11 02 2021 / Gestión de Documentos

Cómo agilizar el proceso de preparación de impuestos con formularios y Organizadores personalizables

Cómo agilizar el proceso de preparación de impuestos con formularios y Organizadores personalizables

Las empresas fiscales y contables dependen de organizadores para obtener información que necesitan para trabajar con sus clientes. Estos ofrecen una opción más conveniente y más eficiente para agilizar la incorporación de clientes y los flujos de trabajo. No tiene que poner a clientes a pasar por procesos tediosos de llenar formularios en PDF que tienen que enviarle o traerle personalmente.

Aunque los organizadores personalizados son una herramienta excelente para profesionales fiscales, muchas empresas aún utilizan otras herramientas como Google Forms, Cognito, Paperform, y Typeform para obtener información de sus clientes. Cada una de estas herramientas tiene sus fortalezas y debilidades para recolectar información de clientes. Por eso es crucial escoger la solución indicada para su empresa.

Para ayudarlo a empezar, vamos a cubrir:

  • Qué es un organizador y sus beneficios
  • Por qué los organizadores en PDF son una solución anticuada
  • Herramientas disponibles y sus puntos positivos y negativos
  • Por qué tener un organizador dentro del portal es una mejor solución
  • Por qué debería optar por los organizadores personalizables de TaxDome

¿Qué es un organizador?

Un organizador es simplemente un cuestionario con una serie de preguntas creadas por la empresa fiscal para recolectar las respuestas que necesitan de los clientes para facilitar su flujo de trabajo. Le ofrece a la empresa una manera mejor y más rápida de recibir información importante, y permite que los clientes provean la información desde la comodidad de su casa en cualquier momento.

Por qué los organizadores en PDF son una solución anticuada

Por muchos años las empresas fiscales han usado formularios de inscripción para obtener información de sus clientes. Antes de eso, los empresarios debian agendar reuniones en persona con los clientes para anotar sus respuestas. Luego llegaron los formularios imprimibles en PDF, que los clientes rellenaban a mano y enviaban por correo o por mensajero a la oficina de la empresa. Aunque esto funcionaba bien, el papeleo para organizar, analizar y digitalizar las respuestas solo aumentaba la cantidad de trabajo.

Cuando las empresas se dieron cuenta de esta inconveniencia, empezaron a migrar hacia las soluciones virtuales como Google Forms para obtener información de clientes digitalmente. Aun así, esto no ofrecía una solución perfecta, ya que no podían integrar los formularios con su sistema de CRM. Los clientes tenían que usar otra plataforma más para rellenar formularios. Esto afectaba considerablemente la experiencia del usuario y el atractivo de su marca.

Comparación de herramientas de formularios virtuales vs. organizadores



Google Forms

Google Forms le permite crear formularios personalizados para cuestionarios o encuestas usando plantillas predeterminadas o construirlas desde cero. Solo necesita una cuenta de Google para empezar a usarlo. Las empresas contables pueden utilizar esta herramienta de formularios virtuales para crear cuantos campos quieran para recolectar la información que necesitan de sus clientes, recolectar pagos y firmar contratos.

Puntos positivos

  • Grátis 
  • Fácil de usar y rápido para ver resultados
  • Varias plantillas disponibles que se pueden personalizar
  • Los usuarios pueden editar, sugerir y agregar comentarios, simplificando la colaboración
  • Acceso al ecosistema de la nube de Google, especialmente para usuarios de G Suite

Puntos negativos

  • Ramificación limitada, que solo funciona en unos tipos de preguntas
  • No tiene opciones de marca, no parece un documento oficial de su empresa
  • Funcionalidad demasiado simple con capacidad limitada para personalizar
  • No está diseñada para construir los formularios potenciados que las empresas necesitan

Veredicto: Aunque Google Forms es muy útil para crear cuestionarios simples, no es ideal para empresas fiscales y de contabilidad ocupadas que necesitan organizadores dinámicos y personalizados.

Cognito

Cognito es una poderosa herramienta para crear cuestionarios virtuales con opciones de arrastrar y soltar, con un interfaz fácil de usar, y la flexibilidad y los diseños que se necesitan. Las empresas fiscales lo pueden usar para crear formularios de contacto, facilitar la incorporación de clientes e incluso recolectar y aceptar pagos. Es compatible con la encripción de datos y ofrece funciones avanzadas como firmas electrónicas, integraciones con Zapier y varias opciones de publicación para crear formularios complejos. 

Puntos positivos

  • Tiene un flujo de trabajo incorporado que permite revisar respuestas
  • Fácil de usar para todo tipo de formularios
  • Integración con Zapier
  • Fácil clasificación de preguntas y respuestas

Puntos negativos

  • Pocas notificaciones recurrentes por correo electrónico
  • Plantillas para fines estéticos limitadas 
  • No ofrece mucho análisis o reportaje de datos en los formularios

Veredicto:

Cognito es excelente para crear, publicar y gestionar formularios que se pueden incorporar dentro de páginas web. También se puede usar para incorporar a clientes, pero tiene capacidad limitada para darle visibilidad a su empresa y automatizar su flujo de trabajo.

Paperform

Paperform facilita crear formularios virtuales para cualquier necesidad, rápidamente y sin conocimiento técnico. Puede insertar más que solo preguntas al recolectar información de sus clientes fiscales o durante su incorporación- puede insertar videos, imágenes y texto estilizado en cualquier sitio en los formularios.

Puntos positivos

  • Una interfaz minimalista y fácil de usar
  • Incorporación de imágenes y videos en los formularios
  • Personalización extensa de formularios para mejor reconocimiento de marca
  • Varias plantillas de formularios y diseños
  • Programas de pago flexibles
  • Zapier y otras integraciones

Puntos negativos

  • Funcionalidad limitada en los niveles básicos
  • Necesidad de contratar niveles más altos para utilizar funciones avanzadas e integraciones
  • Los formularios integrados suelen ser más lentos
  • Curva de aprendizaje para utilizar el programa completo 

Veredicto:

Como otras herramientas de construcción de formularios virtuales, Paperform no es la opción indicada para empresas fiscales que buscan una manera más fácil y conveniente de obtener información de clientes. Crear los formularios y enviarlos manualmente cada vez que incorpora clientes puede ser tedioso.

Typeform

Si le encanta la estética sofisticada, Typeform es una excelente solución para sus necesidades de crear encuestas y formularios fiscales. Ofrece temas y diseños únicos para que los formularios reflejen su marca. 

Puntos positivos

  • Formularios y encuestas más atractivas lo cual aumenta las tasas de realización
  • Buen balance entre facilidad de uso y funcionalidad
  • Gran biblioteca de plantillas de encuestas
  • Reportaje de alto nivel y fácil análisis

Puntos negativos

  • Menos funciones para empresas grandes
  • Exportación de datos incomoda que afecta la utilidad
  • No ofrece opciones de colaboración como Google Forms
  • Falta de flexibilidad para personalizar formularios para que reflejen su marca

Veredicto: Typeform es más útil para crear encuestas que para obtener información específica de sus clientes directamente. Aunque tiene mucho en términos de estética, sus funciones no cubren todo lo que las empresas fiscales necesitan para gestionar sus interacciones con clientes.

TaxDome Organizer

El organizador de TaxDome le ayuda a crear cuestionarios totalmente personalizables que cubran cualquier situación que su empresa puede necesitar, asegurando una experiencia del cliente optimizada en todo momento. Es la herramienta definitiva para mejorar la incorporación de clientes y la gestión de flujos de trabajo en su negocio, y la solución perfecta para establecer y automatizar los procesos de su empresa.

Puntos positivos

  • Totalmente personalizable y de marca propia
  • Compatible con móviles, guarda las respuestas automáticamente
  • Recordatorios automáticos y estatus visible del progreso del cliente
  • Integrado dentro del CRM- no hay que descargar información en un programa y cargarla a otro
  • Plantillas predeterminadas para profesionales fiscales
  • Encripción de datos
  • Automatizado para la integración de clientes y los flujos de trabajo

Puntos negativos

  • Curva de aprendizaje para personalizar totalmente el organizador (aunque se ofrecen sesiones de incorporación 1:1 y seminarios web gratis)
  • Falta de integración con algunos programas fiscales
  • Los organizadores condicionales vendrán pronto

Veredicto:

Los organizadores de TaxDome son completamente personalizables, guardan respuestas automáticamente y son totalmente virtuales. Le permite crear cuestionarios interactivos que le ayudan a recolectar toda la información que necesita de sus clientes. Puede crear varios organizadores con todas las preguntas relevantes, listos para usar para la incorporación de clientes y para responder preguntas frecuentes. Se pueden incluir en sus procesos automatizados, para enviarse automáticamente a los clientes en el momento que los necesiten.

Los organizadores de TaxDome son completamente personalizables y fácil de usar para tanto las empresas como sus clientes.

Por qué tener un organizador dentro del portal es una mejor solución

Cuando observa las diferentes herramientas que hemos comparado anteriormente, puede ver la diferencia entre usar herramientas independientes, como Typeform, Paperform, Google Forms o Cognito, para obtener información de clientes e incluir un organizador personalizado dentro del portal de la empresa. Olvídese de hacer el mismo trabajo dos veces. Los organizadores de TaxDome le permiten pedirle a sus clientes que le proporcionen información específica y que carguen documentos en secciones predeterminadas. 

Recibe todo en un solo lugar y evita que sus clientes se frustren con un montón de mensajes e instrucciones. Los clientes pueden rellenar el organizador desde donde estén y usted no necesita que un asistente organice los archivos, ya que todo el trabajo se hace dentro del portal de TaxDome, logrando una experiencia de clientes sin fisuras. 

Empezar con el organizador personalizado de TaxDome

Si busca una herramienta confiable para crear organizadores personalizables dentro del flujo de trabajo de su empresa, empiece con TaxDome. Tener un organizador personalizable incluido dentro de su software de gestión reduce el tiempo gastado en tareas administrativas para recolectar la información que necesita para trabajar. Esto le permitirá además ofrecerle una excelente experiencia de usuario a sus clientes.

Beneficios de los organizadores de TaxDome:

  • Almacenamiento de documentos integrado- Disfrute el almacenamiento automático dentro de su portal de los documentos que los clientes cargan directamente en el organizador. Esto le ahorra considerablemente tiempo y gastos administrativos.
  • Recordatorios automáticos- El organizador de TaxDome ofrece una función de recordatorios que se envían automáticamente a los clientes si no responden a correos electrónicos, mensajes, contratos, requisitos de documentos, firmas, o pagos de facturas.
  • Visualice el progreso de sus flujos de trabajo en tiempo real- Todo lo que necesita para progresar en el trabajo de sus clientes está en un mismo lugar. Puede visualizar en tiempo real el progreso de cada proyecto en su flujo de trabajo, incrementando su productividad y eficiencia. Todo lo que necesita- desde documentos importantes hasta tareas para sus clientes- al alcance de sus dedos.
  • Excelente experiencia de usuario para sus clientes- Con la capacidad de crear diferentes organizadores personalizados le puede dar a sus clientes una experiencia de usuario completa, haciéndoles solamente las preguntas y los requisitos que les son relevantes a sus necesidades específicas- sean de contabilidad, contaduría o preparación fiscal. No tiene que empezar de cero- explore nuestra biblioteca de plantillas totalmente personalizables.
Lisa Chaud

Lisa Chaud

Lisa es mercadóloga en TaxDome. Con experiencia en B2B (negocio a negocio) y mercadeo electrónico, Lisa es una apasionada de la investigación de mercadeo y de compartir su visión con la comunidad. En su tiempo libre, prefiere hacer diferentes tipos de deportes.

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