11 02 2021 / Dokumenten-Workflow

Wie Sie den Prozess der Erstellung der Steuererklärung mit Formularen und anpassbaren Organizern optimieren

Wie Sie den Prozess der Erstellung der Steuererklärung mit Formularen und anpassbaren Organizern optimieren

Wirtschaftsprüfungs- und Steuerkanzleien sind auf Organizer angewiesen, um von Klienten Informationen zu erhalten, die ihre Arbeit erleichtern. Sie bieten eine effizientere und komfortablere Lösung für die Optimierung des Kunden-Onboardings und des Workflows. Sie müssen Ihre Klienten nicht mehr durch den mühsamen Prozess des Ausfüllens von PDF-Formularen führen, die dann bei Ihnen oder an der Rezeption abgegeben werden müssen. 

Während benutzerdefinierte Organizer ein hervorragendes Tool für Steuerfachleute sind, verlassen sich viele Unternehmen immer noch auf andere Tools wie Google Forms, Cognito, Paperform und Typeform, um Informationen von ihren Klienten zu erhalten. Jedes dieser Tools hat seine Stärken und Schwächen, wenn es um die Gewinnung von Kundendaten geht. Deshalb ist es so entscheidend, die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu wählen. 

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, werden wir uns damit näher beschäftigen:

  • Was ein Organizer ist und seine Vorteile
  • Warum PDF-Organizer eine überholte Lösung sind
  • Vorhandene Tools und ihre Vor- und Nachteile
  • Warum es die bessere Lösung ist, einen Organizer innerhalb eines Portals zu haben
  • Warum Sie sich für den anpassbaren Organizer von TaxDome entscheiden sollten

Was ist ein Organizer? 

Ein Organizer ist einfach eine Reihe von Fragen, die von einer Buchhaltungs- oder Steuerkanzlei erstellt wurden, die Ihnen helfen, die vom Klienten benötigten Antworten zu erhalten, um ihren Arbeitsablauf zu erleichtern. Sie bieten Unternehmen einen besseren und schnelleren Weg, wichtige Informationen zu erhalten, während es Klienten ermöglicht, den Organizer jederzeit bequem von zu Hause aus auszufüllen.

Warum PDF-Organizer eine veraltete Lösung sind

Seit vielen Jahren verwenden Unternehmen Erfassungsformulare, um Informationen über den Klienten zu erhalten. Und früher musste man sogar Termine mit den Klienten vereinbaren, um Fragen zu stellen und deren Antworten zu notieren. Dann kamen die PDF-Fragebögen zum Ausdrucken, die die Klienten händisch ausfüllten, per Post zurückschickten oder im Büro abgaben. Dies funktionierte zwar gut, aber der zusätzliche Papierkram erhöhte nur den Arbeitsaufwand, denn er musste verstaut, analysiert und die Antworten sogar digitalisiert werden. 

Als die Unternehmen diesen Aufwand erkannten, begannen sie, auf Online-Lösungen wie Google Forms umzusteigen, um Kundeninformationen zu digitalisieren. Dennoch bot es keine vollständige Lösung, da sie die Formulare nicht in das CRM der Unternehmen integrieren konnten. Die Klienten mussten sich auf eine andere Plattform verlassen, um Formulare auszufüllen. Das wirkte sich erheblich auf das Benutzererlebnis und die Sympathie aus.

Vergleich von Online-Tools zur Erstellung von Formularen und Organizern


Google Forms

Google Forms ermöglicht es Ihnen, benutzerdefinierte Formulare für Fragebögen oder Befragungen mit Vorlagen oder von Grund auf neu zu erstellen. Sie benötigen lediglich ein Google-Konto, um loszulegen. Buchhaltungsunternehmen können mit diesem Online-Formulardesigner beliebig viele Felder erstellen, um die benötigten Informationen von Klienten zu sammeln, Zahlungen einzuziehen und Verträge zu unterzeichnen. 

Vorteile

  • Kostenlos 
  • Einfache Bedienung mit schnellem Ergebnis
  • Mehrere Vorlagen sind für den individuellen Gebrauch verfügbar
  • Benutzer können Kommentare bearbeiten, vorschlagen und hinzufügen, was eine einfachere Zusammenarbeit gewährleistet
  • Zugang zum gesamten Google-Cloud-System, insbesondere für G Workspace Nutzer

Nachteile

  • Beschränkte Verknüpfung, die nur bei bestimmten Fragetypen funktioniert
  • Kein Firmenbranding, es sieht nicht wie das offizielle Dokument Ihres Unternehmens aus
  • Überaus einfache Funktionalität mit begrenzten Anpassungsmöglichkeiten
  • Nicht für den Aufbau spezieller Leistungen ausgelegt, die Unternehmen benötigen

Zusammenfassung: Während sich Google Forms hervorragend für die Erstellung einfacher Fragebögen eignet, ist es nicht ideal für ausgelastete Wirtschaftsprüfer oder Steuerkanzleien, die mehr Funktionalität und Anpassungsmöglichkeiten in einem Organizer benötigen. 

Cognito

Cognito ist ein leistungsstarker Drag-and-Drop-Online-Formularersteller mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und der notwendigen Flexibilität und Layout. Die Unternehmen können damit Kontaktformulare erstellen, das Onboarding von Klienten erleichtern und sogar Kundenzahlungen eintreiben und akzeptieren. Es unterstützt Datenverschlüsselung und bietet erweiterte Funktionen wie elektronische Signaturen, Integrationen über Zapier und mehrere Veröffentlichungsoptionen zur Erstellung komplexer Formulare.  

Vorteile

  • Ein integrierter Arbeitsablauf, der die Überprüfung der Einreichung ermöglicht
  • Einfache Anwendung für alle Formulararten
  • Zapier-Integration
  • Einfaches Sortieren von Fragen und Antworten

Nachteile

  • Nicht so häufige sich wiederholende E-Mail-Benachrichtigungen
  • Eingeschränkte Vorlagen-Option aus ästhetischen Gründen
  • Keine sehr hohe Analyse oder Berichterstattung der Formulardaten

Zusammenfassung:

Cognito eignet sich hervorragend für die Erstellung, Veröffentlichung und Verwaltung von Formularen, die direkt in eine Webseite eingefügt werden können. Sie können es auch für das Onboarding verwenden, aber es hat nur begrenzte Möglichkeiten, Ihrem Unternehmen volle Transparenz und Automatisierung Ihres Workflows zu bieten.

Paperform

Paperform macht es einfach, ein Online-Formular für jeden Bedarf zu erstellen, schnell und ohne technische Vorkenntnisse. Sie können mehr als nur Fragen einfügen, wenn Sie Informationen von Ihren Klienten oder während des Onboardings einholen – Sie können Videos, Bilder und einen erstellten Text in die Formulare einfügen. 

Vorteile

  • Eine minimalistische und einfach zu bedienende Benutzeroberfläche
  • Einfaches Einfügen von Fotos und Videos in die Formulare
  • Erweiterte Anpassung der Formulare für ein besseres Branding
  • Zahlreiche Formularvorlagen und Layouts
  • Flexible Preise
  • Für Zapier und andere Integrationen

Nachteile

  • Eingeschränkte Funktionalität auf Einstiegslevel
  • Notwendiges Upgrade für zusätzliche Funktionen und Integrationen
  • Eingefügte Formulare funktionieren manchmal langsamer
  • Anspruchsvoll bis zur vollständigen Nutzung des Formulardesigners

Zusammenfassung:

Wie andere Online-Formulardesigner ist Paperform keine ideale Option für Buchhaltungs – und Steuerkanzleien, die nach einer bequemeren und einfachen Möglichkeit suchen, Informationen von Klienten zu erhalten. Es kann sehr mühsam sein, jedes Mal Formulare zu erstellen und sie rauszuschicken, um neue Klienten zu gewinnen.  

Typeform

Wenn Sie Ästhetik lieben, ist Typeform eine hervorragende Lösung für die Erstellung von Fragen für die Buchhaltung. Es bietet benutzerdefinierte Vorlagen und Layouts, um die Formulare an Ihr Unternehmen anzupassen.

Vorteile

  • Attraktive Formulare und Befragungen, die die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass die Klienten sie ausfüllen
  • Gleichgewicht zwischen Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität
  • Umfangreiche Bibliothek mit Befragungsvorlagen
  • Einfach zu analysierendes High-Level-Reporting

Nachteile

  • Geringere Funktionsauswahl für größere Unternehmen
  • Unübersichtlicher Datenexport, der die Benutzerfreundlichkeit beeinträchtigt
  • Es bietet keine eigenen Funktionen für die Zusammenarbeit wie Google Forms 
  • Mangel an Flexibilität bei der Anpassung von Formularen an das eigene Unternehmen

Zusammenfassung: Typeform eignet sich eher für die Erstellung von Befragungsformularen als für die direkte Abfrage von kundenspezifischen Informationen. Obwohl es gut ist, sind die Funktionalitäten nicht genau das, was Unternehmen brauchen, um ihre Klienten -Geschäfts-Interaktionen zu kontrollieren. 

TaxDome Organizer

TaxDome Organizer hilft Ihnen, vollständig anpassbare Fragebögen zu erstellen, die jede Situation abdecken, in der sich Ihr Unternehmen befinden könnte und gewährleistet gleichzeitig eine optimale Kundenerfahrung. Es ist das ultimative Tool für die Skalierung des Kunden-Onboardings und des Workflow-Managements in Ihrem Unternehmen und die perfekte Lösung für die Einrichtung und Automatisierung des Arbeitsablaufs.

Vorteile

  • Vollständig anpassbar und mit eigenem Branding
  • Mobilfreundlich mit automatischer Speicherung aller Daten
  • Automatische Erinnerungen & Mitteilung des Kundenfortschritts
  • Integriert in CRM – kein „dort herunterladen und hier hochladen“ 
  • Bereits erstellte Vorlagen von Steuerprofis
  • Datenverschlüsselung
  • Automatisiert für das Kunden-Onboarding und Workflow

Nachteile

  • Einarbeitungszeit bis zur vollständigen Anpassung des Organizers (kostenlose 1-1-Onboarding-Sitzungen und Produkt-Webinare verfügbar)
  • Mangelnde Integration in verschiedene Steuersoftware
  • Abhängige Organizer sind in Kürze verfügbar

Zusammenfassung

TaxDome-Organizer sind vollständig anpassbar, automatisch speichernd und digital. Es ermöglicht Ihnen, interaktive Fragebögen zu erstellen, mit denen Sie alle notwendigen Informationen von Ihrem Klienten sammeln können. Sie können mehrere Organizer mit all Ihren wichtigen Fragen erstellen und sofort für das Kunden-Onboarding und die Beantwortung von FAQ verwenden. Sie eignen sich auch hervorragend als Automatisierung in Ihrem Workflow, sodass sie bei Bedarf automatisch an Klienten gesendet werden können.

Die Organizer von TaxDome sind vollständig anpassbar und sowohl für die Unternehmen als auch für ihre Klienten einfach zu bedienen.

Warum ein Organizer innerhalb eines Portals die bessere Lösung ist

Wenn Sie sich die verschiedenen Tools ansehen, die wir oben verglichen haben, sehen Sie den Unterschied zwischen der Verwendung von eigenständigen Tools wie Typeform, Paperform, Google Forms und Cognito für die Erfassung von Kundeninformationen und einem benutzerdefinierten Organizer, der innerhalb des Portals eines Unternehmens eingerichtet wurde. Vergessen Sie die doppelte Arbeit. Mit TaxDome Organizer können Sie Ihre Klienten auffordern, bestimmte Informationen bereitzustellen und Dokumente in bestimmten Abschnitten hochzuladen.

Es ist alles an einem Ort und Sie stellen sicher, dass Klienten das frustrierende Hin und Her mit Ihrem Unternehmen vermeiden. Ihre Klienten können von überall aus auf den Organizer zugreifen, und Sie brauchen keinen Assistenten, um die Dateien zu organisieren, da alle Arbeiten innerhalb Ihres TaxDome-Portals erledigt werden, um somit eine einwandfreie Kundenzufriedenheit zu gewährleisten. 

Los geht’s mit TaxDomes anpassbarem Organizer

Wenn Sie auf der Suche nach einem zuverlässigen Tool sind, um anpassbare Organizer in den Workflow Ihres Unternehmens einzubauen, dann starten Sie mit TaxDome. Anpassbare Organizer innerhalb Ihrer Kanzlei-Management-Software reduzieren den Verwaltungsaufwand für die Beschaffung der erforderlichen Informationen für die unterschiedlichen Anforderungen erheblich. Auf diese Weise können Sie Ihren Klienten ein hochwertiges Benutzererlebnis bieten. 

Vorteile der TaxDome Organizer:

  • Integrierte Dokumentenspeicherung – Genießen Sie die automatische Speicherung von Dokumenten, die von Klienten hochgeladen werden, mit dem integrierten Organizer innerhalb Ihres eigenen Portals. Das spart Ihnen viel Zeit und administrativen Aufwand. 
  • Automatische Erinnerungen – TaxDome Organizer bieten automatische Erinnerungen, die an Klienten verschickt werden, wenn sie nicht auf E-Mail-Aufforderungen, Verträge, Nachrichten, Rechnungszahlungen, Dokumentenanforderungen und Unterschriften reagieren. 
  • Genießen Sie die Echtzeit-Anzeige des Workflow-Fortschritts – Alles, was Sie brauchen, um die Arbeit des Klienten voranzutreiben, ist an einem Ort. Sie können den Fortschritt jedes Prozesses in Ihrem Arbeitsablauf in Echtzeit sehen, was Ihre Produktivität und Effizienz steigert. Alles, was Sie an wichtigen Dokumenten und Aktionen des Klienten benötigen, haben Sie direkt zur Hand. 
  • Exzellente Benutzererfahrung – Mit der Möglichkeit, viele benutzerdefinierte Organizer zu erstellen, können Sie Ihren Klienten eine erstaunliche Benutzererfahrung bieten, indem Sie Fragen und Anfragen bereitstellen, die auf ihre spezifischen Wirtschafts-, Steuerberatungs- und Buchhaltungsbedürfnisse abgestimmt sind. Sie müssen nicht bei null anfangen – beginnen Sie mit anpassbaren Vorlagen. 
Lisa Chaud

Lisa Chaud

Lisa ist Marketingexpertin bei TaxDome. Mit ihrer Erfahrung im B2B- und E-Commerce-Bereich macht Lisa leidenschaftlich gerne das Marketing-Research und stellt der Community ihre neuen Erkenntnisse vor. In ihrer Freizeit widmet sie sich am liebsten vielen unterschiedlichen Sportarten.

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