24 08 2021 / Dokumenten-Workflow

Drei sichere Wege zum Austausch von Dokumenten mit Ihren Mandanten

Drei sichere Wege zum Austausch von Dokumenten mit Ihren Mandanten

Steuerberater und Buchhalter brauchen eine schnelle und sichere Methode, um Dateien mit Klienten auszutauschen. Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten ist schließlich ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Dienstleistung. Wenn Sie jedoch mehrere Dienste für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten in Anspruch nehmen oder das Verfahren kompliziert ist, kann es sein, dass die Klienten länger brauchen, um zu reagieren, oder dass sie frustriert sind. Außerdem möchten die Klienten sicher sein, dass ihre persönlichen, sensiblen Daten geschützt sind.

Wie lassen sich also Dokumente am besten mit den Klienten austauschen? Hier sind drei sichere Optionen.

Wie man Dokumente sicher austauscht

Viele Unternehmen übersehen, wie wichtig es ist, eine sichere, kundenorientierte Lösung für den Dateiaustausch zu finden. Die gemeinsame Nutzung von Dateien kann riskant sein, wenn Sie nicht die richtige Lösung verwenden. Hier die Gründe dafür:

Sensible Daten können preisgegeben werden

Wenn Sie keinen sicheren Dateifreigabedienst verwenden, können die sensiblen Daten Ihrer Klienten preisgegeben werden. Bei einer ungesicherten gemeinsamen Nutzung können Unbefugte unbeabsichtigt (oder absichtlich) auf die Daten des Dokuments zugreifen. 

Die persönlichen Daten Ihrer Klienten müssen geschützt werden, und eine unvorsichtige Dateifreigabe stellt ein Risiko für deren Informationen dar.

Eine einzige Datenpanne kann zu Folgendem führen:

  • Verlust von Kunden
  • Erhebliche Kosten
  • Verlust des guten Rufs

Selbst die größten Unternehmen der Welt sind dem Risiko von Cyberangriffen ausgesetzt.

Sie sind dem Risiko von Cyberangriffen ausgesetzt

Eine ungesicherte gemeinsame Nutzung von Dokumenten kann nicht nur sensible Daten preisgeben, sondern auch das Risiko von Cyberangriffen erhöhen, z. B. von Man-in-the-Middle-Angriffen oder Denial-of-Service. 

Die sichere gemeinsame Nutzung von Dokumenten kann das Risiko von Cyberangriffen und der Offenlegung sensibler Daten verringern. Im Folgenden finden Sie drei Möglichkeiten zur sicheren Freigabe von Dokumenten.

1. Schutz durch die Cloud

Eine Möglichkeit, Dokumente sicher zu teilen, ist die Cloud. Google Drive, Firefox Send und Microsoft OneDrive sind nur einige Beispiele für Cloud-Dienste, mit denen Sie Dateien sicher mit Ihren Klienten teilen können.

Sichere Cloud-Dienste verschlüsseln Dateien, während sie hoch- oder heruntergeladen werden und während sie gespeichert werden. Die Verschlüsselung kann dazu beitragen, Ihre Dateien vor Hackern zu schützen. Auf Dokumente, die in der Cloud gespeichert sind, kann jederzeit und von praktisch jedem Gerät mit Internetanschluss aus zugegriffen werden.

Die Nutzung von Cloud-Diensten ist zwar bequem und kostenlos oder kostengünstig, hat aber auch einige Nachteile. Bei Google Drive beispielsweise müssen Sie den Zugriff für jede einzelne Datei manuell freigeben. Da es keine Möglichkeit gibt, die Dateifreigabe zu automatisieren, kann die Cloud eine mühsame und zeitaufwändige Option sein.

Auch menschliches Versagen ist ein Problem. Je mehr Mitarbeiter Sie haben, desto größer ist das Risiko, dass jemand eine Datei mit der falschen Person teilt oder ganz vergisst, sie zu teilen. 

Ein einfacher Cloud-Schutz mit den oben genannten Diensten allein reicht nicht aus, um Ihnen und Ihren Klienten echte Sicherheit zu bieten. Stattdessen sollten Sie eine Lösung verwenden, die:

  • mit dem Wachstum Ihres Unternehmens skaliert.
  • den Workflow automatisiert, ohne die Sicherheit zu gefährden.
  • sich problemlos in Ihren bestehenden Workflow integrieren lässt.

Der Schutz in der Cloud mag für einige Dateien ausreichen, für den echten Schutz sensibler Kundendaten ist er jedoch nicht ausreichend. Und wenn der Ruf Ihrer Firma auf dem Spiel steht, ist es wichtig, über die grundlegenden Methoden der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten und die Sicherheit hinauszugehen.

2. Passwortgeschützte Dokumente

Eine weitere Möglichkeit zur sicheren Freigabe von Dokumenten ist der Passwortschutz. Klienten können beispielsweise Dateien herunterladen, müssen aber ein Passwort eingeben, um darauf zugreifen zu können. Passwortschutz bedeutet, dass nur der Klient, der Zugriff auf das Passwort hat, das Dokument einsehen kann.

Adobe und Dropbox sind zwei Dienste, die eine passwortgeschützte Freigabe anbieten.

Der Hauptvorteil dieser Option besteht darin, dass sie den Zugang einschränkt. Wenn Klienten gemeinsam genutzte Computer verwenden, stellt der Passwortschutz sicher, dass niemand sonst die Datei öffnen oder einsehen kann. Der Passwortschutz Ihrer Dateien kann auch dazu beitragen, das Vertrauen der Klienten zu stärken. 

Obwohl Passwörter eine zusätzliche Sicherheitsebene darstellen, fügen sie dem Freigabeprozess einen weiteren Schritt hinzu. Passwörter müssen auf sichere Weise weitergegeben werden. Wenn Klienten die Angewohnheit haben, Passwörter zu verlieren oder zu vergessen, kann die gemeinsame Nutzung von Dateien schnell umständlich und zeitraubend sein. 

Schwache Passwörter können auch das Risiko erhöhen, dass Hacker oder andere Unbefugte Zugang zu den Dateien erhalten. Wenn Passwörter in die falschen Hände geraten, können Unbefugte Zugang zu den Informationen des Kunden erhalten. Dieses Szenario kann eintreten, wenn:

  • Passwörter nicht auf sichere Weise weitergegeben werden
  • Kundenpasswörter aufgeschrieben oder gespeichert werden, so dass andere darauf zugreifen können

Dienste wie Dropbox oder Adobe sind mit zusätzlichen Kosten verbunden, die zwischen 20 und fast 200 Euro pro Monat liegen können.

Die zusätzlichen Kosten und die zusätzliche Hürde beim Zugriff auf die Datei machen den Passwortschutz zu einer suboptimalen Lösung.

Passwortgeschützte Dateien bieten eine suboptimale Sicherheit für sensible Kundendaten. Stattdessen ist es besser, eine robuste Lösung zu verwenden, die sich problemlos in Ihren Workflow integrieren lässt.

3. Sicheres Kundenportal

Sichere Kundenportale, wie z. B. das TaxDome Kundenportal, bieten Ihnen das Beste aus beiden Welten (Cloud und Passwortschutz), ohne all das Kopfzerbrechen und Probleme, die die ersten beiden Optionen auf dieser Liste mit sich bringen. Dokumente können hochgeladen und sicher von einer zentralen Plattform aus abgerufen werden, auf die Sie jederzeit und von jedem Gerät aus zugreifen können. 

Ihre Kunden können Dokumente innerhalb eines einzigen Hubs scannen, hochladen, genehmigen und e-signieren.

Anstatt mehrere Dienste zu nutzen, was leicht zu Verwirrung und Frustration führen kann, können sich die Klienten bei einer einzigen Plattform anmelden, um auf alles zuzugreifen, was sie benötigen. Klienten benötigen nur ein Passwort, um auf Dokumente zuzugreifen, sie hochzuladen und zu unterschreiben. Rechnungen können auch über ein sicheres Kundenportal bezahlt werden. Mit der Option, Face ID und Smartphone-Zugang zu nutzen, müssen sich die Kunden nicht einmal an Passwörter erinnern.

In TaxDome werden die Dokumente verschlüsselt und sicher in der Cloud gespeichert. Die Cloud-Speicherung bedeutet, dass der Zugriff auf die Dateien von jedem Gerät mit Internetanschluss möglich ist. Immer wenn neue Dokumente hochgeladen und freigegeben werden, werden die Kunden benachrichtigt, damit sie sofort handeln können. 

Die Kunden müssen sich nicht mehr umständlich anmelden, sondern können direkt auf das Portal zugreifen und Dateien herunterladen und hochladen. Dieser optimierte Ansatz für die gemeinsame Nutzung von Dateien erspart den Klienten Zeit und Frustration.

Was ist, wenn eine Datei an Dritte weitergegeben werden muss?

Mit dem sicheren Kundenportal von TaxDome können Sie auch Dateien sicher mit Dritte teilen. Erstellen Sie einfach einen Freigabelink und fügen Sie ein Verfallsdatum hinzu. Der Dritte hat nur bis zum Ablaufdatum Zugriff auf die Datei. 

Ein Ablaufzeitpunkt sorgt für zusätzliche Sicherheit bei der Dateifreigabe an Dritte und stellt sicher, dass nur die richtigen Parteien für eine begrenzte Zeit Zugriff haben.

Fazit

Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten ist ein wichtiger Bestandteil des Geschäfts einer Buchhaltungs- und Steuerkanzlei. Unabhängig davon, ob die Klienten Dokumente mit Ihnen oder Sie Dateien mit den Klienten austauschen, hat die Sicherheit oberste Priorität.

Die Integration des sicheren und vollständig individuell gestalteten TaxDome-Kundenportals für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten mit Klienten und den Schutz vertraulicher Informationen bedeutet, dass Sie eine All-in-One-Lösung verwenden, die von Grund auf auf Sicherheit ausgelegt ist.

Lisa Chaud

Lisa Chaud

Lisa ist Marketingexpertin bei TaxDome. Mit ihrer Erfahrung im B2B- und E-Commerce-Bereich macht Lisa leidenschaftlich gerne das Marketing-Research und stellt der Community ihre neuen Erkenntnisse vor. In ihrer Freizeit widmet sie sich am liebsten vielen unterschiedlichen Sportarten.

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