16 02 2021 / Gestion de document

Cabinet fiscal informatisé: Ce que vous devez savoir à propos des signatures électroniques

Cabinet fiscal informatisé: Ce que vous devez savoir à propos des signatures électroniques

Quand vous y pensez, toutes les déclarations d’impôts doivent être signées, et comme l’IRS  s’attend à recevoir plus de 150 millions de déclarations individuelles pour cette saison fiscale, il est difficile d’imaginer la paperasse interminable que cela implique. Par chance, la majorité des individus déclarant leurs impôts le font électroniquement. Afin de déclarer leurs impôts électroniquement avec succès,  ils doivent être signés électroniquement. C’est là qu’interviennent les signatures électroniques. 

Pour les cabinets fiscaux qui offrent aux contribuables des services de préparation et de déclarations fiscales, une signature électronique est également nécessaire pour pouvoir faire sa déclaration avec succès.  Naviguer dans le monde des déclarations fiscales signées électroniquement peut sembler déroutant, même pour les professionnels de la fiscalité.    C’est principalement pour cela que les individus qui déclarent leurs propres impôts sont soumis à un ensemble d’exigences en matière de signature, et que les préparateurs d’impôts sont soumis à un autre ensemble d’exigences en matière de signature électronique.  

Dans cet article, nous partagerons quelques avis d’experts sur les avantages des déclarations signées électroniquement, et comment les cabinets fiscaux peuvent passer aux 

signatures électroniques, et ne plus utiliser de papier grâce à TaxDome – une solution tout-en-un avec un usage illimité en signatures électroniques. 

Les avantages des déclarations d’impôts signés électroniquement.

Les cabinets fiscaux gèrent plusieurs documents et accords qui doivent être signés. Avec les signatures électroniques, vous pouvez bénéficier d’une méthode plus transparente et pratique de signer et de valider des documents dans l’ensemble de votre processus de prestation de services. La bonne nouvelle est que vous pouvez faire des demandes de signatures électroniques de la part de plusieurs clients sur un seul document et même y ajouter une authentification sécurisée (KBA) afin d’améliorer la sécurité.

Les signatures électroniques simplifient, pour les professionnels comme pour les contribuables,  qui peuvent signer des documents n’importe où en utilisant un logiciel de signature électrique. Le processus de signatures électroniques est simple, rapide et clair.  Mais en dehors de cela, quels sont les avantages d’une déclaration fiscale signée électroniquement pour les fiscalistes?

  • Économisez un temps précieux- avec les signatures électroniques, vous pouvez accélérer les délais d’exécution pour des documents importants tels que les déclarations d’impôts et les autres contrats pour votre entreprise fiscale. Plus besoin d’imprimer, scanner, poster des documents et attendre avec inquiétude que les clients les signent et les renvoient. 
  • Permet une prise de décision plus rapide- les déclarations signées électroniquement permettent de prendre des décisions plus facilement et plus rapidement et de progresser dans le processus de préparation de déclarations de revenus. Les signatures électroniques accélèrent les formalités associées au processus d’approbation. Avec vos clients qui sont capables de signer leur déclaration avec une signature électronique, l’approbation et la prise de décision sont plus rapides. 
  • Réduisez les coûts- la signature électronique des déclarations d’impôts est plus rentable pour vous et vos clients. Vous faites des économies sur le papier, l’emballage, l’envoi et les frais postaux. Votre management est sans paperasse et vous mettez en place des processus de préparation et d’approbation plus rapides.
  • Un transfert de documents garantit- une simple erreur comme une signature manquante peut retarder votre travail quand vous préparez et remplissez la déclaration de vos clients. En offrant à vos clients la possibilité de signer en ligne leur déclaration d’impôt, Vous assurez le transfert des documents et réduisez la possibilite d’erreur. Vous avez ainsi un contrôle continu sur vos documents et minimisez les risques.
  • Les contraintes juridiques – le service des impôts a admis les signatures électroniques comme juridiquement valide- apprenez en plus sur l’autorisation des Impôts sur les signatures des documents électroniques. Alors au lieu de devoir gérer une paperasse sans fin, optez pour la signature électronique des déclarations d’impôts. Tant que vous choisissez une solution de signatures électroniques en accord avec les standards du service des impôts, vous pouvez être sûr que vos documents seront juridiquement valables.
  • C’est gagnant-gagnant pour vous et vos clients – en utilisant les signatures électroniques vous simplifiez les aller-retour de document qu’exige la paperasse liée aux déclarations d’impôt. Les Impôts recommandent fortement aux contribuables de remplir leurs déclarations en ligne pour obtenir un remboursement fiscal plus rapidement. En acceptant d’intégrer les signatures en ligne à votre entreprise, vous et vos clients pourraient profiter d’un processus de préparation et de remplissage des déclarations d’impôt pratique et transparent.

La dématérialisation – Comment les entreprises peuvent utiliser les signatures électroniques.

La dématérialisation va considérablement réduire vos tâches administratives. Pour commencer, il vous suffit d’un logiciel de gestion d’entreprise tel que TaxDome qui offre des possibilités de signatures électroniques. Pour faire que le système de signature électronique soit efficace, assurez-vous que le logiciel de gestion d’entreprise est capable de : 

  • Téléchargez des documents sur le compte du client
  • Réclame des signatures électroniques des clients
  • Permet d’ajouter plusieurs signataires
  • Indique où les clients doivent signer
  • Permet d’envoyer facilement des documents à signer 
  • Contient des rappels clients pour les document à signer
  • Contient un système d’authentification (KBA) pour vérifier l’identité des contribuables
  • Permet de voir qui a signé ou refuser de signer les documents 
  • Voir quel compte client ont des signatures électroniques en attente.
  • Télécharger les documents après que le client ait signé

Les Etats américains qui autorisent la déclaration d’impôt avec signatures électroniques.

Il est important de savoir quels états autorisent les déclarations d’impôts avec signature électronique et ceux qui ne nécessitent pas d’être rempli ou signé, pour que vous puissiez communiquer les bonnes informations à vos clients sur la nouvelle fonctionnalité de signature électronique du logiciel de gestion que vous utilisez.

Signatures électroniques autorisées Etats où la signature n’est pas requise Etats où il n’y a pas de remboursements sur le revenue
Connecticut Alaska
Arizona Hawaii Florida
Arkansas Idaho Nevada
California Kansas South Dakota
Colorado Maine Washington
Delaware Minnesota Wyoming
District of Columbia Montana  
Georgia Nebraska  
Illinois New Hampshire  
Indiana North Carolina  
Iowa North Dakota  
Kentucky Ohio  
Louisiane Rhode Island  
Maryland Tennessee  
Massachusetts Texas  
Michigan Utah  
Mississippi Wisconsin  
Missouri    
New Jersey    
New Mexico    
New York    
Oklahoma    
Oregon    
Pennsylvania    
Caroline du sud    
Vermont    
Virginia    
Virginie occidentale    
*Etats avec conditions

  • Louisiane. Non autorisé pour les remboursements de taxe de non résident ou rempli en tant qu’impôt pour l’état uniquement.
  • Virginie occidentale. Non autorisé s’il est rempli en tant qu’ impôt d’état uniquement.

Countries that legalized electronic signatures

  • Brésil
  • Chili
  • Colombie
  • France  
  • Allemagne
  • Italie
  • Israel
  • Japon
  • Mexique
  • Pays-Bas
  • Perou
  • Portugal
  • Espagne
  • Grande Bretagne 

Voir la liste des pays où la signature électronique est légale.

Comment intégrer les signatures électroniques à votre cabinet?

Les signatures électroniques font gagner à votre cabinet du temps et permettent à vos clients de signer efficacement leur déclaration depuis n’importe quel appareil. Bien qu’ils y aient un grand nombre de logiciels et d’applications autonomes qui proposent des signatures électroniques, comptez sur ces applications peut rapidement devenir un inconvénient pour votre cabinet.

L’utilisation de plusieurs applications ne va pas seulement être frustrante pour vos clients mais vous demandera aussi beaucoup de ressources. Pour vous assurer une bonne gestion du management de votre cabinet, vous devriez opter pour une solution tout compris qui vous permettra de gérer de l’accueil de vos clients à l’envoi de document en passant par les signatures. C’est à ce moment précis que des logiciels de confiance de management de cabinets fiscaux, tel que Taxdome, entrent en jeu.

Si vous cherchez une façon efficace d’introduire les signatures électroniques à votre cabinet, Les signatures TaxDome sont sûrement la meilleure offre du marché:

Sur la gauche: L’entreprise peut vérifier le statut du document client; sur la droite: le client signe le document.

Commencez sur TaxDome

Les signatures électroniques ont totalement changé comment les cabinets fiscaux traitent les déclarations d’impôts et autres documents importants. Vous et vos clients pouvez ainsi signer des documents avec facilité, en utilisant la fonctionnalité dans le portail TaxDome.

Lisa Chaud

Lisa Chaud

Lisa est une spécialiste d'étude de marché chez TaxDome. En plus de son expérience dans le B2B et l’e-commerce, la passion de Lisa est de faire des études marketing et présenter ses conclusions à la communauté. Pendant son temps libre, elle aime faire toute sorte de sport.

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