Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de cabinet?

Un logiciel de gestion de cabinet fiscal aide les entreprises fiscales à fluidifier la plupart de leurs tâches les plus importantes. La planification, la facturation, et même la communication peuvent toutes être effectuées dans un logiciel de gestion pour faire que votre entreprise soit organisée et structurée.

Qu’est ce qu’un logiciel de gestion de cabinet comptable?

Les entreprises de toutes tailles peuvent utiliser un logiciel de gestion de cabinet pour améliorer:

• La communication
• L’efficacité
• L’organization

Les professionnels d’une entreprise peuvent aussi utiliser ce logiciel pour déléguer des tâches, rester à jour de la chronologie des projets, suivre et facturer les projets, et même créer de nouveaux projets en utilisant des modèles complets.

Quand les clients demandent des nouvelles ou qu’un rapport doit être envoyé à un client, l’expert comptable qui gère le projet peut envoyer le rapport directement dans le logiciel. Les fichiers et d’autres documents importants peuvent être stockés et partagés dans le logiciel pour une meilleure flexibilité.

Maintenant que nous avons répondu à “Qu’est ce qu’un logiciel de gestion de cabinet comptable,”il est temps d’apprendre pourquoi vous avez besoin d’un système en place dans votre cabinet.

Pourquoi avez-vous besoin d’un système de gestion de cabinet?

Un logiciel de gestion de cabinet pour les entreprises fiscales est essentiel parce qu’il réduit le risque d’erreurs humaines. Imaginez un nouveau comptable prenant le projet en cours d’un client. Pendant la réunion initiale avec le management, une erreur a été faite et on a dit au nouveau responsable du projet que la date d’échéance du projet était le 1er mai.

Cependant, le projet doit être rendu le 1er mars, avant la date d’échéance donnée.

Si le projet avait été ajouté au système de gestion correctement, la date limite n’aurait jamais manqué et vos clients n’auraient pas été pénalisés.

Les plus grandes entreprises peuvent avoir des douzaines ou centaines de projets en même temps. Comptez les heures facturables pour les employés est aussi une fonction complète et qui fait gagner du temps de la plupart des logiciels de gestion de cabinet. Quand le traqueur de temps est construit dans la  plateforme, ça aide l’entreprise de plusieurs façons:

1. les heures facturables sont toujours notées, pour que vous ne devez jamais payer vos employés pour plus d’heures que nécessaires. 
2. Les heures facturables sont correctement facturées au client, pour que vous ne perdiez jamais de revenu.

Les systèmes de gestion aident à fluidifier les systèmes comptables de votre entreprise dans un seul emplacement. Quand ils sont correctement mis en place, votre entreprise peut réduire les erreurs, améliorer la satisfaction du consommateur, et l’efficacité.

Et c’est seulement le début de ce que le bon logiciel de gestion de cabinet peut offrir à votre entreprise.

Les avantages d’un logiciel de gestion de cabinet pour les entreprises fiscales 

Un logiciel de gestion est à double face, ça signifie qu’il est avantageux pour votre entreprise et pour vos clients. Imaginez votre administrateur fiscal travailler sur le nouveau projet d’un client. L’équipe administrative pourrait avoir une douzaine ou une centaine de documents à:

• Télécharger
• Sauvegarder
• Imprimer
• Organiser

Beaucoup de temps et de ressources passent dans la gestion, mais ce temps et ces ressources peuvent aussi être réduits. Au lieu d’avoir à gérer plusieurs processus, toutes les communications peuvent être faites via les outils de communication du logiciel.

Les clients peuvent aussi être configurés avec leur propre portail.

Lorsque l’administrateur a besoin d’un relevé bancaire ou d’un autre fichier, il peut envoyer un message rapide au client. Une fois que le client télécharge le fichier, il est enregistré automatiquement dans le logiciel et organisé.

Les logiciels de gestion de cabinet pour les petites entreprises fiscales permettent aux entreprises d’embaucher plus de clients, de maintenir leurs activités organisées et rationalisées, et de leur faire économiser du temps et de l’argent. Lorsqu’une plateforme centrale peut être utilisée pour créer et gérer des projets, la satisfaction des clients s’améliore.

Les avantages d’un logiciel de gestion de cabinet pour les clients 

Les entreprises peuvent être inondées de fichiers, mail, et communications, mais les clients doivent aussi gérer plusieurs portails, documents à signer, factures, et e-mails.Pour les clients, travailler avec un fiscaliste peut être accablant et épuisant.

Cependant, un logiciel de gestion de cabinet peut aider.

Utiliser un outil unique, comme TaxDome, améliore l’expérience client parce que tout est dans un seul emplacement. Si votre équipe a besoin de demander des nouveaux formulaires ou des fichiers à un client, ils peuvent voir la demande sur leurs téléphones et télécharger les fichiers à partir de l’application 

Tout peut être fait dans un portail simple, notamment :

• Télécharger des fichiers 
• Remplir des formulaires
• Signer électroniquement des documents
• Payer des factures 

Les clients ont seulement besoin d’un lien pour se connecter à leur portail client  et accomplir leurs obligations en tant que client. Quand tous les fichiers, communications, et autres tâches sont dans un seul endroit, cela améliore drastiquement l’expérience client.

Le bon logiciel de gestion de cabinet aura les fonctionnalités dont votre entreprise aura besoin pour améliorer les relations et l’expérience client tout en offrant la meilleure des expériences aux employés et aux clients. 

Les fonctionnalités du meilleur logiciel de gestion 

Le meilleur logiciel de gestion de cabinet devra avoir les fonctionnalités dont votre entreprise à besoin pour fluidifier ces projets. Beaucoup de fonctionnalités pourraient être disponible, mais les cinq plus importantes pour un logiciel de gestion de cabinet sont:

1. Partage de document facile et sécurisé: Les portails peuvent permettre aux clients de rapidement télécharger leurs fichiers sur une plateforme sécurisée. Les entreprises peuvent alors partager des documents et des fichiers avec le client sur la même plateforme sans devoir utiliser des chaînes d’e-mails encombrantes. 
2. Portail client user-friendly: Le portail que le client utilise devrait être user-friendly et facile à utiliser. La facilité d’utilisation augmente l’utilisation du portail et améliore l’expérience client.
3. Des E-signatures en accord avec l’IRS: Offrir l’option de signature électronique en utilisant des signatures en accord avec l’IRS aide à accélérer les projets pour vos clients et entreprises. 
4. Paiements en ligne: Accepter les paiements directement dans votre portail client peut augmenter la rapidité des paiements et aider à réduire les risques de paiements en retard.
5. Gestion facilitée des tâches et des projets: Créer des nouvelles tâches et projets est un processus fastidieux. Votre logiciel devrait avoir des modèles, ou permettre de les créer, pour rendre le processus plus rapide.

Avant de choisir un logiciel pour votre entreprise, faites en sorte que la démo de produit ou le temps passé à lire les fonctionnalités vous assure que le logiciel correspond aux besoins de votre entreprise.

Note finale

Les logiciels de gestion de la pratique comptable font partie intégrante de la croissance et de l’évolution d’un cabinet comptable. Lorsqu’une entreprise prend de l’expansion, il est plus important que jamais de mettre en place des systèmes qui permettent de communiquer facilement avec les équipes et les clients, de créer des projets, de partager des documents, de recevoir des paiements et de respecter des délais stricts.

Si votre entreprise n’utilise pas le meilleur logiciel de gestion des pratiques, il est temps d’en envisager un.

TaxDome offre des fonctionnalités de pointe, une interface conviviale et toutes les fonctionnalités clés décrites précédemment.