18 01 2021 / Gestión de Documentos

Por qué Excel es malo

Por qué Excel es malo

Microsoft Excel es una de las herramientas comerciales más populares. Su principal atractivo es la habilidad de reunir y organizar información rápidamente- muchas empresas lo utilizan para manejar clientes, flujos de trabajos internos y horarios de trabajo. Desafortunadamente, está lejos de ser perfecto. Los errores de hojas de cálculo y la dependencia en la entrada manual de datos son parte de las razones por las cuales depender de Excel para gestionar su negocio es una mala idea. 

Algunas de las compañías más grandes del mundo han sufrido grandes pérdidas por culpa de errores de hojas de cálculo de Excel. Aquí están algunos ejemplos que conocemos (y probablemente haya cientos de casos parecidos de los cuales las compañías estaban demasiado avergonzados para contarle a la prensa):

¿Por qué ocurren estas cosas? Puede que Excel sea fácil de usar y altamente personalizable (y prácticamente gratis), pero depender de este programa para gestionar su empresa es un gran riesgo. Aquí hay 6 razones por las que usar Excel para gestionar una empresa es una mala idea.

1. Excel se tiene que actualizar manualmente

Por si mismo, Excel es simplemente una hoja virtual en blanco. Hasta que usted lo llena con información, el programa no sabe nada. Y apenas ingresa información manualmente, se desactualiza apenas el mundo fuera de la hoja de cálculo cambia. Se encuentra atrapado en un ciclo sin fin de actualizar información que casi inmediatamente se vuelve obsoleta. 

Piénselo- nadie quiere pasar horas actualizando detalles de clientes en hojas de cálculo todos los días o revisando el progreso de los flujos de trabajo a mano para ver tareas asignadas y completadas. Es tedioso y malo para el negocio. En vez podria estar usando ese tiempo para: 

  • Desarrollar su negocio
  • Construir relaciones valiosas con clientes
  • Aumentar sus esfuerzos de mercadeo
  • Mejorar sus sistemas y operaciones comerciales

El tiempo que se gasta en actualizar hojas de cálculo a mano resulta en pérdidas financieras, ya que genera incontables horas adicionales de trabajo administrativo. Puede resolver este problema fácilmente usando una aplicación de gestión de empresas automatizada como TaxDome para eliminar la necesidad de depender de hojas de cálculo para actualizar información y manejar sus flujos de trabajo

Con TaxDome ahora puede automatizar cada proceso del ciclo de un trabajo de impuestos o de contaduría por el cual lo han contratado, o el proceso de incorporación de sus clientes. Su información se actualiza automáticamente cuando crea nuevas cuentas de clientes, cuando los clientes cargan documentos al sistema y demás. 

2. Es muy propenso a errores humanos

Como discutimos anteriormente, toda la información en Excel se actualiza manualmente- y las personas no somos muy buenas haciéndolo. Los errores humanos son uno de los problemas más grandes al usar hojas de cálculo de Excel. Aun el error más pequeño al recolectar, entrar y analizar datos importantes, o al gestionar flujos de trabajo para su empresa fiscal pueden tener un impacto devastador en sus operaciones comerciales. 

Un clic equivocado, sobreescribir datos, incluso agregar o borrar una celda accidentalmente puede resultar en graves problemas. Al trabajar con mucha información puede ser difícil notar estos errores, y la mayoría de usuarios no se dan cuenta de ellos hasta que es demasiado tarde. Puede reducir el error humano al automatizar los flujos de trabajo de su empresa.

IMAGE TRANSLATION:
Not sure if bug or human error- No se si es un error del sistema o un error humano

3. No es automatizable

Trabajar con hojas de cálculo implica una cosa- hacer muchas tareas repetitivas a mano una y otra vez, mientras que estas podrían automatizarse fácilmente. En vez de depender de Excel para su gestión empresarial, puede utilizar software automatizado para ser mucho más productivo:

  • Actualizar registro de clientes automaticamente 24/7
  • Crear procesos y trabajos automáticamente en fechas específicas
  • Asignar ciertas tareas a miembros de su equipo automáticamente
  • Enviar correos electrónicos de bienvenida, solicitudes de documentos y recordatorios automáticamente
  • Generar registros de clientes y asociar sus detalles dentro de un perfil automáticamente

Considere cuánto tiempo gasta persiguiendo clientes y haciéndoles seguimiento. ¿No sería genial si, cuando necesita algo de sus clientes, lo recibiera puntualmente sin tener que perseguirlos? TaxDome le ayuda a volverlo realidad. Mejor aún, puede configurar recordatorios automáticos para hacer el trabajo sucio por usted. 

TaxDome permite incluir automatizaciones en cada etapa del proceso para simplificar sus rutinas

Los recordatorios le harán seguimiento a sus clientes cuando no han hecho algo que usted necesita, para que usted no tenga que hacerlo. Automatizar estos procesos de trabajo críticos le ahorra valioso tiempo, esfuerzo y recursos, facilitando la gerencia de su empresa. 

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4. No ofrece visibilidad sobre el ciclo de sus clientes

Cuando usa Excel, prácticamente se está limitando a ver solo lo que hay en la hoja de cálculo que tiene enfrente. No recibe una vista general sobre qué está ocurriendo en los flujos de trabajo de cada uno de sus clientes. En muchos casos, probablemente tenga diferentes hojas de cálculo para cada proyecto. Esto significa que no tiene visibilidad sobre los flujos de trabajo de su empresa.

Necesita una mejor manera de manejar y ver los detalles de sus clientes para asegurar la entrega de un servicio sin problemas. Mejor visibilidad le ayudará a visualizar:

  • Todos los correos electrónicos que ha enviado a y recibido de clientes
  • Todos los documentos que ha enviado a y recibido de clientes
  • Todos los detalles de los contactos relacionados con sus clientes

Si no tiene toda esta información en un solo lugar, le hará falta la visibilidad que necesita para completar su trabajo y brindar servicios de manera más eficiente. TaxDome ofrece una función de notificaciones inteligentes, Inbox+, que le proporciona notificaciones en tiempo real sobre todas las acciones de sus clientes y de los miembros de su equipo en un solo portal. Este centro de notificaciones todo-en-uno le ofrece la visibilidad que necesita para manejar sus proyectos de inicio a fin. 

El Inbox+ le informa sobre todos los cambios que ocurren en su cuenta y le deja saber el estatus de las notificaciones.

5. Colaboración limitada

La colaboración es vital para tener una empresa exitosa. Si quiere crecer más allá de trabajar solo o con un socio tiene que tener visibilidad sobre las tareas delegadas a los miembros de su equipo y el progreso que hagan, los correos electrónicos que envían a clientes, el progreso de su incorporación y sobre el flujo de trabajo en general. Excel no ofrece ninguna opción de colaboración- los miembros del equipo tienen que trabajar separados en silos en vez de trabajar juntos con un equipo. 

6. Falta de interfaz de usuarios

Mucha gente no habla del tema, pero la verdad es que Excel no tiene un interfaz de usuarios para las aplicaciones que se crean dentro del programa. Es simple crear una hoja de cálculo básica, pero los usuarios quieren herramientas más interactivas con elementos visuales.  Cuando se trata de aplicaciones de gestión empresarial, la interfaz de usuarios es vital. Usted y su equipo la estarán usando todos los días. Así como no se mudaría con su familia a una tienda de campaña, no le recomendaríamos construir su sistema de gestión empresarial en Excel. 

IMAGE TRANSLATION:
Did you see any errors on the spreadsheet I put together?- ¿Encontraste algún error en la hoja de cálculo que creé?
Only three.- Solo tres.

What are they?- ¿Cuáles?
Your data, your format, and your formulas.- Los datos, el formato y las fórmulas.

Empezará a notar problemas como utilidad reducida, baja productividad e incluso errores. La negligencia en la experiencia de usuarios normalmente perjudica la utilidad general de sus herramientas comerciales. La deficiente interfaz de usuarios de Excel puede ser el problema ‘escondido’ con el cual los miembros de su equipo están luchando todos los días.

Automatice su gerencia empresarial

Dejar Excel, el cual probablemente llevan años usando, puede ser agobiante. Pero cuando considere todas las razones que hemos expuesto, verá que ya es hora de adoptar una solución todo-en-uno integrada para manejar su empresa fiscal o contable. TaxDome es un sistema todo-en-uno que se construyó específicamente para esto.

¿Listo para empezar? Unase a nuestra demostración en vivo.

Maria Kris

Maria Kris

María es mercadóloga en TaxDome. Con experiencia tanto en la personalización de software como en el desarrollo de productos, entiende las necesidades de los clientes y sabe cómo ayudar a los negocios a llegar al éxito. Disfruta todo tipos de escritura, y cuando no está escribiendo es porque está en la búsqueda de una nueva hipótesis que probar.

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