03 08 2021 / Produktivität

Was sind die Merkmale einer Steuerverwaltungssoftware?

Was sind die Merkmale einer Steuerverwaltungssoftware?

Software für das Management von Steuerkanzleien hilft Buchhaltungs- und Steuerkanzleien, ihre wichtigsten Aufgaben zu optimieren. Terminplanung, Rechnungsstellung und sogar die Kommunikation können in einer einzigen Verwaltungssoftware durchgeführt werden, um das Kanzleimanagement organisiert und strukturiert zu gestalten.

Was ist eine Steuerverwaltungssoftware für die Buchhaltung?

Unternehmen jeder Größe können mit einer Kanzleiverwaltungssoftware Verbesserungen erzielen:

  • Kommunikation
  • Effizienz
  • Organisation

Mit der gleichen Software können die Mitarbeiter in dem Unternehmen auch Aufgaben delegieren, den Überblick über Projektzeitpläne behalten, Projekte verfolgen und abrechnen und sogar neue Projekte mit Hilfe integrierter Vorlagen erstellen.

Wenn Kunden um ein Update bitten oder ein Bericht an einen Kunden gesendet werden muss, können die Buchhaltungsexperten, die das Projekt bearbeiten, den Bericht direkt in der Software ausführen. Dateien und andere wichtige Dokumente können in der Software gespeichert und gemeinsam genutzt werden, was die Flexibilität erhöht.

Nachdem wir nun die Frage „Was ist eine Steuerkanzlei-Management-Software?“ beantwortet haben, ist es an der Zeit zu erfahren, warum Sie ein System für Ihre Kanzlei benötigen.

Warum brauchen Sie ein Steuerverwaltungssystem?

Kanzleiverwaltungssoftware für Steuerkanzleien ist unverzichtbar, weil sie das Risiko menschlicher Fehler reduziert. Stellen Sie sich vor, ein neuer Buchhalter übernimmt ein laufendes Kundenprojekt. Bei der ersten Besprechung mit der Geschäftsleitung wurde ein Fehler gemacht und dem neuen Projektleiter gesagt, dass die Deadline für das Projekt der 1. Mai sei.

Doch eigentlich ist das Projekt am 1. März fällig, vor einer wichtigen Deadline.

Wenn das Projekt ordnungsgemäß in das Managementsystem eingepflegt würde, würden Sie nie einen Termin verpassen und Ihr Kunde würde keinen Nachteil haben.

Größere Unternehmen können Dutzende oder Hunderte von Projekten gleichzeitig laufen haben. Die Nachverfolgung der abrechenbaren Stunden für Mitarbeiter ist ebenfalls eine integrale, zeitsparende Funktion der meisten Kanzleiverwaltungssoftware. Wenn die Zeiterfassung in die Plattform integriert ist, hilft dies der Firma auf vielfältige Weise:

  1. Die abrechenbaren Stunden werden immer erfasst, so dass Sie Ihre Mitarbeiter nie für mehr Stunden als nötig bezahlen.
  2. Die abrechenbaren Stunden werden dem Kunden korrekt in Rechnung gestellt, sodass Ihnen keine Einnahmen entgehen.

Managementsysteme helfen dabei, die Buchhaltungssysteme Ihrer Firma an einem zentralen Ort zusammenzufassen. Bei richtiger Einrichtung kann Ihr Unternehmen Fehler reduzieren, die Kundenzufriedenheit erhöhen und die Effizienz verbessern.

Und das ist nur der Anfang dessen, was die richtige Kanzleimanagement-Software Ihrer Kanzlei zu bieten hat.

Vorteile von Kanzleimanagement-Software für Steuerkanzleien

Management-Software ist zweiseitig, d.h. sie nützt sowohl der Kanzlei als auch ihren Klienten. Stellen Sie sich vor, Ihr Abteilungsleiter der Steuerkanzlei arbeitet an einem Projekt für einen neuen Klienten. Das Team hat möglicherweise Dutzende oder Hunderte von Dokumenten zu bearbeiten:

  • Hochladen
  • Speichern
  • Drucken
  • Organisation

Eine Menge Zeit und Ressourcen fließen in die Verwaltung, aber genau diese Zeit und Ressourcen können auch reduziert werden. Anstatt mehrere Prozesse abwickeln zu müssen, kann die gesamte Kommunikation über die Tools in der Software abgewickelt werden.

Klienten können auch mit einem eigenen Portal eingerichtet werden.

Wenn der Administrator einen Kontoauszug oder eine andere Datei benötigt, kann er eine kurze Nachricht an den Klienten senden. Sobald der Kunde die Datei hochlädt, wird sie automatisch in der Software gespeichert und organisiert.

Kanzleiverwaltungssoftware für kleine Steuerkanzleien ermöglicht es Ihnen, mehr Klienten zu übernehmen, ihre Abläufe zu organisieren und zu optimieren und spart ihnen Zeit und Geld. Wenn eine zentrale Plattform zur Erstellung und Verwaltung von Projekten genutzt werden kann, verbessert sich die Kundenzufriedenheit.

Vorteile der Kanzleimanagement-Software für Steuerklienten

Firmen können mit Dateien, Post und Kommunikation überschwemmt werden, aber auch Klienten müssen sich mit mehreren Portalen, zu unterzeichnenden Dokumenten, Rechnungen und E-Mails auseinandersetzen. Für Klienten kann die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater überwältigend und mühsam sein.

Allerdings kann eine Software zur Verwaltung der Steuerkanzlei helfen.

Die Verwendung eines einzigen Tools, wie TaxDome, verbessert die Kundenerfahrung, da alles an einem Ort ist. Wenn Ihr Team neue Formulare oder Dateien vom Klienten anfordern muss, kann es sich die Anforderung auf seinem Telefon ansehen und Dateien von derselben App aus hochladen.

Alles kann in einem einfachen Portal gemacht werden:

  • Dateien hochladen
  • Formulare hochladen
  • E-Signatur von Dokumenten
  • Rechnungen bezahlen

Kunden benötigen nur einen einzigen Link, um sich im Kundenportal anzumelden und ihre Kundenpflichten zu erfüllen. Wenn alle Dateien, Nachrichten und andere Aufgaben an einem Ort aufbewahrt werden, verbessert dies die Kundenerfahrung drastisch.

Die richtige Kanzleimanagement-Software verfügt über die Funktionen, die Ihre Kanzlei benötigt, um die Kundenbeziehungen und -erfahrungen zu verbessern und gleichzeitig Mitarbeitern und Klienten die beste Erfahrung zu bieten.

Die Funktionen der besten Kanzleimanagement-Software

Eine Top-Kanzleiverwaltungssoftware verfügt über die Funktionen, die Ihre Kanzlei benötigt, um Projekte zu optimieren. Es mag viele Funktionen geben, aber die fünf wichtigsten Funktionen einer Kanzleiverwaltungssoftware sind:

  1. Einfache und sichere gemeinsame Nutzung von Dokumenten: Mit Portalen können Klienten schnell Dateien auf eine sichere Plattform hochladen. Firmen können dann Dokumente und Dateien mit dem Kunden auf der gleichen Plattform austauschen, ohne lästige E-Mail-Ketten. 
  2. Benutzerfreundliches Kundenportal: Das Portal, das der Klient verwendet, sollte benutzerfreundlich und einfach zu bedienen sein. Die Benutzerfreundlichkeit erhöht die Nutzung des Portals und verbessert das Kundenerlebnis.
  3. IRS-konforme E-Signaturen: Die Möglichkeit der elektronischen Unterschrift mit IRS-konformen Signaturen beschleunigt Projekte für Kunden und Unternehmen. 
  4. Online-Zahlungen: Die Annahme von Zahlungen direkt im Kundenportal kann die Bezahlung von Rechnungen beschleunigen und hilft dabei das Risiko verspäteter Zahlungen zu verringern.
  5. Einfache Aufgaben- und Projektverwaltung: Das Anlegen neuer Aufgaben und Projekte ist ein langwieriger Prozess. Ihre Software sollte über Vorlagen verfügen oder es Ihnen ermöglichen, welche zu erstellen, um den Prozess zu beschleunigen.

Bevor Sie sich für eine Software für Ihr Unternehmen entscheiden, sollten Sie unbedingt eine Produktdemo durchführen oder sich die Funktionen durchlesen, um sicherzustellen, dass die Software den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

Abschließende Bemerkung 

Die Software für die Verwaltung von Buchhaltungskanzleien ist ein wesentlicher Bestandteil des Wachstums und der Entwicklung einer Buchhaltungsfirma. Wenn eine Firma wächst, ist es wichtiger denn je, Systeme einzurichten, die die Kommunikation mit Teams und Kunden, die Erstellung von Projekten, die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, den Empfang von Zahlungen und die Einhaltung von strengen Fristen erleichtern.

Wenn Ihre Firma keine Top-Kanzleiverwaltungssoftware verwendet, ist es an der Zeit, sich darüber Gedanken zu machen.

TaxDome bietet modernste Funktionen, eine benutzerfreundliches Interface und alle zuvor aufgeführten Funktionen.

Erfahren Sie mehr darüber, wie TaxDome Ihr Unternehmen optimieren kann.

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Lisa Chaud

Lisa Chaud

Lisa ist Marketingexpertin bei TaxDome. Mit ihrer Erfahrung im B2B- und E-Commerce-Bereich macht Lisa leidenschaftlich gerne das Marketing-Research und stellt der Community ihre neuen Erkenntnisse vor. In ihrer Freizeit widmet sie sich am liebsten vielen unterschiedlichen Sportarten.

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