Cómo facturar eficazmente por sus servicios fiscales y contables

Como asesor fiscal, ofrecer servicios de calidad a sus clientes y recibir pagos a tiempo son aspectos fundamentales para la operación de su empresa. De hecho, la manera en la que se manejan los procesos de facturación y cobros marca toda la diferencia. Pregúnteselo, ¿tiene la infraestructura necesaria para un flujo de trabajo sin complicaciones y para maximizar el flujo de efectivo en la próxima temporada fiscal? Si no, tiene que aprender cómo lograr que los clientes paguen sus facturas y cómo siempre recibir pagos puntuales.

Si no factura a sus clientes eficazmente, terminará perdiendo dinero por medio de retrasos, clientes sin compromiso y problemas similares. Aquí hay cinco maneras en las que puede actualizar, mejorar y automatizar su proceso de facturación con TaxDome, para poder enfocarse más en su trabajo y evitar problemas en el flujo de efectivo.

Auditar y actualizar sus políticas de pago

¿Cuándo envía facturas? ¿Los clientes pagan un depósito por adelantado? ¿Qué pasa si un cliente no paga? ¿Cuándo empieza el seguimiento de los pagos?  ¿Cobra interés sobre pagos retrasados? Estas son algunas de las preguntas relacionadas con la facturación que las empresas fiscales tienen que responder.

Para empresas pequeñas, lidiar con pagos retrasados es mucho más común de lo que se imaginaría. Varios asesores fiscales han compartido sus experiencias en Facebook, hablando acerca de los obstáculos que enfrentan a la hora de enviar facturas manualmente y esperando que los clientes las paguen a tiempo. En algunos casos, los clientes simplemente no pagan por servicios que han sido realizados hasta que se toman acciones legales, generando aun más gastos para la empresa.

Estos contables y asesores fiscales están de acuerdo en que automatizar sus procesos de facturación les ahorró mucho estrés, tiempo valioso y hasta dinero, brindándoles más tiempo para desarrollar su negocio en vez de perseguir cuentas por cobrar. 

Fuente: Facebook

Para evitar estos problemas, primero debe auditar y actualizar sus políticas de pago, es decir especificar términos y condiciones de facturación claros.

Esa puede ser la mejor manera de evitar malentendidos con los clientes. Aquí hay algunos de los términos que asesores fiscales deberían incluir en contratos con clientes, así como en sus facturas:

• Definición clara de los servicios proporcionados al cliente
• Términos de pago y fechas de entrega
• Cronograma de la realización de los servicios
• Garantías proporcionadas con los servicios
• Cargos adicionales por pagos retrasados- ej. 2% por mes
• Términos de entrega y pagos retrasados
• Avisos requeridos para cancelar el acuerdo empresa-cliente

TaxDome facilita la recolección de pagos de clientes al permitirle incluir automáticamente sus políticas de pago y facturación usando la función de Contratos de TaxDome. Se puede configurar para que se envíen contratos automáticamente a los clientes para que los firmen. Lo bueno es que además los pueden firman directamente en el sistema de TaxDome usando las aplicaciones web o en el móvil- ¡con las notificaciones push se vuelve aún más fácil! 

Así es como los clientes firman contratos a través de la aplicación de TaxDome.

Ofrecemos plantillas de contratos predeterminadas, que se pueden personalizar para adaptarse a sus necesidades.

Copie cualquier contrato de la librería de TaxDome y adáptelo a las necesidades de su empresa.

Ofrecer varios métodos de pago fáciles y rápidos

En una encuesta reciente de Fiserv hasta el 70% de los encuestados indicaron que tener diferentes opciones de pago aumentaba su satisfacción general con el cobrador. Puede que algunos clientes aún paguen por cheque, pero ¿qué pasa con aquellos que prefieren otros métodos de pago como tarjetas de crédito? ¿Y a los que les gusta pagar directamente a través de sus móviles o computadoras?

Para asegurar pagos eficaces, debería estar preparado a aceptar varios métodos de pago rápidos, fáciles y asequibles. Informe a sus clientes que ahora recibe diversos métodos de pago para así aumentar la probabilidad de pagos puntuales y mejorar su satisfacción. TaxDome ofrece diversos sistemas de procesamiento de pagos completamente integrables y asegurados, para que sus clientes le puedan pagar en cualquier momento y en cualquier lugar. Aceptamos pagos por tarjeta de crédito a través de Stripe y CPACharge. Pagos electrónicos por SEPA vendrán pronto.

Poner en marcha la facturación rápida 

Una de las mejores maneras de maximizar el flujo de efectivo de su empresa es enviando facturas de forma rápida y constante. Sin embargo, durante la ocupada temporada fiscal, es común que las tareas de facturación caigan al fondo de la lista de tareas pendientes. La satisfacción del cliente normalmente depende de la finalización del trabajo, y si los servicios se realizan como se espera, hay más posibilidades de que se pague a tiempo. 

Entre más espere por cobrarle a un cliente, es más probable que se demoren en pagarle. Asegure pagos puntuales estableciendo tiempos y frecuencias de facturación automáticamente definidos por los servicios contratados. Por ejemplo, inmediatamente después de completar declaraciones de renta o por servicios mensuales recurrentes, TaxDome activa el proceso de facturación en nombre de su empresa.

Esto permite que usted y miembros de su equipo previamente autorizados envíen facturas por servicios puntuales o creen automatizaciones que envían facturas a los clientes automáticamente una vez el trabajo pase a la próxima etapa del proyecto. Lo único que tiene que hacer es crear sus propias plantillas de facturas personalizadas. También puede establecer recordatorios atados a las facturas para avisar a los clientes de pagos pendientes. 

Estandarizar sus opciones de pago

Cuando se trata de agilizar sus procesos de facturación también debería estandarizar sus opciones de pago. ¿Quiere que los clientes paguen un depósito de 25% o 50% antes de comenzar los servicios? ¿O les quiere ofrecer una opción de pago flexible con cuotas mensuales? Cómo decide cobrarles a sus clientes depende de usted, pero necesita una manera estandarizada de volver el proceso de pago de facturas más eficaz. 

TaxDome le facilita la automatización de pagos recurrentes por tarjeta de crédito u otros métodos de pago en fechas predefinidas, además habilitando el envío automático de correos electrónicos de facturación y recordatorios a clientes. 

Bloquear documentos de clientes a facturas

¿Cómo asegura que los clientes le paguen por los servicios que ofrece y por el tiempo que invierte en preparar documentos? TaxDome tiene una solución simple. Olvídese de los pagos sin cobrar con nuestra función de bloquear documentos de clientes a facturas específicas. Con esta herramienta, los clientes verán que un nuevo documento ha sido creado, pero no podrán verlo o descargarlo hasta que paguen la factura. 

Una vez haya sido pagada, el documento se desbloquea automáticamente y la pueden acceder desde su cuenta. Bloquear documentos a facturas asegura que usted reciba los pagos por sus servicios en cada situación, y evita la incertidumbre de esperar a que los clientes paguen por los servicios realizados.

 Kimberlian C. – “La función que me convenció fue la capacidad de bloquear un documento a una factura. Ya no tenía que perseguir al cliente por un pago.”

Brindar una experiencia de facturación unificada a sus clientes 

Para este punto, ya debe haber actualizado sus políticas de pago, habilitado otros métodos de pago rápidos y fáciles de usar, implementado la facturación puntual y estandarizado sus opciones de pago. Todos estos procesos tienen una función importantísima en la agilización de sus procesos de facturación. TaxDome automatiza este proceso de facturación para brindarle a sus clientes una experiencia unificada. 

Los clientes pueden pagar facturas, firmar documentos, subir documentos y enviar mensajes fácilmente en un solo portal, completamente personalizable a su empresa y su marca, sin tener que usar varios credenciales. También puede integrar TaxDome con programas de pago como QuickBooks o Stripe para sincronizar todas sus facturas y pagos al sistema de contabilidad interno de su empresa.