Vereinfachung der Dokumentenverwaltung: Flexible Top-Level-Ordner, Sperren von Dokumenten für Rechnungen und mehr

Als wir die Abschaffung der Silos ankündigten, versprachen wir viele weitere Verbesserungen für Ihren Dokumenten-Workflow. Wir freuen uns, Ihnen die nächste Phase der Umgestaltung von Dokumenten vorstellen zu können. In dieser Phase haben wir uns darauf konzentriert, Ihrem Unternehmen noch mehr Flexibilität zu bieten.

Erstellen und Bearbeiten von Top-Level-Ordnern

Sie haben jetzt noch mehr Kontrolle über Ihre gesamte Dokumentenstruktur. Sie können neue Ordner erstellen oder die bestehende Ordnerstruktur bearbeiten (umbenennen, löschen), so dass Sie so viele übergeordnete Ordner erstellen können, wie Sie benötigen, und diese nach Belieben benennen. 

Sie können Ordner der obersten Ebene mit 3 Klicks erstellen:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Ordner erstellen‘.
2. Geben Sie den Namen des Ordners ein
3. Wählen Sie die Datenschutzeinstellungen: (Privat, Kunde kann sehen, oder Kunde kann sehen und bearbeiten)
   

Und schon sind Sie fertig!

Das bedeutet, dass Sie mehrere Ordner der obersten Ebene mit demselben Maß an Datenschutz haben können. Zum Beispiel kann jeder Mitarbeiter einen Ordner für seine vorbereiteten Dokumente erstellen.

Sie können den Datenschutz für die obersten Ordner ändern, so dass alle Unterordner die gleichen Datenschutzeinstellungen haben.

Was sich für Ihre Kunden geändert hat

Alle Dokumente, die Ihre Kunden hochladen – Dateien, Tabellenkalkulationen, gescannte PDF-Dateien usw. – werden in dem Ordner „Vom Kunden hochgeladene Dokumente“ gespeichert.

Sie können ihn nach Belieben umbenennen, aber Sie können ihn nicht löschen oder seine Datenschutzeinstellungen ändern. So können wir sicherstellen, dass Ihre Kunden immer einen berechenbaren Ort zum Hochladen haben.

Möglichkeit, Dokumente mit Rechnungen zu verknüpfen

Das Sperren von Dokumenten für Rechnungen während des Hochladens ist wieder möglich! Diese Funktion wurde vorübergehend entfernt, als wir das jüngste Dokumenten-Update einführten, ist aber jetzt wieder verfügbar.

Sie können das Dokument mit einer bestehenden Rechnung verknüpfen oder, falls Sie noch keine Rechnung erstellt haben, diese im selben Fenster erstellen. Der gesamte Prozess ist viel schneller als früher, und wenn Sie fertig sind, bleiben Sie auf derselben Seite, ohne den Kontext zu verlieren.

Was kommt als Nächstes?

Der nächste Schritt besteht darin, diese Funktion (Erstellen der Ordnerstruktur auf oberster Ebene) in die Ordnervorlagen aufzunehmen.

Wenn Sie Vorschläge haben, wie man den Dokumenten-Workflow verbessern kann, lassen Sie es uns im Feature Request Board wissen!