04 05 2022 / Gestione dei clienti

Una checklist completa per l’onboarding dei nuovi clienti fiscali e contabili

Una checklist completa per l’onboarding dei nuovi clienti fiscali e contabili

Sai quanto tempo richiede in media il tuo processo di onboarding? 

E il settore in generale? 

E se ti dicessimo che, secondo i dati raccolti da Karbon, il processo medio di onboarding per un nuovo cliente è di 60 giorni? Forse saresti d’accordo che è un po’ troppo lento per l’era di Internet, dove quasi ogni processo è automatizzato.

Perché il processo di onboarding del cliente è un must

Negli affari, si ha un’unica possibilità per fare una grande prima impressione – e la lentezza è raramente il sentimento che si vuole trasmettere.  

Questo modo di dire non descrive solo gli incontri casuali e i primi incontri, ma potrebbe anche essere applicato al processo di onboarding del cliente. In questa fase, il tuo studio stabilisce le sue credenziali e stabilisce le aspettative sul tuo lavoro e su cosa puoi fare per aiutare i tuoi clienti a raggiungere i loro obiettivi commerciali. 

Una procedura di onboarding ottimizzata ed efficiente per i nuovi clienti non solo ti aiuta a collaborare in modo più efficace in modo da raggiungere gli obiettivi condivisi, ma determina anche la forma della relazione. 

“E i rapporti con i clienti storici?”, ti starai chiedendo. 

Un processo di onboarding standardizzato non solo aiuta i nuovi clienti e il tuo studio a partire con il piede giusto, per così dire, da un punto di vista commerciale, ma può anche aiutare a portare i tuoi vecchi clienti al passo con il tuo nuovo processo. In effetti, è probabile che tu abbia bisogno di un processo di onboarding ogni volta che la tua azienda introduce un nuovo servizio, strumento o processo sul mercato.

Un esempio di progetto di onboarding cliente creato su TaxDome.

Come il tuo studio può trarre vantaggio dall’avere un processo di onboarding clienti ottimizzato

Oltre a rendere le cose più facili all’inizio di qualsiasi processo, una checklist per il processo di onboarding del cliente ottimizzata fornisce al tuo studio anche dei vantaggi tangibili in termini di resa. In che modo? L’esistenza di checklist efficienti per l’inserimento dei nuovi clienti ha dimostrato correlazioni con un aumento dei tassi di ritenzione dei clienti e con la redditività complessiva della relazione con il cliente.

Quanto è importante la fidelizzazione dei clienti per il successo del tuo studio? 

Una ricerca ha dimostrato che un aumento del 5% del tasso di fidelizzazione dei clienti potrebbe dare una spinta del 25% al profitto dello studio. Come si può facilmente vedere dai numeri, una checklist per l’inserimento dei clienti ti aiuta a snellire i processi e a ottenere di conseguenza guadagni finanziari tangibili. 

Firm of the Future riporta: “Se si osserva l’onboarding dei migliori studi commercialisti, un importante fattore comune è che hanno una risorsa dedicata solo all’onboarding dei nuovi clienti (o tempo dedicato ogni settimana). La ragione di fondo di questo successo è che elimina il tempo di ritardo tra le richieste dei clienti. Non appena una richiesta o un’attività vengono completate, ce n’è subito un altro in attesa nella casella di posta del cliente. Si sfrutta l’alto livello emotivo del cliente nel completare un’attività, mentre capitalizza anche il fatto che il tuo progetto è in cima ai pensieri”.

La checklist per l’onboarding dei nuovi clienti renderà il risultato dell’interazione con il cliente più sicuro e prevedibile che mai, permettendoti così di prendere decisioni strategiche a breve termine e sulla relazione commerciale a lungo termine.

Modelli di checklist per l’onboarding di nuovi clienti

Noi di TaxDome siamo consapevoli che ogni studio è diverso e ha esigenze diverse. Pertanto, le soluzioni o i modelli a taglia unica non sono il miglior consiglio quando si tratta di servizi contabili o di contabilità. 

Abbiamo raccolto dei modelli di checklist per l’onboarding dei clienti che aiutano i nostri clienti a far crescere il loro studio. Questi modelli di checklist per i nuovi clienti illustrano ogni passo del processo in modo chiaro e dettagliato. Sentiti libero di usarli per iniziare a personalizzare il tuo processo in base alle esigenze del tuo studio. 

Modello 1 per l’onboarding del cliente: checklist per i nuovi clienti fiscali

Fase 1: Benvenuto 
  1. Inviare lettera d’incarico
  2. Inviare questionario fiscale
  3. Inviare email di benvenuto
Fase  2: Controllo dei documentiTask: Revisione dei documenti del cliente
Fase 3: Preparare dichiarazione dei redditi
  1. Inviare email: Stiamo preparando la tua dichiarazione dei redditi 
  2. Task: Inserimento dati della dichiarazione dei redditi
Fase 4: Revisione del managerTask: Controllo qualità
Fase 5: Farsi pagareTask: Creare fattura
Fase 6: Firma elettronica
  1. Task: Inviare documenti per la firma elettronica
  2. Inviare email: Fasi finali
Fase 7: Archiviazione elettronica
  1. Inviare email: Procedere all’archiviazione elettronica
  2. Task: Archiviazione elettronica
Fase 8: Grazie
  1. Inviare email: La tua dichiarazione dei redditi è stata archiviata elettronicamente. Grazie per lavorare con noi 
  2. Task: Chiudere la dichiarazione dei redditi

Questa è la migliore per iniziare e funziona meglio per i professionisti individuali. 

Il processo iniziale inizia con un contratto, un questionario e un’email di benvenuto. Suggeriamo di usare dei questionari fiscali per richiedere i dati del cliente: dichiarazione dei redditi dell’anno precedente, CU, codice fiscale, modello redditi PF,  ecc. Se non vuoi che carichino i dati tramite il questionario, invia questa checklist via email o crea una lista di cose da fare per i clienti in TaxDome.

Nella fase 4, puoi richiedere l’approvazione del cliente sul tuo documento (puoi automatizzarlo in TaxDome) o pianificare una chiamata online. In quest’ultimo caso, puoi sostituire il secondo compito con un “Invia messaggio con invito a calendario”.

Nella fase 6, è possibile bloccare i documenti a una fattura in TaxDome, in modo che i clienti vedano che hai caricato la loro dichiarazione, ma non saranno in grado di accedervi finché non pagheranno la fattura. Una volta che hanno pagato, la dichiarazione viene automaticamente sbloccata.

Nella fase 8, puoi usare un’email di ringraziamento per chiedere ai clienti una recensione. Le recensioni dei clienti sono uno dei modi più efficaci per far crescere la tua base di clienti a costo zero.

Onboarding del cliente 2: checklist aggiornata del nuovo cliente fiscale

Fase 1: Welcome 
  1. Inviare lettera d’incarico
  2. Inviare email di benvenuto
  3. Task: creare pagamento
  4. Inviare questionario fiscale individuale
  5. Task: Applica un tag
Fase 2: Controllo dei documentiTask: Revisione dei documenti del cliente
Fase 3: Preparare dichiarazione dei redditi
  1. Inviare email: Stiamo preparando la tua dichiarazione dei redditi  
  2. Task: Inserimento dati della dichiarazione dei redditi
Fase 4: Revisione della dichiarazione dei redditi
  1. Task: Revisione della dichiarazione dei redditi
  2. Task: Ottenere l’approvazione del cliente
    1. Caricare documento, richiedere approvazione.
    2. Collega documento al lavoro. Quando arriva l’approvazione, il lavoro si sposta automaticamente
Fase 5: Farsi pagareTask: crea una fattura
Fase 6: Firma elettronica
  1. Inviare documenti per la firma elettronica
  2. Inviare email: In attesa di pagamento e firma elettronica
Fase 7: Archiviazione elettronica
  1. Inviare email: La tua firma elettronica è stata ricevuta
  2. Task: Archiviazione elettronica
Fase 8: Grazie
  1. Inviare email: La tua dichiarazione dei redditi è stata archiviata elettronicamente. Grazie per lavorare con noi 
  2. Crea task: Chiudere la dichiarazione dei redditi

Questa lista di controllo è una variazione più articolata della precedente. Ti suggeriamo di prevedere un pagamento anticipato nella fase 1 per assicurarti di non inseguire i clienti dopo aver completato il lavoro. 

Nella fase 1 abbiamo incluso l’applicazione di tag. I tag rendono più facile ordinare rapidamente i clienti ed eseguire azioni di massa.

Onboarding del cliente 3: onboarding del cliente di ritorno

Fase 1: Bentornato
  1. Inviare email: Benvenuto nella stagione fiscale [anno]
  2. Inviare email: Istruzioni d’uso per lavorare con il nuovo portale
Fase 2: Lettera d’incarico
  1. Inviare lettera d’incarico
  2. Task: Fattura di pagamento anticipato
  3. Task: Applicare taf
Fase 3: Richiesta documenti
  1. Inviare questionario fiscale per cliente di ritorno
  2. Inviare email: Per favore inviaci i seguenti documenti
Fase 4: Ricezione documenti
  1. Inviare email: Abbiamo ricevuto i tuoi documenti
  2. Task: Rivedere i documenti
Fase 5: Richiesta informazioni mancantiInviare un messaggio sicuro: Mancano alcuni documenti
    • Aggiungi lista dei task: Documento 1, documento 2, documento 3
Fase 6: Preparare la dichiarazione dei redditi
  1. Task: Preparare la dichiarazione fiscale
  2. Inviare email: Stiamo preparando la tua dichiarazione dei redditi
Fase 7: Revisione della dichiarazione dei redditi
  1. Inviare email: Programma un appuntamento
  2. Task: Rivedere dichiarazione dei redditi 
Fase 8: Firma elettronica & fattura 
  1. Inviare documenti per la firma elettronica
  2. Task: creare fattura
  3. Inviare email: In attesa di pagamento e firma elettronica
Fase 9: Archiviazione elettronica
  1. Inviare email: Firma elettronica ricevuta, archiviazione elettronica in arrivo
  2. Task: Archiviazione elettronica
Fase 10: Grazie
  1. Inviare email: La tua dichiarazione dei redditi è stata archiviata elettronicamente. Grazie per lavorare con noi
  2. Crea task: Chiudere dichiarazione dei redditi

Utilizza un’email iniziale per far conoscere ai clienti che ritornano i tuoi orari di lavoro, le tariffe orarie e altri cambiamenti. Per esempio, che sei diventato uno studio virtuale al 100% e non accetti documenti offline, o che quest’anno fai pagare un deposito. Rassicurali che le loro dichiarazioni dei redditi sono completamente sotto controllo.

Se vuoi introdurre i tuoi clienti a TaxDome, puoi seguire la guida con i modelli di email già pronti e includerli nella tua prima email.

Abbiamo anche definito la Fase 5 in cui contattiamo i clienti se abbiamo bisogno di altri documenti da loro. Se non hai bisogno di un promemoria extra per contattare un cliente, rimuovi questa fase.

Nella fase 7, puoi fissare un appuntamento con i clienti prima di preparare le loro dichiarazioni per discutere le loro opzioni oppure dopo per rivedere i risultati insieme – dipende da te. E non dimenticare di includere il link alla tua agenda!

Una soluzione completa

Il tuo modello di checklist per l’inserimento dei nuovi clienti aiuta a stabilire il tenore della relazione commerciale da seguire. Usalo come un’opportunità per comunicare le aspettative, le offerte di servizi e per raccogliere le informazioni necessarie e richieste dal tuo nuovo cliente.

TaxDome consente di automatizzare completamente il processo di onboarding di un nuovo cliente, compreso l’invio di lettere di incarico, fatture, questionari e di ricordare automaticamente ai clienti di completarli. Questo collaudato sistema permette al tuo studio di acquisire più affari nuovi in maniera più strategica, impiegare il capitale e far crescere i ricavi. 

Partecipa alla nostra Demo giornaliera per scoprire come puoi incorporarlo nel tuo studio

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Lisa Chaud

Lisa Chaud

Lisa è un Marketer di TaxDome. Con la sua esperienza nel B2B e nell'E-commerce, Lisa è appassionata nel fare ricerche di marketing e nel offrire approfondimenti alla comunità. Nel suo tempo libero, preferisce fare diversi tipi di sport.

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