Constantine Vasilakis
3 Min.
Queste sono le due caratteristiche tanto attese che avete chiesto: poter creare lavori ricorrenti e creare dipendenza delle attività. Ora puoi realizzarle entrambe con Lavori Pianificati & Autospostamento.
TaxDome ora ti permette di costruire flussi di lavoro completamente automatizzati e personalizzabili adatti a qualsiasi servizio tu fornisca: tasse, contabilità, tenuta della contabilità, ecc.
Cosa significa questo? In breve, ora puoi “impostarlo e dimenticarlo”.
Per esempio, ogni anno il 5 gennaio (questa è la parte del calendario delle pianificazioni) hai nuovi lavori come le dichiarazioni dei redditi personali creati per centinaia (o migliaia) di clienti. Questo attiverà l’invio di email, organizzatori, messaggi, contratti e altre automazioni personalizzabili.
Perciò – una volta che l’organizzatore è completo e il contratto è firmato (questa è ora la parte dell’Autospostamento ), al tuo dipendente può essere assegnata un’attività per rivedere le informazioni e una volta fatto, il tuo commercialista può essere notificato per preparare una bozza della dichiarazione dei redditi. Questo processo può verificarsi decine, centinaia, migliaia di volte – il tuo processo diventa infallibile e tu puoi concentrarti sull’espansione della tua base di clienti e meno sulle attività amministrative.
Contabilità? Nessun problema. Per esempio, ogni mese, il 5 del mese, puoi far creare un nuovo lavoro di contabilità mensile per i tuoi clienti aziendali, attivando un messaggio per richiedere gli estratti conto. Una volta che sono completati,verrà assegnata un’attività a te o ai tuoi dipendenti.
Ora, entriamo nei dettagli.
Autospostamento: una rapida guida pratica
L’Autospostamento permette ai tuoi lavori di passare da una fase all’altra automaticamente quando i parametri sono soddisfatti, permettendoti di raggiungere la dipendenza richiesta. Elimina la necessità di controllare manualmente se i clienti ti hanno inviato i documenti, fatto il pagamento anticipato, firmato il contratto, ecc.
Non appena gli elementi richiesti sono completati, il lavoro passa alla fase successiva nella vostra meravigliosa catena di montaggio di tasse, contabilità, decisioni, ecc.
Naturalmente, l’Autospostamento non è un approccio unico per tutti, ecco perché puoi attivarlo e disattivarlo in ogni fase della Pipeline. In alcuni casi potresti volere che il lavoro si sposti automaticamente, in altri no.
Per esempio, appena i clienti si iscrivono, vuoi inviare loro un’e-mail di benvenuto con un nuovo organizzatore. (Abbiamo trattato questo processo nel dettaglio in un altro post.) L’email non richiede alcuna azione da parte tua o del tuo cliente, quindi non ha impatto sul Autospostamento. Un organizzatore, invece, richiede che il tuo cliente lo invii. Con l’Autospostamento attivato, una volta che il cliente invia l’organizzatore, il processo passerà automaticamente alla fase successiva. Nella fase successiva, potresti avere “rivedi i documenti” come attività per qualcuno del tuo team. Non appena quell’attività è segnata come completa, l’Autospostamento sposterà il lavoro al commercialista con il compito di ‘preparare la dichiarazione dei redditi’.
Informaci su come stai usando questo per automatizzare ancora di più la tua attività!
Pianificazione dei lavori: imposta qui i lavori da ripetere ad intervalli desiderati
La maggior parte dei lavori fiscali e di contabilità seguono una certa pianificazione e si ripetono su una sequenza temporale regolare.
In TaxDome è ora possibile utilizzare le Pianificazioni di lavoro per creare ricorrenze di lavoro su base giornaliera, settimanale, bisettimanale, mensile, trimestrale o annuale. Verranno creati nuovi lavori per ogni conto che è nella pianificazione. I lavori programmati ma non ancora creati non appariranno nella Lista dei lavori per non ingombrare l’interfaccia.
Ora, come puoi utilizzare le pianificazioni nella tua attività?
Contabilità
Se hai clienti che tengono la contabilità mensilmente, ora puoi impostare quei lavori su un programma mensile da creare nei giorni che preferisci.
Una volta creato il lavoro, le automazioni preimpostate si attiveranno come un messaggio ed una lista di attività per aggiornare i loro estratti conto e qualsiasi altra informazione necessaria, insieme all’emissione di una fattura per il lavoro mensile.
Dichiarazione dei redditi personali
Se hai clienti fiscali annuali, puoi impostare quei lavori in modo che ricorrano su base annuale, con una nuova agenda inviata all’inizio di gennaio. Puoi segmentare i tuoi clienti in base ai nuovi clienti e ai clienti che ritornano – i clienti che ritornano ricevono un organizzatore breve e una comunicazione diversa.
Clienti aziendali
I clienti aziendali portano tanto capitale, ma richiedono anche una grande quantità di comunicazione. Ed è importante che tu tenga i tuoi clienti al corrente delle prossime scadenze, perché le penali possono essere salate.
Esempio:
Il primo di ogni mese, puoi inviare un messaggio sicuro con una breve lista di attività per ricordare loro di fornirti gli estratti conto mensili e le ore di paga.
Oppure – puoi impostare promemoria trimestrali per i tuoi clienti d’affari per ricordarsi di saldare i pagamenti stimati.
Tutte queste funzionalità operano insieme per aiutarvi a impostare processi ripetibili con tappe predefinite. Clienti diversi richiedono automazioni diverse, quindi puoi filtrare per i tuoi clienti contabili (usa etichette per questo) e creare un lavoro programmato per tutti loro in blocco. E così hai impostato 100 (o 1000) clienti verso una grande esperienza utente e senza mai saltare una scadenza.
Nuovo: Modelli di lavoro
Per rendere la tua routine ancora più facile, siamo andati oltre e abbiamo creato i Modelli di lavoro. I Modelli di lavoro ti aiutano a predefinire la descrizione, la priorità, le date di scadenza, o a lasciare commenti (@menzioni sono in arrivo,continua a seguirci!).
Ora, quando crei una busta paga mensile o un lavoro di contabilità per centinaia di clienti, non hai bisogno di aggiungere manualmente l’ambito per ciascuno di essi. Puoi avere una data di scadenza predefinita per tutte le dichiarazioni dei redditi di imprese nazionali (15 marzo, per esempio).
Oppure, tutti i tuoi lavori di contabilità possono avere una data di scadenza predeterminata di 14 giorni dopo la creazione del lavoro, insieme a note specifiche e linee guida su come completare il lavoro.
Automazione del flusso di lavoro: come iniziare
Nessuno vuole passare ore a fare lavoro amministrativo invece di fare ciò per cui i clienti ti pagano effettivamente. Le automazioni rendono la tua vita più facile, e TaxDome ti permette di automatizzare la tua contabilità, la tenuta dei libri contabili o il flusso di lavoro della preparazione delle tasse.
Tuttavia, iniziare può farti sentire sopraffatto. Noi ti capiamo. Abbiamo parlato con due nuovi utenti di TaxDome: Brian Newman di Brian Newman CPA e Jessica Smith di Tax Savvy Jessica. Jessica aveva più esperienza con i sistemi di flusso di lavoro, mentre Brian sapeva di dover implementare l’automazione e ottimizzare i processi nella sua attività in crescita, ma non l’aveva ancora fatto. Bisogna ammettere che Brian era sopraffatto. Ma dopo aver parlato con Jessica tutto ha cominciato ad avere senso e Brian è stato in grado di vedere gli enormi benefici che TaxDome avrebbe portato al suo studio. Hanno condiviso i loro esempi di flusso di lavoro e le cose che li aiutano ad impostare tutto sin dall’inizio.
Constantine Vasilakis
Come responsabile capo prodotto, Constantine è responsabile dello sviluppo di TaxDome. La sua massima priorità è aiutare gli utenti di TaxDome a fare il loro lavoro in un modo più efficace e con meno stress. È appassionato nel raccogliere il feedback dei clienti di prima mano e nel fornire le caratteristiche giuste al momento giusto.
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