Constantine Vasilakis
3 Min.
Come possono i clienti avvisare lo studio quando hanno finito di caricare i documenti?
Molti studi si chiedono: “Come fa il mio cliente a dirmi che ha finito di caricare i documenti”?
In generale, consigliamo agli studi di utilizzare il flusso di lavoro e le utili funzioni che hanno un chiaro stato di “completamento”, come i questionari (che il cliente può inviare) e le attività del cliente (che il cliente può completare). Un esempio di come funziona può essere visto in questo breve video di 2 minuti, in cui mostriamo come un lavoro (dichiarazione dei redditi, contabilità mensile, ecc.) può passare dal “campo del cliente” al “tuo campo” automaticamente quando il cliente invia il suo questionario. In questo modo è facile sapere sempre chi deve fare cosa: siete voi che aspettate il cliente o è lui che aspetta voi?
L’automazione del flusso di lavoro aiuta a raccogliere i dati e a comunicare il vostro valore.
Per tutti gli studi, che si tratti di un team di 5 o 20 persone o di una ditta individuale, consigliamo di utilizzare l’automazione del flusso di lavoro. Con l’automazione di TaxDome, è possibile aggiungere non solo gli aggiornamenti interni, ma anche la comunicazione esterna che può mostrare il vostro valore ai clienti in ogni fase del processo.
Kellie Parks, contabile e partner di TaxDome, nella schermata qui sotto racconta la sua esperienza di cliente di un servizio (disinfestazione) per il quale ha pagato un canone mensile. Mentre il servizio veniva erogato, lei, da profana, non aveva esattamente idea di cosa si trattasse nel dettaglio (è esperta di molte cose, ma non di disinfestazione). La cosa fondamentale da capire è che i vostri clienti si sentono esattamente così quando non ricevono vostre notizie. Utilizzando le automazioni di TaxDome è possibile non solo automatizzare la raccolta delle informazioni sui clienti, ma anche automatizzare le comunicazioni esterne in ogni fase del processo.
“Mi sono dimenticata di quanto fosse brutto, grazie al fatto che fosse fatto così bene”. Mentre il lavoro mensile che svolgete è la “funzione“, comunicando (attraverso l’automazione di TaxDome) potete spiegare il vostro valore (emozione). Questo è ciò che distinguerà il vostro studio e l’esperienza del cliente dalla concorrenza, aumentando la fidelizzazione e creando un rapporto più stretto tra studio e cliente.
Qui invece abbiamo Eric Gray di Evolution Accounting, che spiega come ha integrato questo sistema in TaxDome e l’effetto che ha avuto sull’esperienza del cliente.
Risorse disponibili per configurare l’automazione e aggiungere il flusso di lavoro nel vostro studio professionale
Vi ricordiamo che l’assistenza di TaxDome è gratuita e inclusa in ogni licenza. Disponiamo inoltre di modelli già pronti da aggiungere nel vostro studio con la funzione plug-and-play. Date un’occhiata al nostro webinar: Prepararsi alla stagione fiscale e potete anche copiare l’esatto modello utilizzato in questo webinar dalla libreria dei modelli. Adesso sono disponibili ancora più funzioni, ma l’idea generale che vogliamo trasmettere è la stessa.
I passaggi che vi consigliamo per iniziare:
- Corso TaxDome Academy – gratuito e incluso
- Formazione 1:1 – gratuita e inclusa
Di seguito riportiamo un video di 2 minuti, tratto dal nostro corso Academy, sul flusso di lavoro che illustra l’automazione e la comunicazione con i clienti.
Oltre alle opzioni che TaxDome offre, direttamente e gratuitamente, è possibile avvalersi di consulenti certificati TaxDome. Si tratta di venditori esterni controllati che offrono servizi e configurazioni individuali per gli studi. Spesso si tratta di altri professionisti o esperti di tecnologia che forniscono servizi personalizzati.
Opzioni del pulsante “Caricamento completato” per il portale clienti
Chi non utilizza queste funzioni ha flussi di lavoro più ambigui. All’inizio di quest’anno abbiamo introdotto delle funzioni volte a risolvere questo problema, in particolare la casella “Caricamento completato”, che appare dopo che un cliente ha caricato un documento.
I test e i feedback hanno dimostrato che, pur essendo utile, gli studi professionali cercavano una soluzione più chiara, che fosse visibile in ogni momento, non solo dopo aver caricato un documento.
Con questa versione, è possibile aggiungere un pulsante “Caricamento completato” alla home page del portale clienti e alla sezione Documenti dello studio. Quando viene selezionato, i membri del team che seguono l’account ricevono una notifica nella Inbox+ e/o via email, a seconda delle impostazioni di notifica. Questa funzione è opzionale e può essere attivata/disattivata nelle impostazioni dello studio.
Scegliete le opzioni più adatte al vostro studio
Con questa versione, potete scegliere quali pulsanti abilitare nel vostro portale.
- Pulsante “Caricamento completato” nell’interfaccia
a. Se abilitato, il pulsante appare nell’area iniziale del portale clienti e anche nella sezione documenti del portale clienti. - Casella di controllo “Caricamento completato” nel menu di caricamento dei documenti
a. Se abilitato, il pulsante apparirà nella barra laterale di caricamento dei documenti dopo che il documento è stato caricato.
Per quanto riguarda questa funzione, aggiungeremo anche una casella di “commento” (facoltativa) in cui i clienti potranno aggiungere un ulteriore commento per voi dopo aver premuto il pulsante “Fine del caricamento”.
Per una spiegazione più approfondita di questa funzione, consultate il nostro articolo di supporto.
Constantine Vasilakis
Come responsabile capo prodotto, Constantine è responsabile dello sviluppo di TaxDome. La sua massima priorità è aiutare gli utenti di TaxDome a fare il loro lavoro in un modo più efficace e con meno stress. È appassionato nel raccogliere il feedback dei clienti di prima mano e nel fornire le caratteristiche giuste al momento giusto.
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