TaxDome nimmt zum zweiten Mal an der Tili -ja Veropäivät in Finnland, Helsinki, teil

TaxDome war begeistert von der Teilnahme an der Tili-ja Veropäivät 2023, der wichtigsten und mit Spannung erwarteten jährlichen Veranstaltung der Buchhaltungs-, Steuer- und Buchführungsbranche in Helsinki, Finnland. Dies war das zweite Mal, dass TaxDome die Gelegenheit hatte, seine Software auf der Veranstaltung zu präsentieren, wodurch es zu einem anerkannten Namen unter den Teilnehmern wurde.

Die Veranstaltung fand nach zwei Jahren virtueller Veranstaltungen live im Helsingin Messukeskus Messezentrum statt, und die Atmosphäre war mitreißend. Die Organisatoren, Teilnehmer und Aussteller waren die ganze Zeit über gut gelaunt, und die Veranstaltung wurde teilweise auch für virtuelle Teilnehmer übertragen, so dass Hunderte von Buchhaltern, Steuerberatern, und Entscheidungsträgern auch die Kurse und Vorträge verfolgen konnten, um über die neuesten Entwicklungen in der Branche auf dem Laufenden zu bleiben. Insgesamt zählte die Veranstaltung 1200 Teilnehmer, von denen die Hälfte persönlich anwesend war.

Der Hauptpartner von TaxDome in Finnland seit Dezember 2021, Taloushallintoliitto (Finnish Association of Accounting, Tax and Auditing), hatte die Veranstaltung organisiert. TaxDome nutzte die Gelegenheit, um sich mit anderen Fachleuten der Branche zu vernetzen, seine Vision für die Zukunft der Branche mitzuteilen und darüber zu diskutieren, wie seine Software eine Rolle bei der Förderung von Innovation und Wachstum spielen kann.

Die Veranstaltung war insgesamt ein großer Erfolg für TaxDome, da sie wertvolle Informationen lieferte und das Unternehmen mit einer Vielzahl von Fachleuten aus der Branche in Kontakt brachte. Das TaxDome-Team möchte sich bei allen Teilnehmern bedanken, die die Veranstaltung zu einem großen Erfolg gemacht haben. Wir freuen uns darauf, Sie alle bei der nächsten Tili-ja Veropäivät wiederzusehen.

Die Zentralisierung der Kundenkommunikation und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Daten war ein wichtiges Thema auf der Veranstaltung

Am zweiten Tag der Veranstaltung erhielten wir viele Fragen zu diesem Thema und hatten die Gelegenheit, genau zu zeigen, wie Software die tägliche Routinearbeit und die Zusammenarbeit im Team in Verbindung mit der neuesten Technologie unterstützen kann.

Stellen Sie sich das so vor: Sie haben vielleicht eine Anwendung, um wichtige Dokumente zu archivieren, die sich auf Ihre Kunden beziehen. Sie könnten auch eine andere oder mehrere Anwendungen/Wege haben, um mit Ihren Kunden zu kommunizieren. Und vielleicht verwenden Sie eine andere Software, um wichtige Dokumente von Ihren Kunden unterschreiben zu lassen, und müssen diese Dokumente dann manuell in die Archivierungsanwendung ziehen. Wie kommunizieren diese Programme und Anwendungen miteinander? Wenn ein Kunde eine E-Mail sendet, die ein wichtiges Dokument enthält, wird dieses dann automatisch in der Dokumentenablage gespeichert? Das klingt unpraktisch, aber für die meisten Buchhaltungsfirmen ist dies immer noch tägliche Praxis.

Lassen Sie uns dies an einem Beispiel aus der Praxis erläutern:

Eine Steuerkanzlei hat einen Geschäftskunden. Sie kommunizieren hauptsächlich über E-Mail, Telefonanrufe und WhatsApp. Sie haben vereinbart, dass das meiste Material, das für die routinemäßige Rechnungslegung und Buchführung benötigt wird, direkt in die Buchhaltungssoftware eingegeben wird. Jeden Monat treffen sie sich, um über den Geschäftsverlauf des Kunden zu sprechen. Der Geschäftskunde sendet regelmäßig E-Mails und WhatsApp-Nachrichten mit Anhängen, Fotos von Quittungen und Belegen, Protokolle von Vorstandssitzungen, die von den Teilnehmern unterzeichnet werden müssen, und weitere wichtige Dokumente, die von der Steuerkanzlei gespeichert oder bearbeitet werden müssen. Die Steuerkanzlei erhält regelmäßig etwa 100 E-Mails, 20 Telefonanrufe und 50 WhatsApp-Nachrichten pro Tag von all ihren Kunden.

Ein Geschäftskunde sendet eine E-Mail mit dem Bericht über eine Vorstandssitzung, die am selben Tag stattgefunden hat, an die Steuerkanzlei, und der Bericht muss von allen Parteien elektronisch unterzeichnet werden. Die Steuerkanzlei erhält die E-Mail, liest sie, speichert das angehängte Dokument auf dem lokalen Laufwerk ihres Computers und lädt es in die Software für elektronische Signaturen hoch. Sie sendet es an alle Parteien, die im Bericht aufgelistet sind, zur Unterschrift über die Signatursoftware. Die Signatursoftware erinnert die Kunden nicht automatisch an die Unterzeichnung, so dass die Steuerkanzlei sicherstellen muss, dass alle Parteien das Dokument unterzeichnet haben.

Nachdem alle Parteien das Dokument unterzeichnet haben, wird die Steuerkanzlei benachrichtigt und beginnt mit der Archivierung des Dokuments. Um das Dokument zu archivieren, muss die Steuerkanzlei die Datei mit den Unterschriften aus der Signatursoftware herunterladen und sie dann in den mit dem Kunden gemeinsam genutzten Cloud-Speicherplatz, Google Drive, verschieben. Für jeden Kunden gibt es in Google Drive einen eigenen Ordner, und um das Dokument in den richtigen Ordner zu verschieben, müssen sie das Verzeichnis durchgehen und es manuell auswählen. Schließlich findet das Dokument seinen Weg in den richtigen Ordner und wird archiviert. Die Buchhaltungsfirma schickt dem Kunden eine E-Mail, dass die Aufgabe erledigt ist, und er kann mit anderen Aufgaben fortfahren.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Schauen wir uns an, wie derselbe Prozess durchgeführt werden kann, während Sie die Vorteile der Tools und Funktionen von TaxDome nutzen:

Die wichtigsten Vorteile einer Software wie TaxDome:

1. Alle Ihre wichtigen Dokumente in einem gemeinsamen Bereich für Ihr Team und Ihre Kunden
   – Einfaches Hochladen von Dokumenten über das Kundenportal
   – Audit Trail und Verlauf der Bearbeitung eines Dokuments durch den jeweiligen Bearbeiter
   – Sichere Speicherung in der Cloud, von der täglich ein Backup erstellt wird
2. Zentralisierte Kundenkommunikation
   – Im Portal integrierte Instant-Messaging-Tools
   – Automatische Erinnerungen, die die Bearbeitungszeit für wichtige Dokumente von 1 Woche auf 1 Tag verkürzen können
   – Automatischer Versand von Nachrichten und E-Mails, die Aufgaben für Kunden enthalten
   – Anhänge von E-Mails automatisch im eigenen Ordner des Kunden speichern

Zurück zu unserem Beispiel. Nehmen wir an, ein Geschäftskunde sendet eine E-Mail mit dem Bericht über eine Vorstandssitzung an eine Steuerkanzlei, die von allen Parteien elektronisch unterzeichnet werden muss. Die Buchhaltungsfirma öffnet TaxDome und empfängt die E-Mail direkt auf der Plattform. Anschließend speichert sie das angehängte Dokument und lädt es in die integrierte Software für elektronische Signaturen hoch. Die Signatursoftware ist in TaxDome integriert und erinnert alle Beteiligten automatisch an die Unterzeichnung, so dass weniger Nacharbeiten erforderlich sind.

Nachdem alle Parteien das Dokument unterzeichnet haben, wird die Steuerkanzlei benachrichtigt und kann mit der Archivierung des Dokuments im sicheren Cloud-Speicher von TaxDome fortfahren. Das Dokument wird einfach im richtigen Kundenordner gespeichert, da TaxDome eine einfache Organisation und Kategorisierung von Dateien ermöglicht.

Schließlich sendet die Steuerkanzlei eine Benachrichtigung an den Geschäftskunden, dass die Aufgabe abgeschlossen ist – alles innerhalb von TaxDome. Das Jonglieren zwischen mehreren Plattformen und die manuelle Organisation entfallen, da TaxDome die gesamte Kommunikation, das Dokumentenmanagement und die Aufgaben an einem Ort bündelt.

Mit TaxDome wird der gesamte Prozess effizienter, sicherer und weniger zeitaufwändig, was es zur idealen Lösung für Wirtschaftsprüfungsunternehmen macht, die ihre Arbeitsabläufe verbessern wollen.

Die Zentralisierung der Kundenkommunikation und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten ist für jedes Wirtschaftsprüfungs-, Buchhaltungs- oder Steuerberatungsunternehmen unerlässlich. Sie verbessert nicht nur die Effizienz, sondern sorgt auch dafür, dass alle wichtigen Informationen leicht zugänglich und an einem Ort organisiert sind. TaxDome ist eine Kanzleimanagement-Software, die eine zentrale Plattform für die Kommunikation mit Mandanten und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten bietet und damit die ideale Lösung für Fachleute in der Branche ist.

Sehen Sie sich an, wie Kalle Granlund (TaxDome), Janne Fredman (Taloushallintoliitto) und Marko Salo (Tilitoimisto Smartoffice Oy) die Arbeit mit einer Software wie TaxDome in einer Steuerkanzlei in die Praxis umsetzen:

Das Video zeigt ein Interview mit Janne Fredman, führender Experte für Buchhaltung und Software von Taloushallintoliitto, und Marko Salo von Tilitoimisto Smartoffice Oy, einem Kunden von TaxDome, in dem sie die Bedeutung eines nahtlosen Dokumententransfers und der Kommunikation zwischen Steuerberatern und ihren Kunden diskutieren. Das TaxDome-Team hebt die Vorteile einer zentralen Plattform wie TaxDome für die Kommunikation mit den Mandanten und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten hervor und erläutert, wie die Effizienz und Organisation von Tilitoimisto Smartoffice Oy dadurch verbessert wurde. Das Video ist eine großartige Ressource für alle, die mehr über die praktischen Vorteile des Einsatzes von TaxDome in einer Steuerkanzlei erfahren möchten.

TaxDome bietet eine Reihe weiterer Funktionen wie Aufgaben- und Terminverwaltung, Zeiterfassung und Berichterstattung. Diese Funktionen tragen dazu bei, die Gesamtproduktivität und -effizienz zu verbessern und ermöglichen es den Unternehmen, effektiver zu arbeiten.

Alles in allem ist TaxDome eine leistungsstarke Kanzleimanagement-Software, die eine zentrale Plattform für die Kundenkommunikation und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten bietet. Durch die Automatisierung der Kommunikation und des Dokumentenaustauschs wird die Effizienz gesteigert, Fehler werden reduziert und der Prozess der Buchführung, Buchhaltung und Steuerberatung rationalisiert.

Wenn Sie mehr erfahren und TaxDome in Aktion sehen möchten, besuchen Sie unsere Website und vereinbaren Sie einen Termin für eine Demo. Testen Sie TaxDome noch heute und verbessern Sie Ihren Arbeitsablauf.