16 02 2021 / Dokumenten-Workflow

Papierlose Steuerkanzlei: Was Sie über E-Signaturen wissen sollten

Papierlose Steuerkanzlei: Was Sie über E-Signaturen wissen sollten

Wenn man bedenkt, dass jede Steuererklärung unterschrieben werden muss und, dass die IRS in dieser Steuersaison über 150 Millionen individuelle Steuererklärungen erwartet, ist es schwer, sich den endlosen Papierkram vorzustellen. Zum Glück entscheidet sich die Mehrheit der einzelnen Einkommensteuerpflichtigen dafür, ihre Steuererklärungen elektronisch einzureichen. Um eine Steuererklärung erfolgreich elektronisch einreichen zu können, muss sie elektronisch unterschrieben sein. Hier kommen die rechtsverbindlichen elektronischen Signaturen ins Spiel. 

Für Steuerkanzleien, die Steuerzahlern die Erstellung und Einreichung von Steuererklärungen anbieten, ist ebenfalls eine E-Signatur erforderlich, um die sie erfolgreich elektronisch einzureichen. Das Zurechtfinden in der Welt der elektronisch signierten Steuererklärungen kann selbst für Steuerprofis verwirrend erscheinen. Dies liegt vor allem daran, dass Steuerzahler, die ihre eigenen Steuererklärungen einreichen, einer Reihe von Anforderungen bezüglich ihrer Unterschrift unterliegen, während Steuerberater ganz andere E-Signatur-Anforderungen erfüllen müssen. 

In diesem Artikel geben wir Ihnen Einblicke in die Sicht der Experten zu den Vorteilen von elektronisch unterzeichneten Steuererklärungen, wie Steuerkanzleien auf E-Signaturen und auf papierlos umsteigen können und das alles mit TaxDome – einer einfachen All-in-One-Lösung mit unbegrenzt vielen E-Signaturen. 

Vorteile der elektronisch signierten Steuererklärung

Steuerkanzleien bearbeiten eine Vielzahl von Dokumenten und Vereinbarungen, die unterschrieben werden müssen. Mit E-Signaturen können Sie Dokumente nahtlos und bequemer während Ihres gesamten Dienstleistungsprozesses unterzeichnen und autorisieren. Die gute Nachricht ist, dass Sie sogar E-Signaturen von mehreren Kunden auf einem Dokument anfordern und sogar Knowledge-Based Authentication (KBA) hinzufügen können, um die Sicherheit zu erhöhen. 

Elektronische Signaturen haben es sowohl für Steuerfachleute als auch für Steuerzahler einfacher gemacht, Dokumente von überall aus zu unterschreiben, indem sie einfach eine Software für E-Signaturen verwenden. Dies macht den E-Signing-Prozess einfach, schnell und unkompliziert. Aber was sind darüber hinaus die Vorteile elektronisch unterzeichneter Steuererklärungen? 

  • Spart Ihnen wertvolle Zeit – Mit elektronischen Signaturen können Sie die Bearbeitungszeit für wichtige Dokumente wie Steuererklärungen und Verträge für Ihre Steuerangelegenheiten beschleunigen. Nie mehr drucken, scannen, Dokumente veröffentlichen und nervös darauf warten, dass die Kunden unterschreiben und sie zurückschicken. Sie sparen wertvolle Zeit und profitieren von den Gewinnen.
  • Ermöglicht schnellere Entscheidungsfindung – Elektronisch signierte Steuererklärungen machen es einfacher und schneller, Entscheidungen zu treffen und in Ihren Steueraufgaben voranzukommen. E-Signaturen beschleunigen die Genehmigungsprozesse und deren verbundene Formalitäten. Wenn Sie und Ihre Kunden in der Lage sind, Steuererklärungen elektronisch zu unterzeichnen, beschleunigt sich die Entscheidungsfindung und der Genehmigungsprozess.
  • Kostenreduzierung – Die elektronische Unterzeichnung von Steuererklärungen ist für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden kostengünstiger. Sie sparen Papier-, Verpackungs-, Versand- und Portokosten. Außerdem können Sie die Anforderungen im Bereich Papiermanagement reduzieren und einen effizienteren Prozess für die Erstellung und Genehmigung von Rücksendungen einführen. 
  • Sichert den Dokumentenfluss – Ein einfacher Fehler wie eine fehlende Unterschrift kann die Leistungserbringung bei der Erstellung und Einreichung von Steuererklärungen für Kunden verzögern. Indem Sie Ihren Kunden die Möglichkeit bieten, Steuererklärungen elektronisch zu unterzeichnen, sichern Sie den Dokumentenfluss und vermeiden unnötige Fehler. Außerdem genießen Sie eine nahtlose Kontrolle über den Dokumentenfluss bei geringerem Risiko.
  • Rechtlich bindend – Die IRS akzeptiert E-Signaturen als rechtlich bindend – erfahren Sie mehr über IRS e-file signature authorization. Statt sich also mit endlosem Papierkram herumzuschlagen, ist die Entscheidung für eine elektronisch unterzeichnete Steuererklärung der richtige Weg. Solange Sie eine E-Signatur-Lösung wählen, die die IRS-Standards für elektronische Unterschriften erfüllt, können Sie sicher sein, dass Ihre Dokumente rechtsverbindlich sind. 
  • Es ist eine Win-Win-Situation für Kunden und Ihr Unternehmen – Die Verwendung von elektronischen Signaturen vereinfacht den bei Steuererklärungen notwendigen Dokumentenfluss. Der IRS ermutigt die Steuerzahler, ihre Steuererklärungen elektronisch einzureichen, um schnellere Rückzahlungen zu erhalten. Durch die Akzeptanz von elektronisch unterzeichneten Steuererklärungen in Ihrem Unternehmen kommen Sie und Ihre Kunden in den Genuss eines nahtlosen und bequemen Prozesses der Erstellung und Einreichung der Steuererklärung.

Umsteigen auf papierlos – Wie Unternehmen E-Signaturen nutzen können

Durch den Verzicht auf Papier, verringern sich erheblich Ihre Verwaltungsaufgaben. Um loszulegen, besorgen Sie sich eine Steuerverwaltungssoftware wie TaxDome, die das elektronische Unterschreiben von Dokumenten ermöglicht. Um den Prozess des elektronischen Unterschreibens einfach zu gestalten, wird sichergestellt, dass die Verwaltungssoftware folgendes bietet:

  • Dokumente in das Profil des Kunden hochladen
  • E-Signaturen von Kunden anfordern
  • Mehrere Unterzeichner hinzufügen
  • Angeben, wo Kunden eine Unterschrift leisten müssen
  • Mit Leichtigkeit, die zu unterschreibenden Dokumente senden
  • Kunden daran erinnern, Dokumente zu unterzeichnen
  • Ergänzung der wissensbasierten Authentifizierung (KBA), um die Identität des Steuerzahlers zu prüfen
  • Überprüfung, wer Dokumente unterschrieben und abgelehnt hat
  • Anzeigen, welche Kundenkonten ausstehende E-Signaturen haben
  • Dokumente herunterladen, nachdem der Kunde sie unterschrieben hat

Länder, die elektronische Signaturen legalisiert haben

  • Brasilien
  • Chile
  • Kolumbien
  • Frankreich  
  • Deutschland
  • Italien
  • Israel
  • Japan
  • Mexiko
  • Niederlande
  • Peru
  • Portugal
  • Spanien
  • Vereinigtes Königreich

Sehen Sie sich die vollständige Liste der Länder an, in denen elektronische Signaturen legal sind.

So integrieren Sie E-Signaturen in Ihr Unternehmen

E-Signaturen sparen Ihrem Unternehmen Zeit und geben Ihren Kunden eine effiziente Möglichkeit, Dokumente wie Steuererklärungen von jedem Gerät aus zu unterschreiben. Es gibt zwar zahlreiche eigenständige E-Signatur-Apps und -Software, aber sich auf solche Apps zu verlassen, kann für Ihr Unternehmen schnell unpraktisch werden.

Die Verwendung mehrerer Apps ist nicht nur für Ihre Kunden frustrierend, sondern ist auch für Sie ressourcenintensiv. Um einen reibungslosen Arbeitsablauf in Ihrem Verwaltungsmanagement zu gewährleisten, sollten Sie sich für eine All-in-One-Lösung entscheiden, mit der Sie alles vom Kunden-Onboarding bis hin zu Dokumentenanfragen und Unterschriften verwalten können. Hier kommt die zuverlässige Steuerverwaltungssoftware TaxDome ins Spiel. 

Wenn Sie nach einer einfachen Möglichkeit suchen, E-Signaturen in Ihr Unternehmen einzubinden, ist TaxDomes E-Signaturen die beste Lösung auf dem Markt:

  • TaxDome bietet unbegrenzte E-Signaturen mit einfacher Handhabung.
  • Erfüllt und übertrifft eIDAS Sicherheitsmaßnahmen
  • TaxDome E-Signaturen sind legal und verbindlich
  • TaxDome bietet an einem Ort genau die Benutzererfahrung, die Ihr Unternehmen und Ihre Klienten benötigen
  • TaxDome ermöglicht Ihnen die Verwaltung von E-Signaturen innerhalb von Kundenkonten
  • TaxDome bietet zahlreiche Funktionen, darunter automatische Erinnerungen, mehrere Unterzeichner, Echtzeit-Ansicht des Workflows und mehr

Links: das Unternehmen prüft den Status der Kundendokumente; rechts: der Kunde unterschreibt das Dokument.

Los geht‘s mit TaxDome

Elektronische Unterschriften haben die Art und Weise, wie Steuerkanzleien Steuererklärungen und andere wichtige Kundendokumente authentifizieren, erheblich verändert. Sie und Ihre Kunden können jetzt Dokumente ganz einfach mit der eingebauten E-Signatur-Funktion innerhalb des TaxDome-Portals unterschreiben.

Lisa Chaud

Lisa Chaud

Lisa ist Marketingexpertin bei TaxDome. Mit ihrer Erfahrung im B2B- und E-Commerce-Bereich macht Lisa leidenschaftlich gerne das Marketing-Research und stellt der Community ihre neuen Erkenntnisse vor. In ihrer Freizeit widmet sie sich am liebsten vielen unterschiedlichen Sportarten.

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