03 08 2021 / Productividad

¿Qué funciones tiene el software de gestión de consultas?

¿Qué funciones tiene el software de gestión de consultas?

El software de gestión de empresa fiscal ayuda a las empresas contables y fiscales a racionalizar sus tareas más importantes. La programación, la facturación e incluso la comunicación pueden realizarse en un solo software de gestión, para que la gestión de la empresa sea organizada y estructurada.

¿Qué es el Software de Gestión de Empresas Contables?

Empresas de todos los tamaños pueden utilizar el software de gestión de consultas para mejorar:

  • Comunicación
  • Eficiencia
  • Organización

Los profesionales de la empresa también pueden utilizar este mismo software para delegar tareas, controlar los plazos de los proyectos, hacer un seguimiento y facturar los proyectos, e incluso crear nuevos proyectos utilizando plantillas integrales.

Cuando los clientes piden una actualización o hay que enviar un informe a un cliente, los profesionales contables que se ocupan del proyecto pueden ejecutar el informe desde el propio software. Los archivos y otros documentos importantes pueden almacenarse y compartirse en el software para una mayor flexibilidad.

Ahora que hemos respondido a «qué es el software de gestión de la empresa fiscal», es el momento de saber por qué necesita un sistema para su empresa.

¿Por qué necesita un Sistema de Gestión de Empresas? 

El software de gestión de empresa, para las empresas fiscales es esencial porque reduce el riesgo de error humano. Imagine que un nuevo contable se hace cargo de un proyecto de un cliente en curso. Durante la reunión inicial con la dirección, se comete un error y se le dice al nuevo responsable del proyecto que la fecha de entrega del mismo es el 1 de mayo.

Sin embargo, el proyecto debe entregarse el 1 de marzo, antes de una fecha de entrega clave.

Si el proyecto se agregara al sistema de gestión correctamente, la fecha de entrega nunca se incumpliría y su cliente no sería penalizado.

Las empresas más grandes pueden tener docenas o cientos de proyectos en marcha al mismo tiempo. El seguimiento de las horas facturables de los empleados, es también una función integral que ahorra tiempo en la mayoría de los programas de gestión de empresa. Cuando el registro de tiempo está integrado en la plataforma, esto ayuda a la empresa de varias maneras:

  1. Las horas facturables se registran siempre, por lo que nunca se paga a los empleados más horas de las necesarias.
  2. Las horas facturables se cargan correctamente al cliente, por lo que nunca se pierden ingresos.

Los sistemas de gestión, ayudan a agilizar los sistemas contables de su empresa en una ubicación central. Si se configuran correctamente, su empresa puede reducir los errores, aumentar la satisfacción de los clientes y mejorar la eficiencia.

Y eso es sólo el comienzo de lo que el software de gestión de empresa correcto tiene que ofrecer a su empresa.

Beneficios del Software de Gestión de Empresa para Empresas Fiscales

El software de gestión tiene una doble vertiente, lo que significa que beneficia tanto a la empresa como a sus clientes. Imagínese que el administrador de su oficina fiscal trabaja en el proyecto de un nuevo cliente. El equipo de administración puede tener docenas o cientos de documentos que:

  • Cargar
  • Guardar
  • Imprimir
  • Organizar

La gestión requiere mucho tiempo y recursos, pero ese mismo tiempo y recursos pueden reducirse. En lugar de tener que gestionar múltiples procesos, toda la comunicación puede realizarse a través de las herramientas de comunicación del software.

Los clientes también pueden tener su propio portal.

Cuando el administrador necesita un extracto bancario u otro archivo, puede enviar un mensaje rápido al cliente. Una vez que el cliente cargue el archivo, se guarda automáticamente en el software y se organiza.

El software de gestión de la empresa, para pequeñas empresas fiscales permite a las empresas aceptar más clientes, mantener sus operaciones organizadas y racionalizadas; y ahorrar tiempo y dinero. Cuando se puede utilizar una plataforma central para crear y gestionar proyectos, la satisfacción del cliente mejora.

Beneficios del Software de Gestión de Empresas para Clientes Fiscales 

Las empresas pueden verse inundadas de archivos, correo y comunicaciones, pero los clientes también tienen que lidiar con múltiples portales, documentos que firmar, facturas y correos electrónicos. Para los clientes, trabajar con un profesional fiscal puede ser abrumador y tedioso.

Sin embargo, el software de gestión de la empresa fiscal puede ayudar.

El uso de una única herramienta como TaxDome, mejora la experiencia del cliente porque todo está en un solo lugar. Si su equipo necesita solicitar nuevos formularios o archivos al cliente, puede mirar la solicitud en su teléfono y cargar los archivos desde la misma aplicación.

Todo se puede hacer en un simple portal, incluyendo pero no limitado a:

  • Cargar archivos
  • Completar formularios
  • Firmas electrónicas de documentos
  • Pagar facturas

Los clientes sólo necesitan un único enlace para iniciar sesión en el portal de clientes y ayudar a cumplir sus obligaciones como clientes. Cuando todos los archivos, comunicaciones y otras tareas se mantienen en un solo lugar, mejora drásticamente la experiencia del cliente.

El software de gestión de empresa adecuado tendrá las funciones que su empresa necesita para mejorar las relaciones con los clientes y la experiencia, al tiempo que ofrece la mejor experiencia a los empleados y clientes.

Las Funciones del Software de Gestión de las Mejores Prácticas 

El mejor software de gestión de empresa tendrá las funciones que su empresa necesita para agilizar los proyectos. Puede haber muchas funciones, pero las cinco más importantes en un software de gestión de empresa son:

  1. Compartir Documentos de forma Fácil y Segura: Los portales permiten a los clientes cargar rápidamente archivos en una plataforma segura. Las empresas pueden entonces compartir documentos y archivos con el cliente en la misma plataforma, sin necesidad de molestas cadenas de correo electrónico. 
  2. Portal de Cliente Fácil de Usar: El portal que utiliza el cliente debe ser amigable y fácil de usar. La facilidad de uso aumenta el uso del portal, y mejorará la experiencia del cliente.
  3. Firma Electrónica de Reclamaciones ante el IRS: Ofrecer la opción de firmar electrónicamente utilizando firmas que cumplen con el IRS, ayuda a agilizar los proyectos para los clientes y las empresas. 
  4. Pagos en línea: Aceptar los pagos directamente en el portal del cliente, puede agilizar el pago de las facturas y ayudar a reducir el riesgo de retraso en los pagos.
  5. Fácil Gestión de Tareas y Proyectos: Crear nuevas tareas y proyectos es un proceso tedioso. Su software debería tener plantillas, o permitirle crearlas, para agilizar el proceso.

Antes de elegir un software para su empresa, asegúrese de hacer una demostración de los productos o de dedicar tiempo a leer las funciones para asegurarse de que el software satisface las necesidades de su empresa.

Nota Final

El software de gestión de empresa fiscal es una parte integral del crecimiento y la evolución de una empresa de contable. Cuando una empresa crece, es más importante que nunca establecer sistemas que faciliten la comunicación con los equipos y los clientes, la creación de proyectos, el intercambio de documentos, la recepción de pagos y el cumplimiento de plazos estrictos.

Si su empresa no está utilizando el mejor software de gestión de empresa, es el momento de considerar uno.

TaxDome ofrece funciones a la vanguardia, una interfaz fácil de usar y todas las funciones clave mencionadas anteriormente.

Conozca más sobre cómo TaxDome puede agilizar su trabajo.

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Lisa Chaud

Lisa Chaud

Lisa es mercadóloga en TaxDome. Con experiencia en B2B (negocio a negocio) y mercadeo electrónico, Lisa es una apasionada de la investigación de mercadeo y de compartir su visión con la comunidad. En su tiempo libre, prefiere hacer diferentes tipos de deportes.

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