Quali sono le caratteristiche del software di gestione per lo studio?

Il software di gestione dello studio contabile aiuta gli studi commercialisti e contabili a semplificare i loro task più importanti. Programmazione, fatturazione, e anche la comunicazione, possono essere svolti in un unico software di gestione per rendere la gestione dello studio organizzata e strutturata.

Cos’è il software di gestione della pratica contabile?

Gli studi di tutte le dimensioni possono utilizzare il software di gestione dello studio per migliorare:

• Comunicazione
• Efficienza
• Organizzazione

I professionisti dello studio possono anche utilizzare questo stesso software per delegare i task, tenere il passo con le scadenze dei progetti, monitorare e fatturare i progetti, e anche creare nuovi progetti utilizzando modelli integrali.

Quando i clienti chiedono un aggiornamento o un rapporto deve essere inviato a un cliente, i commercialisti che gestiscono il progetto possono eseguire il rapporto direttamente dall’interno del software. File e altri documenti importanti possono essere memorizzati e condivisi nel software per una maggiore flessibilità.

Ora che abbiamo risposto a “cos’è il software di gestione per lo studio fiscale”, è il momento di capire perché hai bisogno di un sistema unico per il tuo studio.

Perché hai bisogno di un sistema di gestione dello studio?

Il software di gestione dello studio fiscale è essenziale perché riduce il rischio di errore umano. Immagina un nuovo commercialista che si occupa di un progetto già in corso di un cliente. Durante l’incontro iniziale con la direzione, viene commesso un errore e al nuovo responsabile del progetto viene detto che la scadenza del progetto è il 1° maggio.

Tuttavia, il progetto in realtà è scaduto il 1° marzo, prima della scadenza principale.

Se il progetto fosse stato aggiunto correttamente al sistema di gestione, la scadenza non sarebbe mai stata mancata e il cliente non sarebbe stato penalizzato.

Gli studi più grandi possono avere decine o centinaia di progetti in corso allo stesso tempo. Il monitoraggio delle ore fatturabili per i dipendenti è una funzionalità integrata nella maggior parte dei software di gestione dello studio, che fa risparmiare tempo. Quando la tracciabilità del tempo è integrata nella piattaforma, aiuta lo studio in vari modi:

• Le ore fatturabili vengono sempre tracciate, quindi non si pagano mai i dipendenti per più ore del necessario.
• Le ore fatturabili vengono addebitate correttamente al cliente, così non si perdono mai le entrate.

I sistemi di gestione aiutano ad ottimizzare i sistemi contabili dello studio in un’unica posizione centrale. Se impostato correttamente, lo studio può ridurre gli errori, aumentare la soddisfazione del cliente e migliorare l’efficienza.

E questo è solo l’inizio di ciò che il giusto software di gestione ha da offrire al tuo studio.

Vantaggi del software di gestione per gli studi fiscali

Il software di gestione è a doppia faccia, il che significa che ne beneficia sia lo studio, sia i suoi clienti. Immagina che  il tuo ufficio contabile stia lavorando al progetto di un nuovo cliente. Il team amministrativo potrebbe avere decine o centinaia di documenti da:

• Caricare
• Salvare
• Stampare
• Organizzare

Un sacco di tempo e risorse vanno nella gestione, ma lo stesso tempo e risorse possono anche essere ridotti. Invece di dover gestire processi multipli, tutta la comunicazione può essere fatta attraverso gli strumenti di comunicazione del software.

Anche i clienti possono essere configurati con il proprio portale.

Quando l’amministratore ha bisogno di un estratto conto o di un altro file, può inviare un messaggio rapido al cliente. Dopo che il cliente ha caricato il file, questo viene salvato automaticamente nel software e organizzato.

Il software di gestione per i piccoli studi commercialisti permette agli studi di prendere in carico più clienti, mantenere le loro operazioni organizzate e semplificate, e fa risparmiare loro tempo e denaro. Usando una piattaforma centrale per creare e gestire i progetti, la soddisfazione del cliente aumenta.

Vantaggi del software di gestione per gli studi fiscali

Gli studi possono essere sommersi da file, posta e comunicazioni, ma i clienti devono anche avere a che fare con portali multipli, documenti da firmare, fatture ed e-mail. Per i clienti, lavorare con un professionista fiscale può essere pesante e noioso.

Tuttavia, il software di gestione per il gli studi fiscali può aiutare.

Usare un unico strumento, come TaxDome, migliora l’esperienza del cliente perché tutto è in un unico posto. Se il tuo team ha bisogno di richiedere nuovi moduli o file al cliente, può controllare la richiesta sul telefono e caricare i file dalla stessa app.

Tutto può essere fatto in un semplice portale, che include ma non è limitato a:

• Caricare i file
• Compilare moduli
• Firmare documenti elettronici
• Pagare fatture

I clienti hanno bisogno di un singolo link per accedere al portale clienti e adempiere ai loro obblighi di clienti. Nel momento in cui tutti i file, le comunicazioni e gli altri compiti vengono conservati in un unico posto, l’esperienza del cliente migliora nettamente.

Il giusto software di gestione avrà le caratteristiche di cui il tuo studio ha bisogno per migliorare le relazioni con i clienti e l’esperienza, offrendo al contempo la migliore esperienza a dipendenti e clienti.

Le caratteristiche del miglior software di gestione dello studio

Il miglior software di gestione avrà le caratteristiche di cui il tuo studio ha bisogno per ottimizzare i progetti. Saranno disponibili molte funzionalità, ma le cinque funzioni più importanti in un software di gestione dello studio sono:

1. Condivisione facile e sicura dei documenti: I portali possono consentire ai clienti di caricare rapidamente i file su una piattaforma sicura. Gli studi possono poi condividere documenti e file con il cliente sulla stessa piattaforma, senza bisogno di fastidiose catene di e-mail. 
2. Portale cliente facile da usare: Il portale che il cliente usa dovrebbe essere user-friendly e facile da usare. La facilità d’uso aumenta l’uso del portale e migliora l’esperienza del cliente.
3. Firme elettroniche conformi all’IRS: Offrire l’opzione di firmare elettronicamente usando le firme conformi all’IRS aiuta a velocizzare i progetti per i clienti e le aziende. 
4. Pagamenti online: Accettare i pagamenti direttamente nel portale cliente può accelerare i pagamenti delle fatture e aiutare a ridurre il rischio di ritardi nei pagamenti.
5. Facile gestione di compiti e progetti: Creare nuove attività e progetti è un processo noioso. Il tuo software dovrebbe avere dei modelli, o permettervi di crearli, per rendere il processo più veloce.

Prima di scegliere un software per il tuo studio, assicurati di partecipare ad una dimostrazione dei prodotti o di leggere le caratteristiche per assicurarti che il software soddisfi le esigenze del tuo studio.

Nota finale 

Il software di gestione è parte integrante della crescita e dell’evoluzione di uno studio di commercialisti. Quando uno studio cresce, è più importante che mai mettere in atto sistemi che facilitino la comunicazione tra i team e i clienti, la creazione di progetti, la condivisione di documenti, la ricezione di pagamenti e il rispetto di scadenze precise.

Se il tuo studio non sta utilizzando il miglior software di gestione, è il momento di prenderne in considerazione uno

TaxDome offre funzioni all’avanguardia, un’interfaccia facile da usare e tutte le caratteristiche chiave descritte in precedenza.