02 12 2021 / Mises à jour de TaxDome

Automatisation avancée des flux de travail : Introduction des étapes conditionnelles

Automatisation avancée des flux de travail : Introduction des étapes conditionnelles

Il n’y a pas si longtemps nous avons présenté les automatisations conditionnelles. Cette fonctionnalité importante vous permet de gérer différentes automatisations pour différents types de client dans un seul pipeline en utilisant les tags. Par exemple, vous pouvez envoyer différents modèles d’e-mails à des nouveaux et des anciens clients. 

D’après nos discussions avec la communauté, il est apparu qu’il y avait des étapes entières du pipeline qui n’étaient nécessaires que pour certains types de clients (par exemple, les clients en extension). Pour tous vos clients 1040, le processus est le même, mais certains clients ont des extensions et d’autres non. Les étapes conditionnelles vous permettent d’obtenir cette flexibilité supplémentaire grâce à l’automatisation. 

Qu’est-ce que les étapes conditionnelles?

Les étapes conditionnelles permettent aux projets de passer par certaines étapes dans votre pipeline seulement s’ils correspondent à certains critères. En d’autres termes, les étapes conditionnelles permettent aux projets de passer des étapes de votre pipeline s’ils ne correspondent pas à certains critères. 

Dans notre exemple ci-dessous, nous avons créé la 3ème étape dans le pipeline conditionnel en se basant sur le fait que les comptes aient le tag ‘Extension’. 

Le tag ‘Extension’ n’a pas été attribué au client A, alors le projet passera l’étape 3 pour directement passer à l’étape 4 à partir de la deuxième étape.

Le tag ‘Extension’ a été attribué au client B, donc le projet passera par toutes les étapes y compris la 3eme.

Quand les étapes conditionnelles sont-elles nécessaires?

Voici plusieurs cas d’utilisation sur comment les utiliser.

Une étape au lieu de plusieurs automatisations 

Vous pouvez utiliser une étape conditionnelle quand vous avez plusieurs automatisations pour un type de client spécifique. Au lieu d’ajouter des conditions pour chaque automatisation, vous pouvez créer une étape avec une automatisation spécifique et l’activer seulement pour les comptes avec le tag ‘Nouveau client’. Si un compte client n’a pas de tag, le projet passera cette étape. 

Personnel saisonniers ou offshore

Si vous engagez des employés supplémentaires pour vous aider pendant la saison des impôts, vous pourriez vouloir créer une étape conditionnelle pour eux. Par exemple, une étape spéciale où vous attribuez des comptes aux équipes offshore et créez des tâches avec des notes spécifiques pour eux. 

Le résultat, un pipeline similaire à celle-ci:

Pipeline with conditional stages - TaxDome

Dans notre exemple, pendant l’étape de vérification des documents vous pouvez manuellement appliquer des tags ‘internes’ si vous le préparez de manière interne ou ‘offshore’ pour une équipe offshore. Selon le tag, le projet finira soit dans une étape de Tax Prep ou Offshore Tax Prep, pour que les tâches soient attribuées aux bonnes personnes.

Plusieurs employés dans un flux de travail (pipeline)

En utilisant la même logique que celle des employés offshore et saisonniers, vous pouvez utiliser les étapes conditionnelles pour aider à attribuer le travail au sein de votre équipe. Disons que vous avez un grand cabinet fiscal, au service de 5000 clients. Dans un tel scénario, vous avez à peu près ~10 préparateurs qui travaillent sur les retours. Avec les étapes conditionnelles, vous pouvez avoir différentes étapes pour chaque préparateur, fluidifiant le processus et vous permettant de faire passer les projets de l’étape 3 à l’étape 10 (exemple).

L’image ci-dessous est ici pour simplifier, avec 4 préparateurs, mais la même logique fonctionnerait si vous en aviez 50. Dans ce scénario, les clients de Bob passeront de l’étape 2 (préparation de Bob) à l’étape 6 (révision du gestionnaire) dès que Bob aura terminé sa préparation.

Conditions & stages - TaxDome

Attendre un acompte

Si vous souhaitez facturer les acomptes aux nouveaux clients uniquement, vous pouvez créer une étape « Attente de l’acompte » et créer une facture de 500 (ou tout autre montant que vous souhaitez facturer) et ajouter une condition, selon laquelle cette étape ne s’applique qu’aux personnes taguées « Nouveau client » – de cette façon, vous pouvez facilement voir d’un coup d’œil lesquels de vos prospects ne progressent pas parce qu’ils doivent encore payer leur acompte. 

Waiting for retainer - TaxDome

Extensions 

Lors de nos tests utilisateurs, nous avons appris que de nombreux membres de la communauté utilisaient une étape de pipeline spécifique exclusivement pour les extensions et déplaçaient manuellement les emplois dans et hors de celle-ci. Grâce aux étapes conditionnelles, vous pouvez désormais automatiser ce processus. 

En utilisant la logique décrite ci-dessus, si vous ajoutez le tag ‘extension nécessaire pour la déclaration de revenu individuel’ au compte client, seulement les projets des comptes avec ce tag entreront dans l’étape extension, tous les autres le passeront. Pour vous faire une idée, si cette étape a une tâche ‘extension de fichier’ et qu’automove est activé, dès que la tâche est terminée, le projet passe à l’étape suivante de votre flux de travail.

  1. Vérification
  2. Prep no ext.
    1. Si une extension est nécessaire, appliquer le tag manuellement – extension nécessaire.
  3. Extension
    1. Condition “extension nécessaire »
  4. Prep post extension

Note: certains membres de la communauté préfèrent avoir un pipeline séparé pour les extensions. Bientôt, vous pourrez déplacer les projets entre les pipelines ! 

Comment mettre en place des étapes conditionnelles?

Les étapes conditionnelles sont déclenchées en fonction des tags de compte. Pour rendre une étape conditionnelle, il suffit de cliquer sur l’icône en forme d’engrenage et de choisir les tags qui sont nécessaires pour que les projets passent automatiquement à cette étape. Si le tag de compte n’est pas présent, le projet passera l’étape. 

Note:

  • Le premier et la dernière étape d’un pipeline ne peut pas avoir de conditions. 
  • Pour rappel, automove fonctionne quand il y a une action binaire déclenchée (c.-à-d un contrat signé, une facture payée, etc).
  • Les conditions appliquées aux étapes impacte seulement automove. Vous pouvez manuellement déplacer n’importe quelle étape. 

En savoir plus sur comment mettre en place les étapes conditionnelles.

Prochainement

Comme mentionné ci-dessus, bientôt vous pourrez déplacer les projets entre les pipelines et nous sommes en train de travailler sur la fonctionnalité  de mettre en place différents calendriers pour différents comptes dans le même pipeline!

N’oubliez pas de partager vos idées dans notre Tableau de demande de fonctionnalité!

Maria Kris

Maria Kris

Maria est une spécialiste d'étude de marché chez TaxDome. Elle a travaillé sur la personnalisation du logiciel et au développement du produit, elle sait ce que les clients recherchent et comment aider une entreprise à réussir. Elle aime l'écriture. Quand elle n'écrit pas, elle est a la recherche de nouvelle thèse à tester.

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