04 05 2022 / Gestion de clientèle

Une liste de choses à faire complète pour l’onboarding de nouveau client pour les déclarations d’impôts et la comptabilité 

Une liste de choses à faire complète pour l’onboarding de nouveau client pour les déclarations d’impôts et la comptabilité 

Savez-vous combien de temps dure votre processus d’onboarding en moyenne? 

Qu’en est-il de l’industrie en général ? 

Et si nous vous disions que selon les données receuillies par Karbon, la moyenne d’un processus d’onboarding est de 60 jours pour un nouveau client? Vous serez sûrement d’accord pour dire que c’est trop lent à l’ère d’internet ou quasiment tous les processus sont automatisés.

Pourquoi un processus d’onboarding client est un must

Dans les affaires, vous n’avez qu’une chance de faire bonne impression – et la lenteur est rarement le sentiment que vous voulez transmettre.  

Cette expression ne décrit pas seulement les rencontres fortuites et les premières réunions, mais pourrait aussi s’appliquer au processus d’onboarding des clients. À cette étape, votre entreprise établit ses titres de compétence et établit des attentes quant à la façon dont vous travaillez et à ce que vous pouvez faire pour aider vos clients à atteindre leurs objectifs d’affaires. 

Une procédure d’onboarding optimisée et efficace pour les nouveaux clients vous aide non seulement à travailler ensemble plus efficacement pour atteindre des objectifs communs, mais détermine également les contours de la relation.

« Mais qu’en est-il des anciens clients? » Vous vous posez peut-être la question. 

Un processus d’onboarding normalisé aide non seulement les nouveaux clients et votre entreprise à démarrer du bon pied, pour ainsi dire, du point de vue des affaires, mais il peut aussi aider vos clients plus âgés à se familiariser avec votre nouveau processus. En fait, vous aurez probablement besoin d’un processus d’onboarding chaque fois que votre entreprise introduit un nouveau service, outil ou processus sur le marché.

Quels sont les avantages de votre entreprise à avoir un processus d’onboarding optimisée 

En plus de faciliter le début de chaque processus, une liste de choses à faire pour le processus d’onboarding optimisée fournit aussi à votre entreprise des avantages en matière de retour. Comment ça? Des listes de vérification efficaces sur l’onboarding des nouveaux clients ont démontré des corrélations avec l’augmentation des taux de fidélisation des clients et la rentabilité globale de la relation avec les clients.

Quelle est l’importance de la fidélisation des clients pour la réussite de votre entreprise? 

Des recherches ont montré qu’une augmentation de 5 % du taux de fidélisation de votre clientèle pourrait donner lieu à une augmentation de 25 % des bénéfices de votre entreprise. Comme vous pouvez facilement le voir à partir des chiffres, une liste de vérification de l’onboarding des clients vous aide à simplifier les processus et à en tirer des gains financiers tangibles.

Firm of the Future reports, « Pour ce qui est de l’onboarding des meilleurs cabinets comptables, l’un des principaux facteurs communs est qu’ils disposent d’une ressource dédiée uniquement pour accueillir de nouveaux clients (ou de temps dédié chaque semaine). La raison sous-jacente de ce succès est qu’il élimine le délai entre les demandes des clients. Dès qu’une demande ou une tâche est terminée, la suivante attend dans la boîte de réception du client. Il met à profit le niveau émotionnel élevé du client dans l’exécution d’une tâche antérieure, tout en capitalisant sur la situation dans laquelle votre projet est prioritaire. »

La liste de vérification de l’onboarding des nouveaux clients rendra les résultats de l’interaction avec les clients plus sûrs et prévisibles que jamais, ce qui vous permettra de prendre des décisions stratégiques au sujet de la relation d’affaires à court et à long terme.

Nouveaux modèles de checklist pour l’onboarding des clients

Chez TaxDome, nous comprenons que chaque entreprise est différente et a différents besoins. Par conséquent, des solutions ou des modèles universels ne sont pas les meilleurs conseils en matière de services de tenue de livres ou de comptabilité.

Nous avons regroupé les modèles de checklist pour l’onboarding client qui aide nos clients à étendre leur cabinet . Ces nouveaux modèles de checklist pour les nouveaux clients ont aménagé chaque étape du processus clairement . N’hésitez pas à les utiliser pour commencer à personnaliser vos processus en fonction des besoins de votre entreprise. 

Modèle d’onboarding Client 1: nouvelle checklist pour les clients qui font leur déclaration d’impôt

Étape 1: Bienvenue 
  1. Envoyer une lettre d’engagement 
  2. Envoyer un organisateur de tax 
  3. Envoyer un e-mail de bienvenue 
Étape 2: Vérifier les documentsTâche: vérifier les documents des clients
Étape 3: Préparer la déclaration
  1. Envoyer e-mail: votre déclaration a été préparée
  2. Tache: entrée de données pour la déclaration d’impôt 
Étape 4: Vérification du managerTâche: Contrôle qualité
Étape 5: Être payéTâche: créer une facture 
Étape 6: Signature électronique
  1. Tâche: Envoyer des documents pour e-signature
  2. Envoyer e-mail: étapes finales
Étape 7: E-file
  1. Envoyer un e-mail: Préparation de l’envoi du fichier électroniquement
  2. Task: Envoie
Étape 8: Merci
  1. Envoyer des e-mails: votre déclaration a été envoyé, merci de faire des affaires avec nous
  2. Tâche: Clôturer la déclaration 

Voici le meilleur pour commencer et travailler pour les solopreneurs.

Le processus initial commence avec un contrat, un organisateur, et un e-mail de bienvenue. Nous suggérons l’utilisation d’organisateur d’impôts (questionnaires)pour demander les données des clients: déclaration des années précédentes, W2, SSN, 1099 R, etc. Si vous ne voulez pas qu’il télécharge des données via un organisateur, envoyer cette checklist via email ou créer une liste de choses à faire pour vos clients dans TaxDome.

À l’étape 4, vous pouvez demander l’approbation du client de votre document (vous pouvez automatiser ça dans TaxDome) ou planifier un appel avec eux. Dans le dernier cas, vous pouvez remplacer la seconde tâche avec un “envoyer un message pour choisir une date dans le calendrier”.

À l’étape 6, vous pouvez verrouiller les documents à une facture dans TaxDome, pour que les clients puissent voir que vous avez téléchargé leur déclaration mais ne pourront pas y accéder s’il ne paie pas la facture. Une fois la facture payée, la déclaration est automatiquement déverrouillée.

À l’étape 8, vous pouvez utiliser un e-mail de remerciement pour demander un avis aux clients. Les avis des clients sont la façon la plus efficace pour augmenter votre clientèle sans coût.

Modèle d’onboarding client 2: nouvelle checklist pour les clients fiscaux

Étape 1: Bienvenue 
  1. Envoyer une lettre d’engagement 
  2. Envoyer un e-mail de bienvenue 
  3. Tâche: créer un pré paiement
  4. Envoyer des organisateurs d’impôts 
  5. Tache: Appliquer un tag
Étape 2: Vérifier les documents docsTâche: Vérifier les documents client 
Étape 3: Préparer la déclaration 
  1. Envoyer e-mail: votre déclaration est en train d’être préparée 
  2. Tâche: entrée de données de la déclaration
Étape 4: Vérification du retour
  1. Tâche: vérification du retour
  2. Tâche: Obtenir l’approbation du client
    1. Télécharger le  document, demander l’approbation.
    2. Associer les documents au projet. Quand l’approbation arrive, le projet passera à l’étape suivante automatiquement
Étape 5: être payé Tâche: créer une facture 
Étape 6: E-signature
  1. Envoyer les documents pour la signature électronique 
  2. Envoyer e-mail: Attendre pour le paiement et la signature électronique 
Étape 7: Envoyer le fichier
  1. Envoyer e-mail: votre signature électronique est reçue
  2. Tâche : Envoyer le fichier
Étape 9: Remerciement
  1. Envoyer un e-mail: votre déclaration a été envoyée, merci de faire des affaires avec nous. 
  2. Créer une tâche: Clôturer la déclaration

Cette liste de vérification est une variante plus tordue de la précédente. Nous vous suggérons d’effectuer un paiement anticipé à l’étape 1 pour vous assurer de ne pas courir après les clients une fois votre travail terminé. 

À l’étape 1, nous avons inclus l’application de tag. Les tags facilitent le tri rapide des clients et les actions groupées.

Modèle d’onboarding client 3: onboarding de client de déclaration d’impôt

Étape 1: Bon retour
  1. Envoyer un e-mail: Bienvenue dans la saison des impôts [year] 
  2. Envoyer un e-mail: Instructions sur comment travailler avec un nouveau portail 
Étape 2: Lettre d’engagement
  1. Envoyer lettre d’engagement 
  2. Tâche: Pré Paiement de facture
  3. Tache: Appliquer un tag
Étape 3: demande de documents
  1. Envoyer organisateur d’impôt du client 
  2. Envoyer un e-mail: Veuillez nous fournir ces documents
Étape 4: Documents reçus
  1. Envoyer e-mail: Nous avons reçu vos documents
  2. Tache: Verification des documents 
Étape 5: Demander les informations manquantesEnvoyer un message sécurisé : certains documents sont manquants 
    • Ajouter une liste de tâches: Document 1, document 2, document 3
Étape 6: Préparer la déclaration
  1. Tâche: Préparer la déclaration
  2. envoyer e-mail: votre déclaration est en train d’être préparée
Étape 7:  Vérification de la déclaration
  1. envoyer e-mail: programmez un rendez-vous 
  2. Tâche: vérification de la déclaration 
Étape 8: E-signature & facture
  1. Envoyer les documents pour e-signature
  2. Tâche: créer une facture
  3. Envoyer un e-mail: attendre pour un paiement et e-signature
Étape 9: E-file
  1. Envoyer e-mail: e-signature reçue, envoie du fichier prévu
  2. Tâche: envoie du fichier
Étape 10: Remerciement
  1. Envoyer un e-mail: votre déclaration a été envoyée, merci d’avoir fait affaire avec nous.
  2. Créer une tâche: clôturer la déclaration

Utilisez un e-mail pour informer les clients de vos heures de travail, de vos taux horaires et d’autres changements. Par exemple, que vous êtes devenu une entreprise 100% virtuelle et que vous n’acceptez pas les documents hors ligne, ou que vous facturez un dépôt cette année. Rassurez-les en leur disant que leurs déclarations de revenus sont entièrement sous contrôle.

Si vous voulez présenter TaxDome à vos clients, vous pouvez suivre ce guide avec des modèles d’e-mail déjà prêt et les inclure dans vos envois d’e-mail .

Nous avons également décrit l’étape 5 où nous communiquons avec les clients si nous avons besoin d’autres documents de leur part. Si vous n’avez pas besoin d’un rappel supplémentaire pour relancer un client, supprimez cette étape.

À l’étape 7, vous pouvez prendre rendez-vous avec les clients avant de préparer leur déclaration pour discuter de leurs options ou, par la suite, examiner les résultats ensemble — c’est à vous de décider. Et n’oubliez pas d’inclure le lien vers votre calendrier!

Une solution globale

Votre nouveau modèle de checklist pour l’onboarding des clients aide à définir la durée de la relation d’affaires à suivre. Profitez de cette occasion pour communiquer les attentes, les services offerts et obtenir les renseignements nécessaires et requis de votre nouveau client.

TaxDome vous permet d’automatiser complètement le processus d’onboarding de nouveau client, incluant l’envoi de lettre d’engagement, les factures, les organisateurs et les rappels automatiques de clients pour terminer. Ce système robuste permet à votre entreprise d’acquérir de nouvelles affaires stratégiquement, d’injecter des capitaux, et d’augmenter les revenus. 

Rejoignez notre démo quotidienne pour voir comment vous pouvez l’incorporer à votre cabinet.

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Lisa Chaud

Lisa Chaud

Lisa est une spécialiste d'étude de marché chez TaxDome. En plus de son expérience dans le B2B et l’e-commerce, la passion de Lisa est de faire des études marketing et présenter ses conclusions à la communauté. Pendant son temps libre, elle aime faire toute sorte de sport.

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