22 02 2021 / Mises à jour de TaxDome Productivité

Mettez en place votre flux de travail en pilote automatique avec des projets et des Automove programmées

Mettez en place votre flux de travail en pilote automatique avec des projets et des Automove programmées

Il y a deux fonctionnalités que vous avez demandées et que vous attendez depuis un moment – pour être capable de créer des projets récurrents et de créer des tâches dépendantes. Vous pouvez dorénavant le faire avec Job Schedules et Automove.

TaxDome vous permet désormais de construire un flux de travail totalement automatisé et customisable adapté à chacun de vos services: impôts, comptabilité, tenue des livres de comptes, etc…

Qu’est-ce que ça veut dire? Pour faire court, Vous pouvez désormais “Mettre en place et oublier”

Par exemple, tous les ans le 5 janvier (c’est la partie planification) vous avez 1040 nouveaux projets créés pour des centaines (ou milliers) de clients. Des emails, organisateurs, messages, contrats, et autres automatisations customisables seront alors envoyés automatiquement.

Ensuite – une fois que l’organisateur est complété et le contrat signé (c’est la partie Automove), votre employé peut être assignée d’une tâche de vérification des informations et une fois que c’est terminé, votre préparateur peut être notifié pour préparer une ébauche de la déclaration de revenue. Ce processus peut se produire des douzaines, des centaines, des milliers de fois – vos processus deviennent  infaillibles et vous pouvez vous concentrer sur l’expansion de votre clientèle et moins sur vos tâches administratives.

Tenue de livres de compte? Pas de problème, par exemple le 5 de chaque mois, vous pouvez avoir un projet mensuel de tenue de comptes créé pour vos clients, déclenchant des messages pour de demande de relevés bancaires. Une fois complétés, vous et vos employés aurez une tâche attitrée.

Maintenant, laissez-nous entrer dans les détails.

Automove : Un guide pratique rapide

Automove déplace vos projets d’une étape à une autre automatiquement quand tous les paramètres requis le permettent, vous permettant d’obtenir l’autonomie recherchée. Le besoin de tout faire manuellement à chaque fois que vos clients vous envoient des documents, effectuent un prépaiement, signent leur contrat, etc… est supprimé.

Une fois que tous les éléments requis sont complétés, le projet passe à l’étape suivante et continue leur chemin dans votre magnifique chaîne de montage d’impôts, de tenue de comptes, de règlement, etc.

Bien sûr, Automove ne convient pas à tout moment c’est pourquoi vous pouvez l’activer et le désactiver à chaque étape de votre pipeline. Dans certains cas vous pouvez vouloir que le projet soit automatisé, dans d’autres cas non.

Par exemple, dès que vos clients se sont inscrits, vous voulez qu’un email de bienvenue avec un nouvel organisateur client soit envoyé. (Nous couvrons ce processus en détail dans un autre article .) L’email ne requiert aucune action de votre part ou de la part de votre client, ça n’impacte donc pas Automove. Un organisateur, en revanche, requiert que votre client le remplisse. Avec Automove activée, une fois que le client a transmis l’organisateur, le processus passe automatiquement au stade suivant. À l’étape suivante, un membre de votre équipe peut être assigné à  « vérifier les documents”. Une fois notée comme complétée, Automove passera le projet au préparateur qui aura pour tâche « préparer la déclaration de revenue”

Faites nous savoir comment vous utilisez ce processus pour automatiser votre cabinet encore plus!

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Job schedules: Mettre en place des projets pour qu’ils se reproduisent à l’intervalle souhaité

La plupart des projets d’impôts et de comptabilité suivent un calendrier qui est sans cesse répété.

Sur TaxDome, vous pouvez maintenant utiliser Job Schedules pour créer des projets récurrents quotidiennement, chaque semaine, tous les deux mois, mensuellement , chaque trimestre, ou annuellement. Les nouveaux projets seront créés pour chaque compte qui est dans le calendrier. Les projets qui sont programmés mais pas encore créés n’apparaîtront pas dans votre liste de projet actuel pour ne pas encombrer votre interface 

Maintenant, comment pouvez-vous utiliser des calendriers dans votre cabinet?

Comptabilité

Si vous avez des clients mensuellement pour la tenue de leurs comptes – vous pouvez dorénavant mettre en place ces projets sur un calendrier mensuel pour les jours souhaités.

Une fois que le travail est créé, les automatisations mises en place au préalable seront déclenchées telles que : un message et une liste de tâche pour mettre à jour leurs relevés de compte et d’autres informations dont vous auriez besoin, avec également votre facture pour le travail chaque mois.

Déclaration de revenu personnel

If you have annual tax clients, you can set those jobs to recur on an annual basis, with a new organizer sent in early January. You can segment your clients by new clients and returning clients – with returning clients receiving a short organizer and different communication.

Si vous avez un client annuel, vous pouvez mettre en place des projets qui se produisent chaque année, avec un nouvel organisateur envoyé début janvier. Vous pouvez partager vos clients dans deux cases : vos nouveaux clients et ceux qui sont revenus – ainsi les clients réguliers recevront un organisateur plus concis et une communication différente.

Clients d’entreprise

Les clients d’entreprise ramènent de gros business, mais requièrent aussi une communication intelligente. Et c’est pourquoi c’est important que vous gardiez vos clients au courant des dates limites comme les frais de retard peuvent être conséquents.

Exemple :

le premier de chaque mois, vous pouvez envoyer un message sécurisé avec une liste pour leur rappeler de vous fournir : leur relevé bancaire du mois et leur fiche de paie.

Ou- Vous pouvez mettre en place des rappels trimestriels pour vos clients d’entreprise pour leur rappeler de de payer le montant estimé

Toutes ces fonctionnalités fonctionnent ensemble pour vous aider à mettre en place des répétitions de processus avec des étapes clés prédéfinies. Différents automatismes sont requis en fonction des clients, pour que vous puissiez filtrer vos comptes clients (en utilisant des tags pour ça) et créer un projet programmé pour chacun d’entre eux de façon groupée. Et juste comme ça vous avez mis en place 100 ou 1000 de vos clients sur le chemin d’une excellente expérience client et vous ne manquez jamais une date d’échéance.

Nouveau : Modèle de projet

Pour rendre votre quotidien plus agréable, nous sommes allées plus loin en créant des modèles de projets. Les modèles de projets vous aident à prédéfinir une description, une priorité, une date d’échéance, ou de laisser des commentaires (les @mentions arrivent, restez informé!).

Maintenant, quand vous créez un projet de fiche de paie ou de comptabilité pour une centaine de clients, vous n’avez pas à ajouter manuellement un contexte pour chacun d’eux. Vous pouvez avoir une date limite prédéfinie pour tous vos 1120 S(le 15 mars, par exemple).

Or, all of your bookkeeping Jobs can have a pre-determined due date of 14 days after the Job is created, coupled with specific notes and guidelines on how to complete the Job.

Ou, tous vos travaux de comptabilité peuvent avoir une date prédéterminée de 14 jours après que le projet a été créé, associé à des notes spécifiques et des lignes directrices sur comment accomplir le travail.

L’automatisation du flux de travail : Comment bien commencer

Personne ne veut passer des heures à faire du travail administratif à la place de faire ce que les clients vous paient à faire vraiment. Les automatisations rendent la vie plus facile, et TaxDome vous permet d’automatiser le flux de travail de votre comptabilité, tenue de livre de comptes, ou votre préparation de déclaration de revenus.

Cependant, bien commencer peut paraître insurmontable. Nous vous comprenons. Nous en avons parlé à deux de nos clients sur TaxDome: Brian Newman de  Brian Newman CPA et Jessica Smith de Tax Savvy Jessica. Jessica a déjà un peu d’expérience avec les systèmes d’organisation de flux de travail, alors que Brian savait qu’il avait besoin d’inclure des automatismes et optimiser des processus de son cabinet en expansion, mais il n’avait pas encore franchi le cap. Brian était dépassé, nous a-t-il admis. Mais après avoir parlé à Jessica tout commence à prendre un sens et Brian a été en mesure de voir les avantages énormes que TaxDome pouvait apporter à son cabinet.  Ils ont partagé chacun leur manière de travailler et les choses qui les ont aidé à tout mettre en place dans un premier temps.

Constantine Vasilakis

Constantine Vasilakis

En tant que Chef de produit, Constantine est responsable de l'évolution de TaxDome. Sa première priorité est d’aider les utilisateurs de TaxDome à faire leur travail plus efficacement, en étant moins stressés. Il adore collecter les commentaires de première main des clients, et délivrer les bonnes options au bon moment.

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