Pourquoi les SMS ne sont pas sécurisés pour vos communications avec les clients et inefficace pour votre cabinet

Envoyez des SMS aux clients est devenue de plus en plus populaire ces dernières années, car ça vous permet de communiquer avec un client en mouvement. Les SMS et les notifications ont un taux de réponses élevé (Il y a une multitude de statistiques comparant les e-mails et les SMS) et c’est pratique pour vos clients.

Mais est-ce optimal et pratique pour votre entreprise? Est-ce que ça correspond aux normes de recommandations de sécurité de l’IRS et garde les données des clients sécurisées? Et, y a-t-il un moyen de fournir le même type de chat, avec pourtant plus de fonctionnalités et de sécurité?

C’est ce que propose le système de messagerie de Taxdome, vous permettant à vous et à votre équipe de gagner du temps et de rester organisé, en autorisant les clients à communiquer à partir de leur téléphone.

Les applications de messagerie ont multiplié par 10 leur croissance depuis 2011 ( alors que les SMS sont en déclin): Pourquoi?

Pour commencer, examinons les SMS & les messages WhatsApp envoyés. Selon Statista, le nombre de SMS envoyés aux États-Unis a culminé en 2011.

Source: https://www.statista.com/chart/12109/

Depuis cette époque, le nombre de messages Whatsapp s’est multiplié par 10.

Pourquoi des milliers de personnes trouvent Whatsapp plus pratique que les SMS? Whatsapp a beaucoup plus d’avantages et de fonctionnalités, tout en étant facile d’utilisation. Nous allons analyser et voir pourquoi la messagerie sécurisée de TaxDome est le niveau au-dessus de la communication de n’importe quel cabinet moderne.

Les SMS ne sont pas sécurisée

La sécurité des données est primordiale de nos jours. L’IRS a publié un nombre incalculable de documents et les meilleures méthodes pour garder les données de vos clients sécurisées, et pourtant les risques sont souvent ignorés. Les SMS (et email) ne sont pas des méthodes de communication sécurisées pour des données en sécurité. C’est une chose de planifier un dîner, s’en est une autre de demander un numéro de sécurité sociale par SMS.

Les messages sécurisés de TaxDome sont, comme leur nom l’implique, une alternative sécurisée, mobile-friendly pour assurer que vous puissiez communiquer avec vos clients de façon efficace, dans le mode de leur choix (téléphone), tout en protégeant les données clients et en se conformant aux recommandations IRS.

Vos clients reçoivent une notification sur leur téléphone ou leur email quand vous leur envoyez un message sécurisé.

Les SMS n’ont pas d’intégration de document

Si un client envoie un fichier par SMS, vous (ou quelqu’un que vous payez) devez télécharger manuellement ce document, et l’organiser. En plus de ne pas être sécurisé (voir le paragraphe précédent), c’est fastidieux et ça vous fait perdre du temps.

Avec TaxDome tout ce que vos clients vous envoient sera directement rattachée  à leur compte, et vous pourrez facilement y avoir accès. Plus de « téléchargement et organisation manuel des fichiers” nécessaire.

Les SMS ne vous rappel pas automatiquement de répondre à vos clients

Déjà oublier de répondre à un message? Ça nous est arrivé à tous. Et nous détestons d’autant plus courir après les clients. Avec les messages sécurisés de TaxDome, vous pouvez mettre en place “auto-nag” et faire des rappels à vos clients automatiquement. Plus de suivi manuel et de devoir se remémorer qui doit ramener quoi. Les SMS (même Whatsapp) n’offrent pas cette fonctionnalité.

Exemple de rappels de message

Vous pouvez contrôler totalement la fréquence et le nombre des rappels envoyés (peut-être 3? ou bien 10?). Communiquer avec vos clients (même automatiquement) de la façon dont vous voulez le faire.

Les SMS n’ont pas de liste de tâche

Avez-vous déjà commencé une conversation et 5 messages plus tard vous êtes totalement hors sujet à cause de questions de courtoisie, et maintenant vous ne savez plus ce dont vous avez besoin? Les SMS sont une longue chaîne de messages sans organisation.

Vos clients ne perdent jamais le suivi de ce dont vous avez besoin, sur TaxDome . Peu importe le sujet de vos conversations ou le nombre de messages, leur liste de choses importantes sera toujours visible et facilement accessible à partir des messages sécurisés ainsi que dans leur onglet des choses à faire.

Le manque d’organisation des SMS

Quand les clients répondent au messages, vous avez à trier manuellement leurs réponses. Une longue chaîne de SMS peut être difficile à passer au crible, d’autant plus dans un contexte d’entreprise.

Les messages sécurisés TaxeDome vous permettent de commencer une nouvelle discussion pour des sujets différents ( et ça peut être automatisée, pour que chaque mois vous puissiez envoyer un nouveau message avec votre liste de tâches mise à jour). Vous pouvez archiver des messages, et dans 6 mois quand votre entreprise aura grandi et que vous aurez de nombreux membres d’équipe, ils pourront voir facilement l’historique de communication dans le profil du client.

Les SMS ne sont pas mort; ils ont leur utilité

Cependant, les SMS ont quand même leur place. C’est facile. Tout le monde sait comment les utiliser et ça ne requiert aucune formation. En plus, certaines personnes peuvent avoir des téléphones plus anciens et ne veulent pas installer d’application.

C’est pourquoi TaxDome va ajouter les SMS comme outil de communication en 2022 – mais nous pensons que les fiscalistes devraient voir les SMS comme un plan de secours, pas leur moyen de communication principale pour les raisons mentionnées ci-dessus.