11 02 2021 / Flusso di lavoro dei documenti

Come semplificare il processo della preparazione delle tasse con moduli e organizzatori personalizzabili

Come semplificare il processo della preparazione delle tasse con moduli e organizzatori personalizzabili

Le aziende contabili e fiscali si affidano agli organizzatori per ottenere dai clienti le informazioni necessarie per facilitare il loro lavoro. Offrono un’opzione più efficiente e conveniente per semplificare l’inserimento dei clienti e il flusso di lavoro. Non devi portare i tuoi clienti attraverso il noioso processo di compilazione di moduli PDF che devono essere presentati a te o consegnati al tuo front desk.

Mentre gli organizzatori personalizzati sono uno strumento eccellente per i professionisti della contabilità, molte aziende si affidano ancora ad altri strumenti di creazione di moduli come Google Forms, Cognito, Paperform e Typeform per ottenere informazioni dai loro clienti. Ognuno di questi strumenti ha i suoi punti di forza e di debolezza quando si tratta di ottenere i dati dei clienti. Ecco perché è fondamentale scegliere la soluzione giusta per il vostro studio.  

Per aiutarti ad iniziare, daremo un’occhiata a:

  • Cos’è un organizzatore e quali sono i suoi benefici
  • Perché gli organizzatori PDF sono una soluzione superata
  • Gli strumenti disponibili e i loro pro e contro
  • Perché avere un organizzatore all’interno di un portale è una soluzione migliore
  • Perché dovreste scegliere l’organizzatore personalizzabile di TaxDome

Cos’è un organizzatore? 

Un organizzatore è semplicemente un insieme di domande create da uno studio contabile o fiscale per aiutarli ad ottenere le risposte di cui hanno bisogno dai clienti per facilitare il loro flusso di lavoro. Offre alle aziende un modo migliore e più veloce per ottenere informazioni fondamentali, mentre permette ai clienti di completare l’organizzatore dalla comodità delle loro case in qualsiasi momento.

Perché gli organizzatori PDF sono una soluzione superata

Per molti anni, gli studi di contabilità hanno usato questionari personali per ottenere informazioni sui clienti. Anche prima, i professionisti dovevano programmare le interviste con i clienti per fare domande e prendere nota delle loro risposte. Poi sono arrivate le stampe dei questionari in PDF, che i clienti compilavano a mano e spedivano o lasciavano all’ufficio dello studio. Anche se questo ha funzionato bene, i questionari hanno aggiunto al carico di lavoro necessario perché si devono memorizzare, analizzare e anche digitalizzare le risposte.  

Quando le aziende si sono rese conto di questo inconveniente, hanno iniziato a passare a soluzioni online come Google Forms per digitalizzare le informazioni dei clienti. Tuttavia, non offriva una soluzione completa perché non poteva integrare i moduli nel CRM dello studio. I clienti dovevano fare affidamento su un’altra piattaforma per completare i moduli. Questo ha influenzato significativamente l’esperienza dell’utente e l’attrattività del marchio.

Confronto tra strumenti di costruzione di moduli online e organizzatori


Google Forms

Google Forms ti permette di creare moduli personalizzati per questionari o sondaggi utilizzando temi preimpostati o da zero. Hai solo bisogno di un account Google per iniziare. Le società di contabilità possono utilizzare questo costruttore di moduli online per creare tutti i campi che vogliono per raccogliere le informazioni di cui hanno bisogno dai clienti, raccogliere i pagamenti e firmare i contratti.  

Pro

  • Gratis 
  • Facile da usare con un metodo rapido per visualizzare i risultati
  • Sono disponibili tanti modelli per la personalizzazione
  • Gli utenti possono modificare, suggerire e aggiungere commenti, garantendo una collaborazione facilitata
  • Accesso all’intero ecosistema cloud di Google, specialmente per gli utenti di G Suite

Contro

  • Ramificazione limitata, che funziona solo su specifici tipi di domande
  • Nessuna opzione di branding, non sembra il documento ufficiale della tua azienda
  • Funzionalità troppo semplice con limitate capacità di personalizzazione
  • Non è progettato per la costruzione di moduli dedicati di cui le aziende hanno bisogno

Verdetto: Mentre Google Forms è ottimo per la creazione di semplici questionari, non è l’ideale per le aziende di contabilità e tasse che hanno bisogno di più funzionalità e personalizzazione in un organizzatore. 

Cognito

Cognito è un potente costruttore di moduli online trascina-e-rilascia con un’interfaccia facile da usare con la flessibilità e il layout di cui avete bisogno. Le società di contabilità possono usarlo per costruire moduli di contatto, facilitare l’inserimento dei clienti e persino raccogliere ed accettare i pagamenti dei clienti. Supporta la crittografia dei dati ed offre funzioni avanzate come le firme elettroniche, integrazioni attraverso Zapier e opzioni multiple di pubblicazione per creare moduli complessi.   

Pro

  • Un flusso di lavoro integrato che permette la revisione degli invii
  • Facile da usare per tutti i tipi di moduli
  • Integrazione con Zapier
  • Facile ordinamento delle domande e delle risposte

Contro

  • Meno notifiche e-mail ripetitive
  • Opzioni di modelli limitati per funzionalità estetica
  • Non molto nell’analisi e nel reporting dei dati nei moduli

Verdetto:

Cognito è eccellente per creare, pubblicare e gestire moduli che possono essere incorporati direttamente in un sito web. Puoi usarlo anche per l’onboarding, ma ha capacità limitate quando si tratta di dare alla tua azienda contabile completa visibilità ed automazione sul tuo flusso di lavoro.

Paperform

Paperform facilita la creazione di un modulo online per qualsiasi necessità, velocemente e senza conoscenze tecniche. Puoi inserire molto più di semplici domande per ottenere informazioni dai clienti del tuo studio contabile o durante l’onboarding – puoi inserire video, immagini e testo ovunque nei moduli. 

Pro

  • Un’interfaccia minimalista e facile da usare
  • Facile inserimento di foto e video nei moduli
  • Personalizzazione ampliata dei moduli per un migliore branding
  • Numerosi modelli di moduli e layout
  • Pacchetti di tariffe flessibili
  • Zapier ed altre integrazioni

Contro

  • Funzionalità limitate a livelli  base
  • Necessità di aggiornamento per funzionalità aggiuntive e integrazioni
  • I moduli incorporati possono essere un pochino più lenti
  • Curva di apprendimento per utilizzare appieno il costruttore di moduli

Verdetto:

Come altri costruttori di moduli online, Paperform non è un’opzione ideale per le aziende di contabilità e tasse che cercano un modo più conveniente e facile per ottenere informazioni dai clienti. Creare i moduli e spedirli ogni volta quando stai facendo l’onboarding dei clienti può essere seccante.  

Typeform

Se amate l’alta estetica, Typeform è una soluzione eccellente per le vostre esigenze di creazione di moduli per indagini contabili. Offre temi e layout personalizzati per personalizzare i moduli in base al vostro marchio.   

Pro

  • Moduli e questionari più attraenti che aumentano i tassi di completamento
  • Grande equilibrio tra utilizzabilità e funzionalità
  • Vasta libreria di modelli di questionari
  • Notifiche di alto livello facili da analizzare

Contro

  • Meno opzioni di funzioni per le aziende più grandi
  • Esportazione rudimentale dei dati che influisce sull’utilizzabilità
  • Non offre la propria funzionalità collaborativa come Google Forms 
  • Mancanza di flessibilità quando si personalizzano i moduli per abbinare il proprio marchio

Verdetto: Typeform è più adatto per la creazione di moduli di questionari che per ottenere direttamente informazioni specifiche sul cliente. Anche se è bello, le sue funzionalità non sono un pacchetto completo di ciò di cui le aziende contabili hanno bisogno per assumere il controllo delle loro interazioni cliente-impresa.  

TaxDome Organizer

L’organizzatore TaxDome vi aiuta a creare questionari completamente personalizzabili includendo ogni situazione di cui il vostro studio può aver bisogno, garantendo al contempo un’esperienza ottimale per il cliente. È lo strumento definitivo per espandere l’onboarding dei clienti e la gestione del flusso di lavoro nel tuo studio e la soluzione perfetta per impostare ed automatizzare il flusso di lavoro del tuo studio.

Pro

  • Completamente personalizzabile e con marchio personalizzato
  • Mobile-friendly con tutto autosalvato 
  • Promemoria automatici e stato del progresso del cliente
  • Incorporato nel CRM – niente “scarica lì e carica qui” 
  • Modelli pronti all’uso da parte di professionisti del settore fiscale
  • Crittografia dei dati 
  • Automatizzato per l’inserimento del cliente e il flusso di lavoro

Contro

  • Curva di apprendimento per personalizzare completamente l’organizzatore (sessioni di onboarding 1-1 gratuite e webinar sul prodotto disponibili)
  • Manca l’integrazione con vari software fiscali 
  • Gli organizzatori condizionali sono in arrivo

Verdetto:

Gli organizzatori TaxDome sono completamente personalizzabili, con salvataggio automatico e digitali. Ti permette di creare questionari interattivi che ti aiutano a raccogliere tutte le informazioni di cui hai bisogno dai tuoi clienti. È possibile creare più organizzatori con tutte le tue domande importanti già pronte per l’onboarding dei clienti e per rispondere alle domande più frequenti. Sono anche ottimi come automazione nelle tue pipeline, in modo che siano automaticamente inviati ai clienti quando necessario. 

Gli organizzatori di TaxDome sono completamente personalizzabili e facili da usare sia per le aziende che per i clienti.

Perché avere un organizzatore all’interno di un portale è la soluzione migliore

Se guardi i vari strumenti che abbiamo messo a confronto sopra, puoi vedere la differenza tra l’uso di strumenti indipendenti come Typeform, Paperform, Google Forms e Cognito per ottenere informazioni sui clienti e un organizzatore personalizzato all’interno del portale di uno studio. Dimenticati di dover fare il doppio lavoro. Gli organizzatori di TaxDome ti permettono di richiedere ai tuoi clienti di fornire informazioni specifiche e di caricare documenti in sezioni specifiche.

Avrai tutto in un unico posto e farai in modo che i clienti evitino il frustrante avanti-indietro con il vostro studio. I tuoi clienti possono completare l’organizzatore da qualsiasi luogo si trovino, e non avrai bisogno di un assistente per organizzare i file in quanto tutto il lavoro viene fatto all’interno del tuo portale TaxDome, garantendo un’esperienza del cliente ottimizzata.  

Iniziare con l’Organizzatore TaxDome Personalizzato 

Se stai cercando uno strumento affidabile per costruire organizzatori personalizzabili nel flusso di lavoro del tuo studio, inizia con TaxDome. Avere un organizzatore personalizzabile all’interno del tuo software di gestione della pratica riduce notevolmente il tempo amministrativo per ottenere le informazioni necessarie per diverse esigenze. In questo modo, puoi fornire un’esperienza utente di alto livello ai tuoi clienti.  

Vantaggi degli organizzatori di TaxDome:

  • Salvataggio dei documenti integrato – Goditi il salvataggio automatico dei documenti caricati dai clienti con l’organizzatore integrato nel vostro portale. Questo ti fa risparmiare molto tempo e spese di lavoro amministrativo. 
  •  Promemoria automatici – L’organizzatore di TaxDome offre promemoria automatici che sono inviati automaticamente ai clienti quando non rispondono alle richieste via e-mail, ai contratti, ai messaggi, al pagamento delle fatture, alla richiesta di documenti e alla richiesta di firma.
  • Goditi la visualizzazione in tempo reale dei progressi del flusso di lavoro – Tutto ciò di cui hai  bisogno per fare progressi sul lavoro del cliente è in un unico posto. È possibile visualizzare il progresso in tempo reale di ogni processo nel tuo flusso di lavoro, aumentando la tua produttività ed efficienza. Tutto ciò di cui hai bisogno, dai documenti importanti alle liste delle attività per i clienti, è a portata di mano.  
  • Esperienza utente eccellente per i tuoi clienti – Con la capacità di creare molti organizzatori personalizzati, puoi fornire ai tuoi clienti un’esperienza utente meravigliosa, fornendo domande e richieste che soddisfano le loro specifiche esigenze di contabilità, preparazione delle tasse e prenotazione. Non devi iniziare da zero – inizia con modelli personalizzabili. 
Lisa Chaud

Lisa Chaud

Lisa è un Marketer di TaxDome. Con la sua esperienza nel B2B e nell'E-commerce, Lisa è appassionata nel fare ricerche di marketing e nel offrire approfondimenti alla comunità. Nel suo tempo libero, preferisce fare diversi tipi di sport.

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