04 05 2022 / Kundenmanagment

Umfassende Checkliste für das Onboarding neuer Steuer- und Buchhaltungsmandanten

Umfassende Checkliste für das Onboarding neuer Steuer- und Buchhaltungsmandanten

Wissen Sie, wie lange Ihr Onboarding-Prozess im Durchschnitt dauert? 

Wie sieht es im Allgemeinen aus? 

Was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass laut den gesammelten Daten von Karbon, der durchschnittliche Onboarding-Prozess für einen neuen Kunden 60 Tage beträgt? Sie würden vielleicht zustimmen, dass es etwas zu langsam ist für das Internetzeitalter, in dem fast jeder Prozess automatisiert ist.

Warum des Klienten-Onboarding-Prozess ein Muss ist

Im Geschäftsleben hat man nur eine Chance, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen – und langsam ist selten das Gefühl, das man vermitteln möchte.

Diese Redewendung beschreibt nicht nur zufällige Begegnungen und erste Treffen, sondern könnte auch auf den Onboarding-Prozess von Kunden angewendet werden. In dieser Phase etabliert Ihre Firma ihre Referenzen und legt die Erwartungen fest, wie Sie arbeiten und was Sie tun können, um Ihren Kunden zu helfen, ihre Geschäftsziele zu erreichen. 

Ein optimiertes und effizientes Onboarding-Verfahren für neue Kunden hilft nicht nur, effektiver auf gemeinsame Ziele hinzuarbeiten, sondern bestimmt auch die Konturen der Beziehung. 

„Aber was ist mit älteren Klienten?“, werden Sie sich vielleicht fragen. 

Ein standardisierter Onboarding-Prozess hilft nicht nur neuen Kunden und Ihrer Firma, sozusagen auf dem richtigen Fuß zu starten, aus geschäftlicher Sicht, sondern er kann auch helfen, Ihre älteren Kunden mit Ihrem neuen Prozess vertraut zu machen. Tatsächlich werden Sie wahrscheinlich immer dann einen Onboarding-Prozess benötigen, wenn Ihr Unternehmen einen neuen Service, ein neues Tool oder einen neuen Prozess auf dem Markt einführt.

Wie Ihre Kanzlei von einem optimierten Klienten-Onboarding-Prozess profitiert

Neben der Erleichterung zu Beginn eines Prozesses bietet eine optimierte Checkliste für den Klienten-Onboarding-Prozess auch handfeste Vorteile für Ihr Unternehmen in Bezug auf die Rendite. Und wieso? Effiziente Checklisten für das Onboarding neuer Kunden korrelieren nachweislich mit einer erhöhten Kundenbindungsrate sowie der Gesamtrentabilität der Kundenbeziehung. 

Wie wichtig ist die Kundenbindung für den Erfolg Ihrer Kanzlei? 

Untersuchungen haben gezeigt, dass eine Erhöhung der Kundenbindungsrate um 5 % den Gewinn Ihrer Firma um bis zu 25 % steigern kann. Wie Sie an den Zahlen unschwer erkennen können, hilft Ihnen eine Checkliste für das Kunden-Onboarding, Prozesse zu straffen und dadurch spürbare finanzielle Vorteile zu erzielen. 

Kanzlei der Zukunft berichtet: „Wenn man sich das Onboarding der besten Wirtschaftsprüfungsunternehmen anschaut, ist eine große Gemeinsamkeit, dass sie eine dedizierte Ressource nur für das Onboarding neuer Kunden haben (oder jede Woche Zeit dafür aufwenden). Der Hauptgrund für diesen Erfolg ist, dass die Verzögerungszeit zwischen den Kundenanfragen eliminiert wird. Sobald eine Anfrage oder Aufgabe erledigt ist, wartet schon die nächste im Posteingang des Klienten. Es nutzt das emotionale Hoch des Klienten bei der Erledigung einer vorhergehenden Aufgabe, während es gleichzeitig die Situation ausnutzt, dass Ihre Projektarbeit im Vordergrund steht.“

Die Checkliste für das Onboarding von Neukunden macht das Ergebnis der Kundeninteraktion sicherer und vorhersehbarer als je zuvor und ermöglicht Ihnen so, strategische Entscheidungen über die unmittelbare und langfristige Geschäftsbeziehung zu treffen.

Neue Vorlagen für Checklisten für das Kunden-Onboarding

Wir bei TaxDome verstehen, dass jede Firma anders ist und andere Bedürfnisse hat. Daher sind Einheitslösungen oder Vorlagen nicht die beste Möglichkeit, wenn es um Buchhaltungsdienstleistungen oder Rechnungswesen geht. 

Wir haben Vorlagen für Kunden-Onboarding-Checklisten zusammengestellt, die unseren Kunden helfen, ihre Kanzlei zu vergrößern. Diese Checklistenvorlagen für neue Kunden legen jeden Schritt des Prozesses klar detalliert dar. Sie können sie gerne verwenden, um den Prozess an die Bedürfnisse Ihrer Firma anzupassen. 

1. Vorlage zum Kunden-Onboarding: Checkliste für neue Steuermandanten

Schritt 1: Willkommen
  1. Auftragsschreiben senden
  2. Steuer-Fragebogen senden
  3. Willkommens-E-Mail senden
Schritt 2: Dokumente prüfenAufgabe: Kundendokumente prüfen
Schritt 3: Steuererklärung vorbereiten
  1. E-Mail senden: Ihre Steuererklärung wird erstellt
  2. Aufgabe: Dateneingabe für Steuererklärung
Schritt 4: Überprüfung durch den ManagerAufgabe: Qualitätskontrolle
Schritt 5: BezahlungAufgabe: Rechnung erstellen
Schritt 6: E-Signatur
  1. Aufgabe: Dokumente zur E-Signatur senden
  2. E-Mail senden: letzte Schritte
Schritt 7: E-file
  1. E-Mail senden: Umwandlung zum E-file
  2. Aufgabe: E-file
Schritt 8: Vielen Dank
  1. E-Mail senden: Ihre Steuererklärung wurde elektronisch eingereicht, danke, dass Sie mit uns Geschäfte gemacht haben
  2. Aufgabe: Steuererklärung abschließen

Hier ist der beste Prozess, mit dem man anfangen kann und der am besten für Solopreneure funktioniert. 

Er beginnt mit einem Vertrag, einem Fragebogen und einer Willkommens-E-Mail. Wir schlagen vor, Steuer-Fragebogen zu verwenden, um Kundendaten anzufordern: Steuererklärung des Vorjahres, W2, SSN, 1099 R, usw. Wenn Sie nicht möchten, dass sie Daten über den Fragebogen hochladen, senden Sie diese Checkliste per E-Mail oder erstellen Sie eine To-Do-Liste für Kunden in TaxDome.

In Stufe 4 können Sie die Freigabe Ihres Dokuments durch den Kunden beantragen (Sie können dies in TaxDome automatisieren) oder ein Online-Gespräch mit ihm vereinbaren. In diesem letzteren Fall können Sie die zweite Aufgabe durch eine „Nachricht mit Kalendereinladung senden“ ersetzen.

Auf Stufe 6 können Sie Dokumente mit einer Rechnung in TaxDome verknüpfen, so dass Kunden zwar sehen, dass Sie ihre Steuererklärung hochgeladen haben, aber nicht darauf zugreifen können, bis sie Ihre Rechnung bezahlen. Sobald sie bezahlen, wird die Rückgabe automatisch freigeschaltet.

Auf Stufe 8 können Sie eine Dankes-E-Mail verwenden, um Kunden um eine Bewertung zu bitten. Kundenrezensionen sind eine der effektivsten Möglichkeiten, Ihren Kundenstamm kostenlos zu vergrößern.

2. Vorlage zum Kunden-Onboarding: aktualisierte Checkliste für neue Steuermandanten

Schritt 1: Willkommen
  1. Auftragsschreiben senden
  2. Willkommens-E-Mail senden
  3. Aufgabe: Vorauszahlung erstellen
  4. Individuellen Steuer-Fragebogen senden
  5. Aufgabe: Tag anwenden
Schritt 2: Dokumente prüfenAufgabe: Kundendokumente prüfen
Schritt 3: Steuererklärung vorbereiten
  1. E-Mail senden: Ihre Steuererklärung wird erstellt
  2. Aufgabe: Steuererklärung Dateneingabe
Schritt 4: Steuererklärung überprüfen
  1. Aufgabe: Steuererklärung überprüfen
  2. Aufgabe: Genehmigung des Kunden einholen
    1. Dokument hochladen, Genehmigung anfordern
    2. Dokument mit Auftrag verknüpfen: Wenn die Genehmigung eintrifft, wird der Auftrag automatisch verschoben
Schritt 5: BezahlungAufgabe: Rechnung erstellen
Schritt 6: E-Signatur
  1. Dokumente zur elektronischen Signatur senden
  2. E-Mail senden: auf Zahlung und E-Signatur warten
Schritt 7: E-file
  1. E-Mail senden: Ihre E-Signatur wurde empfangen
  2. Aufgabe: E-file
Schritt 8: Vielen Dank
  1. E-Mail senden: Ihre Steuererklärung wurde elektronisch eingereicht, danke, dass Sie mit uns Geschäfte gemacht haben
  2. Aufgabe erstellen: Steuererklärung abschließen

Diese Checkliste ist eine stärker verdrehte Variante der vorherigen. Wir schlagen vor, dass Sie in der Phase 1 eine Vorauszahlung leisten, um sicherzustellen, dass Sie den Kunden nicht hinterherlaufen, nachdem Ihre Arbeit erledigt ist. 

In Stufe 1 haben wir die Anwendung von Tags einbezogen. Tags erleichtern das schnelle Aussortieren von Klienten und die Durchführung von Massenaktionen.

3. Vorlage zum Kunden-Onboarding: Wiederkehrendes Kunden-Onboarding

Stufe 1: Willkommen zurück
  1. E-Mail senden: Willkommen in der Steuersaison [Jahr]
  2. E-Mail senden: Anleitung für die Arbeit mit einem neuen Portal
Stufe 2: Auftragsschreiben
  1. Auftragsschreiben senden
  2. Aufgabe: Rechnung Vorauszahlung
  3. Aufgabe: Tag anwenden
Stufe 3: Dokumente anfordern
  1. Wiederkehrenden Klienten Steuer-Fragebogen senden
  2. E-Mail senden: Bitte stellen Sie uns diese Dokumente bereit
Stufe 4: erhaltene Dokumente
  1. E-Mail senden: Wir haben Ihre Dokumente erhalten
  2. Aufgabe: Zu erledigende Aufgaben überprüfen
Stufe 5: Fehlende Informationen anfordernSichere Nachricht senden: Einige Dokumente fehlen
    • Aufgabenliste hinzufügen: Dokument 1, Dokument 2, Dokument 3
Stufe 6: Steuererklärung vorbereiten
  1. Aufgabe: Steuererklärung vorbereiten
  2. E-Mail senden: Ihre Steuererklärung wird erstellt
Stufe 7: Steuererklärung überprüfen
  1. E-Mail senden: Termin vereinbaren
  2. Aufgabe: Steuererklärung überprüfen
Stufe 8: E-Signatur & Rechnung
  1. Dokumente zur elektronischen Signatur senden
  2. Aufgabe: Rechnung erstellen
  3. E-Mail senden: auf Zahlung und E-Signatur warten
Schritt 9: E-file
  1. E-Mail senden: E-Signatur erhalten, E-file folgt
  2. Aufgabe: E-file
Schritt 10: Vielen Dank
  1. E-Mail senden: Ihre Steuererklärung wurde elektronisch eingereicht, danke, dass Sie mit uns Geschäfte gemacht haben
  2. Aufgabe erstellen: Steuererklärung abschließen

Nutzen Sie eine Kick-off-E-Mail, um wiederkehrende Kunden über Ihre Arbeitszeiten, Stundensätze und andere Änderungen zu informieren. Zum Beispiel, dass Sie eine 100% virtuelle Kanzlei geworden sind und keine Dokumente offline annehmen, oder dass Sie dieses Jahr eine Kaution verlangen. Versichern Sie ihnen, dass sie ihre Steuererklärung vollständig unter Kontrolle haben.

Wenn Sie Ihre Klienten in TaxDome einführen möchten, können Sie die Anleitung mit vorgefertigten E-Mail-Vorlagen nutzen und in Ihre Kick-Off-E-Mail einbinden.

Wir haben auch Stufe 5 angesprochen, in der wir den Kunden ansprechen, wenn wir weitere Dokumente von ihm benötigen. Wenn Sie keine zusätzliche Erinnerung zum Anschreiben eines Klienten benötigen, entfernen Sie diesen Schritt.

In Stufe 7 können Sie mit den Kunden einen Termin vereinbaren, bevor Sie die Steuererklärung vorbereiten, um ihre Optionen zu besprechen, oder danach, um die Ergebnisse gemeinsam zu überprüfen – das bleibt Ihnen überlassen. Und vergessen Sie nicht, den Link zu Ihrem Terminplaner hinzuzufügen!

Umfassende Lösung

Ihre neue Checklistenvorlage für das Kunden-Onboarding hilft dabei, den Tenor der folgenden Geschäftsbeziehung festzulegen. Nutzen Sie dies als Gelegenheit, Erwartungen und Serviceangebote zu kommunizieren und notwendige und gewünschte Informationen von Ihrem neuen Kunden zu erhalten.

Mit TaxDome können Sie den Onboarding-Prozess für neue Klienten vollständig automatisieren, einschließlich des Versands von Auftragsschreiben, Rechnungen und Fragebogen sowie der automatischen Erinnerung der Klienten, dass sie abgeschlossen werden müssen. Mit diesem System kann Ihr Unternehmen strategischer neue Geschäfte akquirieren, Kapital einsetzen und den Umsatz steigern. 

Schauen Sie sich unser tägliches Demo an, um zu sehen, wie Sie sie in Ihre Kanzlei einbinden können.

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Lisa Chaud

Lisa Chaud

Lisa ist Marketingexpertin bei TaxDome. Mit ihrer Erfahrung im B2B- und E-Commerce-Bereich macht Lisa leidenschaftlich gerne das Marketing-Research und stellt der Community ihre neuen Erkenntnisse vor. In ihrer Freizeit widmet sie sich am liebsten vielen unterschiedlichen Sportarten.

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