

Der Prozess der Anforderung von e-Signaturen ist ähnlich wie bei DocuSign und anderen Tools: Sie haben ein Drag-and-Drop-Menü, in dem Sie zuerst einen Kontakt auswählen und dann die Felder auswählen, die dieser ausfüllen muss:

  1. Unterschrift der Firma
  2. Unterschrift des Kunden
  3. Initialen
  4. Datum 
  5. Benutzerdefiniertes Feld (Text)

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  • Benutzerdefiniertes „Text“-Feld in PDF-Dateien. Neben Unterschriften, Initialen und Datumsangaben können Sie jetzt ein benutzerdefiniertes „Text“-Feld hinzufügen, um die SSN, den Mädchennamen der Mutter und andere Daten abzufragen. 
  • Die Unterschriften des Unternehmens können von Teammitgliedern bearbeitet werden. Alle Teammitglieder, die Zugriff auf das Dokument haben, können die Felder für e-Signaturen der Firmenvertreter bearbeiten, hinzufügen oder löschen. Mehr>>

🤖 Workflow-Automatisierung

Standardmäßige Auftragsvorlagen

Mit der standardmäßigen Auftragsvorlage können Sie Aufträgen, die Sie manuell oder durch Automatisierungen hinzufügen, einen vordefinierten Kontext hinzufügen. Sie geben Fälligkeitsdaten, Verantwortliche, Prioritäten usw. an, und die erstellten Aufträge werden automatisch mit diesen Details versehen.

Zum Beispiel: Sie könnten eine Auftragsvorlage für die 1040er-Erklärung mit dem Stichtag 15. April erstellen oder Ihren Buchhalter allen Buchhaltungsaufträgen in der entsprechenden Vorlage zuweisen.

Wenn Sie ein automatisiertes Anmeldeformular verwenden, können auch hier Auftragsvorlagen verwendet werden, die auf den Antworten der Kunden basieren. Wenn ein Kunde z. B. antwortet, dass er Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste benötigt, wird der Auftrag automatisch in der Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Pipeline mit der Auftragsvorlage Lohn und Gehalt erstellt.

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Hier sind weitere Aktualisierungen zum Workflow:

  • Hier sind weitere Aktualisierungen zum Workflow: Verknüpfung von Kontonotizen mit Aufgaben. Wenn Sie zum Beispiel Informationen über die Bankkonten eines Kunden in Kontonotizen gespeichert haben, können Sie diese Notiz mit der Aufgabe „Kontoabgleich“ verknüpfen. Mehr>>
  • Automatisch verschieben, wenn die Rechnung bezahlt wird. Wenn Sie gesperrte Dokumente mit dem Auftrag verknüpfen und die Funktion „Automatisch verschieben“ aktivieren, wird der Auftrag automatisch in die nächste Phase der Pipeline verschoben, sobald die Rechnung dafür bezahlt wurde. Mehr>>

💰 Rechnung & Rechnungstellung

In diesem Monat wurde der Einzelnachweis von Dienstleistungen verbessert:

  • Fügen Sie Dienstleistungen zu Ihren Verträgen hinzu. Wenn Sie Ihre Verträge über Automatisierungen versenden, können Sie sie jetzt aufschlüsseln! Fügen Sie einfach Dienstleistungen zu Ihren Vertragsvorlagen hinzu. Mehr>>
  • Archivierung irrelevanter Dienstleistungen. Sie können jetzt Ihre veralteten Dienstleistungen archivieren, anstatt sie zu löschen. 
  • Leistungen aus QBO kopieren. Jetzt müssen Sie Leistungen nicht mehr manuell zu TaxDome hinzufügen – kopieren Sie einfach Ihre bestehenden Leistungen aus QBO. Mehr>>
  • Dienstleistungen werden mit QBO synchronisiert. Wenn Sie neue Dienstleistungen hinzufügen, werden diese automatisch mit Ihrem QBO-Konto synchronisiert. Auch QBO-Synchronisierungsprobleme umfassen jetzt solche, die sich auf Dienstleistungen beziehen. Sie können Probleme schnell beheben, indem Sie Ihre Dienstleistung bearbeiten oder sie löschen. 
  • Neue Filter für Rechnungen. Sie können jederzeit die Liste der Rechnungen für eine bestimmte Dienstleistung(en) anzeigen ​lassen

🔥 Sonstiges

  • Webinar ‚6 Strategien zum Umgang mit nicht zahlenden Kunden‘. Nehmen Sie am Donnerstag, den 9. September um 14.00 Uhr CDT an einem kostenlosen CPE-Webinar zusammen mit unseren Partnern von CPACharge teil. In diesem Webinar werden Ilya Radzinsky, Mitgründer und COO von TaxDome, und Erika Segal, Associate Brand Manager von CPACharge, 6 Strategien zur Vermeidung von Situationen, in denen „Kunden nicht zahlen“, diskutieren. Sie werden auch darauf eingehen, wie Sie Ihren Zahlungsprozess automatisieren können, um dies hoffentlich in Zukunft zu verhindern. Reservieren Sie Ihren Platz>>
  • Dienstleistungs-E-Mails in bestimmten Sprachen. Ihre Kunden können jetzt System-E-Mails von Ihren Unternehmen in der Sprache ihrer Wahl erhalten. Sie müssen nur die Sprache in ihren Einstellungen> Mein Konto angeben. Mehr>>

Alles oben Genannte plus 67 weitere Verbesserungen und Korrekturen! 

Falls Sie es verpasst haben, finden Sie hier eine Zusammenfassung der wichtigsten Funktionen, die wir im vorherigen Beitrag beschrieben haben.

Lisa Chaud

Lisa Chaud

Lisa ist Marketingexpertin bei TaxDome. Mit ihrer Erfahrung im B2B- und E-Commerce-Bereich macht Lisa leidenschaftlich gerne das Marketing-Research und stellt der Community ihre neuen Erkenntnisse vor. In ihrer Freizeit widmet sie sich am liebsten vielen unterschiedlichen Sportarten.

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