Buchhaltung outsourcen: Kosten, Modelle und Tipps für die richtige Entscheidung

Das Outsourcing der Buchhaltung liegt im Trend – und das aus gutem Grund. Laut einer SD Worx-Studie lagern bereits 47 % der deutschen Unternehmen ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung an externe Dienstleister aus. Das zeigt: Die Auslagerung einzelner Buchhaltungsbereiche ist längst gängige Praxis. Gleichzeitig entwickeln sich Softwarelösungen für Mandantenmanagement rasant weiter. Die Kombination aus externer Buchhaltung und Digitalisierung verändert die Arbeitsweise von Unternehmen grundlegend. Der weltweite Markt für Accounting-Software soll von 19,4 Mrd. USD (2024) auf 31,3 Mrd. USD bis 2030 wachsen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, welche Modelle, Einsatzbereiche und Preise das Outsourcing der Buchhaltung heute bietet – und wie Sie davon profitieren können.

Was bedeutet Buchhaltung outsourcen?

Buchhaltung outsourcen bedeutet, dass Unternehmen ihre buchhalterischen Aufgaben – vollständig oder teilweise – an externe Dienstleister übergeben. Anstelle einer internen Abteilung oder eines angestellten Buchhalters übernehmen spezialisierte Anbieter oder Steuerberater das Rechnungswesen.

Der Unterschied zur internen Buchhaltung liegt in der Örtlichkeit und Verantwortlichkeit: Während intern beschäftigte Fachkräfte direkt im Unternehmen arbeiten, erfolgt die externe Buchhaltung außerhalb des Unternehmens – meist cloudbasiert und über digitale Schnittstellen. Dies bietet sowohl Flexibilität als auch Zugriff auf breitere fachliche Expertise.

Grundsätzlich gibt es zwei häufig genutzte Modelle:

• Steuerberater als externe Buchhaltungsstelle: Sie übernehmen klassische Aufgaben wie die laufende Finanzbuchhaltung, Umsatzsteuervoranmeldung und Jahresabschluss.
• Spezialisierte Outsourcing-Anbieter oder digitale Plattformen: Sie bieten standardisierte Prozesse, oft ergänzt durch Tools zur Dokumentenverwaltung, Automatisierung und Reporting.

Das Outsourcing der Buchhaltung kann dabei sowohl für Einzelunternehmer als auch für KMU oder GmbHs sinnvoll sein. Wenn Ressourcen knapp sind, Know-how fehlt oder der Fokus stärker auf das Kerngeschäft gelegt werden soll, schafft smartes Outsourcing der Buchhaltung zeitliche und finanzielle Entlastung. Dank moderner Softwarelösungen ist außerdem der Übergang zur externen Buchhaltung heute einfacher denn je.

Vorteile und Nachteile des Outsourcings

Das Outsourcing der Buchhaltung war schon vor der Digitalisierung für viele Unternehmen gängige Praxis. Spätestens seit der Weiterentwicklung von Software-und Cloudprogrammen genießt die externe Buchhaltung seit einigen Jahren einen nie dagewesenen Schub. 

Vorteile:

• Kostenersparnis: Externe Buchhaltung spart Fixkosten für Personal, Software und Weiterbildung. Gerade für kleinere Unternehmen kann dies zu deutlich niedrigeren monatlichen Ausgaben führen.
• Zugriff auf Expertise: Durch die Zusammenarbeit mit Steuerberatern oder spezialisierten Dienstleistern profitieren Unternehmen von aktuellem Fachwissen und rechtlicher Sicherheit.
• Zeitgewinn: Wer Aufgaben wie Belegerfassung, Verbuchung und Auswertungen ausgelagert, gewinnt mehr Zeit für das operative Geschäft oder strategische Entscheidungen.
  

Nachteile:

• Abhängigkeit vom Dienstleister: Bei unklaren Verträgen oder fehlender Transparenz kann die Kontrolle über Prozesse eingeschränkt sein.
• Datenschutz und Sicherheit: Die Übergabe sensibler Finanzdaten erfordert höchste Sicherheitsstandards. Besonders bei Cloudlösungen sollten Sie daher unbedingt auf DSGVO-konforme Cloudserver achten.
• Kommunikationsaufwand: Externe Buchhaltung erfordert regelmäßige Abstimmung – vor allem bei Rückfragen oder Unstimmigkeiten in Belegen.

Welche Leistungen lassen sich auslagern?

Beim Outsourcing der Buchhaltung können Unternehmen zwischen einzelnen Aufgaben oder Komplettpaketen wählen. Je nach Anbieter und Bedarf ist eine flexible Kombination möglich. Viele Dienstleister sind spezialisiert auf Teilbereiche im Rechnungswesen, weswegen manche Unternehmen sogar auf eine Auslagerung an mehrere Anbieter setzen. 

Buchhaltung auslagern: Diese Leistungen sind häufig dabei

• Finanzbuchhaltung-Outsourcing: Erfassung und Verbuchung laufender Geschäftsvorfälle, inklusive Umsatzsteuervoranmeldung
• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Abwicklung der Entgeltabrechnung, Meldungen an Sozialversicherungsträger und Behörden
• Jahresabschluss / Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Erstellung des Abschlusses und gegebenenfalls Erfassung und Dokumentierung aller notwendigen Unterlagen
• Offene-Posten-Verwaltung: Mahnwesen, Zahlungsabgleich, Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung
• Reporting & BWA: Betriebswirtschaftliche Auswertungen zur Unternehmenssteuerung
• Steuerliche Beratung (bei Steuerkanzleien): Prüfung steuerlicher Optimierungspotenziale, Strukturierung von Unterlagen, Erfassungssysteme sowie Kommunikation mit dem Finanzamt

Je nach Anbieter können auch digitale Tools zur Belegverwaltung, Schnittstellen zu Shops oder Kassen sowie automatisierte Workflows Teil des Angebots sein. Vor allem in der Kommunikation mit Mandanten bieten die modernen Tools immer bessere Möglichkeiten, um Dokumentenfreigabe, Bearbeitung und Archivierung zu beschleunigen. 

Outsourcing-Modelle im Vergleich

Wer seine Buchhaltung auslagern möchte, hat heute so viele Möglichkeiten wie noch nie. Doch je mehr Varianten der Markt hergibt, desto schwerer fällt manchmal die Wahl des richtigen Maßnahmen-Pakets. Wir geben einen Überblick, welches Modell sich vielleicht für Sie lohnen könnte.

Steuerberater-Modell

Das Steuerberater-Modell ist – wenn man so will – der gängige Klassiker. Ein Steuerberater übernimmt die komplette Buchführung, einschließlich Beratung, Abschlüsse und Kommunikation mit dem Finanzamt. Ein Rundum-Sorglos-Paket für Unternehmen mit komplexen Anforderungen oder hohen rechtlichen Standards. 

Digitale Buchhaltungsplattformen

Hier wird die Buchhaltung online über eine Software organisiert, die oft mit einer Partnerkanzlei zusammenarbeitet. Mandanten erfassen Belege digital, während die Archivierung, Dokumentation oder Buchung selbst oft automatisiert erfolgt. Externe Buchhalter prüfen den Prozess und greifen ein, sobald es notwendig ist. Diese Methode eignet sich besonders gut für Start-ups und KMU mit einfachen, standardisierbaren Prozessen.

Externe Dienstleister ohne Steuerberatung

Hier geht es um das klassische externe Rechnungswesen ohne steuerliche Vertretung und Beratung. Mit dabei: Reporting, Dokumentation und Erfassung aller Geschäftsvorfälle nach Lehrbuch. Dieses Modell ist oft kostengünstiger als ein Steuerberater, jedoch bleibt etwa die Kommunikation des Finanzamts als Aufgabenbereich des Unternehmens bestehen. 

Reine Buchhaltungsservices (ohne steuerliche Vertretung), die sich auf Verarbeitung, Reporting und vorbereitende Tätigkeiten konzentrieren, sind oft kostengünstiger, aber ohne steuerliche Haftung.

Kosten für Outsourcing der Buchhaltung

Die Preise für das Outsourcing der Buchhaltung hängen stark vom Umfang, der Unternehmensgröße und der gewählten Lösung ab. Einzelne Buchhaltungsaufgaben sind oft günstiger als Komplettpakete, decken aber ein geringeres Leistungsspektrum ab. 

Typische Preisspannen:

• Selbstständige / Freelancer: ab zirka 50–100 € pro Monat
• Kleinunternehmen (ohne Personal): etwa 150–300 € monatlich
• KMU / GmbH (mit Lohnbuchhaltung): ab 400 € aufwärts – meist nach Anzahl der Buchungssätze und Mitarbeiter

Typische Kostenfaktoren für die externe Buchhaltung: 

• Anzahl der monatlichen Buchungssätze
• Belegqualität und -struktur (digital vs. Papier)
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Zusatzleistungen wie BWA, Umsatzsteuervoranmeldung oder Jahresabschluss

Grundsätzlich gilt: Wer im Rechnungswesen ein hohes Belegaufkommen oder komplexe Vorgänge hat, muss natürlich mit höheren monatlichen Kosten rechnen. Gleichzeitig lassen sich durch Digitalisierung und Automatisierung viele Abläufe so effizient gestalten, dass die externen Buchhaltungskosten langfristig immer geringer ausfallen. 

So funktioniert der Outsourcing-Prozess

Wer seine Buchhaltung outsourcen möchte, sollte den Übergang strukturiert und klar geplant angehen. Der Prozess läuft je nach Anbieter und Modell unterschiedlich ab – dennoch gibt es typische Phasen, die bei fast jedem Outsourcing der Buchhaltung durchlaufen werden.

1. Bedarfsanalyse & Vorbereitung

Bevor Sie Aufgaben auslagern, sollten Sie intern klären:

• Welche Teilbereiche der Buchhaltung sollen ausgelagert werden?
• Welche Daten, Belege oder Zugänge müssen dem Dienstleister bereitgestellt werden?
• Nutzen Sie bereits Software, die Sie in den Prozess einbinden wollen?

So legen Sie den Bedarf, Umfang und die Priorität fest, die Sie mit dem Auslagerungsprozess abdecken wollen. Dies erleichtert es in den meisten Fällen, eine Vorauswahl der Software und der Dienstleister zu treffen. 

2. Dienstleister auswählen & vertraglich absichern

Die Auswahl der Dienstleister ist der Kern des Prozesses, denn an diesen leiten Sie vertrauensvolle Dokumente weiter und lagern wichtige Aufgaben aus. Sprechen Sie am besten nach einer Vorauswahl mit mehreren potenziellen Partnern, um ein gutes Gefühl für die Zusammenarbeit zu bekommen. Einige Unternehmen wählen externe Steuerberater und Buchhalter auch nach Empfehlung und Reputation – oder auch nach Spezialisierung einer Branche oder eines Teilbereichs.

Sobald Sie den Leistungsumfang vertraglich definieren, sollten Sie auf folgende Dinge achten:

• klare Aufgabenteilung
• Fristen für Einreichungen, Auswertungen und Rückfragen
• Datenschutzregelungen und Zugriffsrechte
• Haftungsgrenzen und Eskalationsprozesse
  

3. Übergabephase & Onboarding

In dieser Phase werden:

• Belege, Kontodaten und Systemzugänge übermittelt
• bestehende Buchungen oder Jahresabschlüsse übergeben
• Abläufe synchronisiert (z. B. Monatsreportings, BWA, Mahnwesen)

Viele Dienstleister bieten ein geführtes Onboarding an, um den Einstieg in eine neue Software zu erleichtern und den Kommunikationsprozess zu verbessern. 

4. Kontinuierliche Zusammenarbeit und Abstimmung

Im laufenden Betrieb ist eine gute Kommunikation entscheidend. Digitale Plattformen ermöglichen einen durchgängigen Austausch, inklusive Statusübersicht, To-dos und Kommentarfunktionen. Regelmäßige Feedbackgespräche helfen dabei, Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

Tipp: Nutzen Sie für Ihr Rechnungswesen Automatisierungsmöglichkeiten wie OCR-Belegerkennung oder automatische Buchungsvorschläge, um Ihre internen Abläufe zu entlasten und die Zusammenarbeit noch effizienter zu gestalten.

Für wen lohnt sich das Outsourcing der Buchhaltung?

Nicht jedes Unternehmen profitiert im gleichen Maß vom Outsourcing der Buchhaltung. Die Auslagerung lohnt sich besonders für Selbstständige, Start-ups und kleine bis mittelständische Unternehmen (KMU), die keine eigene Buchhaltungsabteilung betreiben möchten oder können.

Typische Zielgruppen:

• Solo-Selbstständige: Freiberufler und Freelancer profitieren oft von standardisierten Paketen, die Buchhaltung und Steuerberatung kombinieren. Damit sparen sich Kleinunternehmer eigenes Personal – ohne sich in die komplexen Abläufe selbst einarbeiten zu müssen.
• Start-ups: Gerade in der Wachstumsphase fehlt oft die Zeit für saubere Buchführung. Das führt zu teuren Fehlern bei der Steuerabgabe und kann sogar zu rechtlichen Konsequenzen führen. Outsourcing schafft Kapazitäten im Unternehmen und schafft gleichzeitig rechtssichere Abläufe.
• KMU und GmbHs: Für Unternehmen mit komplexeren Strukturen kann die externe Buchhaltung Skaleneffekte bringen, etwa durch digitale Workflows, Reporting und Controlling-Unterstützung. KMU ziehen immer häufiger externe Buchhalter hinzu, um komplexe Teilbereiche auszulagern oder neue Kapazitäten für das Inhouse-Team freizubekommen.  

Auch saisonale oder projektbasierte Unternehmen entscheiden sich häufig für das Outsourcing der Buchhaltung, da sie so flexibel auf wechselnde Anforderungen reagieren können. Besonders sinnvoll ist das Modell, wenn Routineprozesse (etwa monatliche Belegerfassung) zuverlässig und ohne hohe Investitionen abgedeckt werden sollen.

Wie finde ich den passenden Dienstleister?

Den richtigen Partner für das Outsourcing der Buchhaltung zu finden, erfordert definitiv mehr als einen oberflächlichen Preisvergleich. Einen geeigneten Dienstleister finden Sie meistens anhand dieser drei Eigenschaften: Erfahrung, Spezialisierung und digitale Kompetenz. Achten Sie darauf, dass der Dienstleister Ihre Unternehmensgröße und -branche kennt und bereits bewährte Prozesse in der Zusammenarbeit mit ähnlichen Betrieben etabliert hat. 

Wichtige Auswahlkriterien:

• Fachliche Qualifikation (z. B. Steuerberater vs. Buchhaltungsbüro)
• Erfahrung mit Unternehmen Ihrer Größenordnung (Freelancer, GmbH, KMU)
• Digitale Infrastruktur: Schnittstellen zu Ihrer Buchhaltungssoftware oder ERP-System
• Transparente Preise und Leistungsübersicht
• Sichere Datenübertragung und DSGVO-konforme Abläufe

Alternativen zum Outsourcing

Nicht für jedes Unternehmen ist das Outsourcing der Buchhaltung die beste Lösung. Wer Kapazitäten oder spezifisches Fachwissen im Haus hat, kann auch andere Modelle nutzen, um Buchhaltungsprozesse effizient zu gestalten.

Inhouse-Buchhaltung mit externer Unterstützung

Viele Unternehmen behalten die tägliche Buchführung intern und holen sich lediglich für Jahresabschlüsse, Steuererklärungen oder komplexe Rückfragen externe Hilfe – etwa klassisch über einen Steuerberater.

Digitale Buchhaltungssoftware

Moderne Tools wie sevDesk, Lexoffice oder TaxDome ermöglichen es, die Buchhaltung intern zu erledigen, und das automatisiert, intuitiv und mit Anbindung an das Online-Banking oder den Steuerberater. Besonders für kleinere Unternehmen oder Start-ups kann das eine kostengünstige Lösung sein.

Teilweise Automatisierung

Auch ohne vollständiges Outsourcing lassen sich durch KI-gestützte Systeme viele Arbeitsschritte automatisieren. Darunter zählen etwa die Belegerfassung, Vorkontierung oder Zahlungsabgleiche.

Alle diese Alternativen bieten zwar im Vergleich zu Outsourcing mehr Kontrolle und Flexibilität. Jedoch sollten Sie genau darauf achten, wie hoch das interne Know-How in Ihrem Unternehmen ist, um all die wichtigen Aufgaben in der Buchhaltung ganz oder zum großen Teil selbst stemmen zu können. 

Buchhaltung outsourcen – Fazit

Das Auslagern der Buchhaltung ist besonders dann sinnvoll, wenn Unternehmen Zeit sparen, interne Kapazitäten schonen oder auf externes Fachwissen zugreifen möchten. Für Selbstständige, wachsende KMU oder GmbHs kann es eine effizientere und oft auch kostengünstigere Lösung sein. 

Digitale Plattformen unterstützen dabei, den Übergang so nahtlos wie möglich zu gestalten: Mit automatisierten Workflows, sicherem Mandantenzugang und zentralem Dokumentenmanagement erleichtert TaxDome die tägliche Arbeit von Steuerberatern und Buchhaltungsfirmen, damit Buchhaltung outsourcen zum Kinderspiel wird.