4 façons efficaces de récupérer les documents de vos clients (+ 3 astuces pour automatiser votre flux de document)

Si votre entreprise de comptabilité et de préparation d’impôt reçoit régulièrement des documents de clients, le portail de document client peut vous aider à gagner du temps, de l’argent et à booster l’expérience client en même temps. Le processus d’envoi, de rappel, d’écriture, et de vérification de tous les documents consume beaucoup de votre temps et de vos ressources.

Quand vous créez des pratiques efficaces pour que vos clients téléchargent des documents et pour que vos employés les gèrent, cela améliore le flux de travail de votre entreprise tout entière.

En utilisant le portail de document client, vous permettez à votre client de télécharger des documents sans avoir besoin de le relancer encore et encore. Après la réception des documents du client,  vous pouvez même utiliser TaxDome pour faire un pas en avant dans l’automatisation de votre flux de travail.

4 façons de récupérer les documents de vos clients

Les documents de vos clients sont une part importante de votre flux de travail. Vous ne pouvez pas faire votre travail sans eux. Il y a plusieurs façons de récupérer les documents dont vous avez besoin, l’une d’entre elles est d’utiliser des plateformes centralisées comme TaxDome pour télécharger et organiser vos documents clients.

1. Boîte de réception partagée avec votre équipe et synchronisation de vos e-mails

Synchroniser votre e-mail avec TaxDome peut vous aider à fluidifier le processus de téléchargement de documents. Quand votre e-mail est synchronisé, les documents du client seront téléchargés dans le CRM TaxDome. Plus de “télécharger ici,puis par là” pour votre équipe – tout est sauvegardé automatiquement. 

La synchronisation fonctionne comme une boîte de réception partagée pour votre équipe — plus besoin de cc tout le monde, tous les membres de votre équipe avec un accès au client pourront voir toute la communication avec le client. 

Quand vous utilisez une boîte de réception partagée et la synchronisation e-mail, vous gagnerez du temps tout en gardant tous les membres de votre équipe au courant.

2. Organisateurs et Questionnaires

Une autre manière de récupérer les documents de vos clients facilement est d’envoyer des questionnaires qui demandent un téléchargement de documents. Vous pouvez créer des questions qui demandent un téléchargement de document. Si vous faites de ces questions des demandes, alors les clients ne pourront pas passer cette étape. 

TaxDome facilite la création de questionnaires en utilisant l’outils d’ Organisateurs. Les organisateurs fluidifient le processus d’onboarding et facilitent l’obtention de documents dont vous avez besoin de la part du client, sans faire de multiples va et vient inutiles.

Créer des modèles d’organisateurs customisés facilite l’obtention de documents.

• Les modèles d’organisateurs peuvent être envoyés à plusieurs clients en même temps en utilisant les automatisations, ainsi votre équipe économise un temps précieux pour se concentrer sur des tâches plus importantes. 
• Les questionnaires sont, tout le temps, envoyés aux clients et les questions importantes ne sont pas oubliées.
• Vous pouvez mettre en place des rappels automatiques pour que des rappels soient envoyés à votre place pour les clients tête en l’air , pour que vous n’ayez plus à vous rappeler quel client doit vous renvoyer un organisateur.

Les organisateurs et questionnaires sont une bonne manière de récupérer les retours de vos clients sans la frustration des aller retours. Demander des informations spécifiques de vos clients en utilisant des modèles, et passer moins de temps à essayer de récupérer les informations nécessaires pour faire votre travail.

Choisissez le meilleur outil de création de formulaire pour fluidifier votre cabinet. En savoir plus avec notre comparateur.

3. Sécuriser le téléchargement de document 

Certains clients ne sont pas aussi  technophile que d’autres, mais vous avez tout de même besoin de leurs documents. Si les clients ne peuvent pas entrer dans leur portail de document, vous pouvez créer un lien sécurisé qui leur permettra de glisser-déposer leur documents pour les télécharger. Une fois que les documents sont soumis, l’accès peut être révoqué pour garder tout en sécurité.

Apprenez comment envoyer des demandes de documents pour les clients qui ne sont pas attirée par la technologie avec zéro effort pour eux: 

4. Liste de choses à faire pour le client

Créer une liste de choses à faire pour les documents de client peut aider. Les clients peuvent voir tous les documents qu’ils ont besoin d’envoyer et barrer chaque tâche une fois qu’ils ont envoyé les fichiers.

Chez TaxDome, vous pouvez utiliser les messages sécurisés pour envoyer des listes de tâches. Une fois que les clients ont fait toutes les tâches de la liste, votre équipe reçoit une notification. Ça vous fait gagner du temps parce que vous n’avez plus besoin de vérifier continuellement tous les documents qui ont été soumis.

Les listes sont une manière simple et familière de récupérer des documents de vos clients. Voici comment ça marche:

• Votre équipe envoie un message direct avec une liste au client.
• Le client télécharge le fichier dans le message .
• Ils peuvent même scanner et partager des documents directement depuis leur téléphone.
• Le fichier est automatiquement sauvegardé dans le compte client de votre GRC.

Les membres d’équipe peuvent envoyer des messages manuellement, ou ils peuvent être envoyés automatiquement par le biais d’automatisations pour gagner du temps. Par exemple, vous pouvez automatiquement envoyer des messages avec une liste mensuelle ou trimestriel pour récupérer des documents tels que des fiches de paie ou des documents de tenue de livres de comptes. 

3 manières d’automatiser votre flux de document 

Vous voulez fluidifier votre processus de téléchargement de document et gagner encore plus de temps? Voici trois astuces pour automatiser votre flux de documents.

1. Envoyer des organisateurs et choses à faire de façon groupée

La plupart des organisateurs et listes de choses à faire sont plutôt similaires —  donc vous pouvez les créer une fois et les envoyer à plusieurs clients en même temps. Par exemple, vous aimeriez demander à vos clients leur relevé bancaire à vos clients pour leur tenue de comptes et pour vos clients pour les impôts de leur ancien formulaire 1040.

Avec TaxDome, vous pouvez tous les envoyer de façon groupée, pour que plusieurs clients reçoivent l’organisateur ou la liste de choses à faire au même moment. 

Que vous ayez à rappeler aux clients que des documents manquent, ou que vous ayez besoin que les clients vous envoient leur formulaire 1040, les messages groupés et les organisateurs vont vous faire économiser du temps et vous aider à garder vos affaires organisées.

2. Ajouter des tags pour un filtrage facile 

Les clients doivent ajouter plusieurs fichiers, et faire un suivi de tous ces téléchargements peut être compliqué.

Avec TaxDome, vous pouvez appliquer des tags aux clients quand il télécharge un document spécifique. Vous pouvez nommer un tag  “besoin 1040” ou « téléchargement de relevé de compte” pour que vous puissiez les filtrer rapidement après coup.

3. Rappels automatiques

Parfois, les clients ont besoin d’un rappel pour envoyer leurs documents. Avec TaxDome, vous pouvez mettre en place des rappels automatiques pour les clients qui ont tendance à oublier. Quand et à quelle fréquence envoyer ces rappels est totalement votre choix.

Par exemple, si un client ne répond pas à votre « s’il vous plaît, téléchargez les documents” dans les 4 jours, il recevra un message de rappel. Vous pouvez aussi contrôler la fréquence d’envoi des rappels, pour que vous ne bombardez pas les boîtes de réception de vos clients avec vos messages. 

Les rappels évitent à votre équipe de devoir faire des appels ou d’envoyer des messages de suivi manuellement. En bref, tout ce qu’il vous faut c’est un ou deux rappels pour que vos clients répondent et soumettent les documents.

Conclusion

Les documents de client sont une part essentielle des opérations quotidiennes d’une entreprise fiscale. Quand vous avez le bon système en place, vous pouvez pousser vos clients à fournir les bons documents, fluidifier le processus de document, et garder tous les employés au courant quand les comptes clients sont prêts pour la prochaine étape.