Cos’è un workflow contabile? La guida definitiva con esempi

Quando il carico di lavoro aumenta, è necessario essere organizzati. Naturalmente, l’organizzazione ha un aspetto diverso per molte persone e aziende, in base ai loro obiettivi e alle loro esigenze. Per i commercialisti, essere organizzati è essenziale se si vuole bilanciare con successo la comunicazione, il marketing, la crescita e il focus sul lavoro contabile. È qui che entra in gioco un workflow contabile efficace. 

Che cos’è un workflow contabile?

Un workflow contabile illustra le fasi del completamento di un processo: consideratelo come uno strumento organizzativo. Il workflow vi porta dalla prima fase del completamento di un determinato lavoro fino alla fine.

Per i contabili, i workflow standardizzano i processi mensili. Dalla compilazione delle scritture contabili nel corso del mese alla loro chiusura e riconciliazione, un workflow per la contabilità crea un processo organizzato da seguire.

Per i professionisti fiscali, un workflow potrebbe includere la raccolta di documenti su entrate e spese, la preparazione e la revisione delle dichiarazioni dei redditi, la revisione e la firma dei clienti, la presentazione delle imposte e la riscossione dei pagamenti per i servizi.

Perché è essenziale gestire i workflow in uno studio contabile

Sebbene i particolari del workflow di ogni studio varino in base ai servizi specifici offerti, l’importanza di un workflow contabile organizzato è universale. L’implementazione di un workflow efficace offre i seguenti vantaggi agli studi contabili di tutte le dimensioni.

Diamo un’occhiata più da vicino a questi vantaggi.

• Maggiore efficienza: un workflow contabile ben definito riduce il tempo e lo sforzo necessari per completare le attività. Chiarendo chi fa cosa e quando, è possibile eliminare le ridondanze e accelerare il completamento delle attività.
• Miglioramento della precisione: con ogni fase progettata per individuare e correggere gli errori, i workflow strutturati riducono la probabilità di errori. L’accuratezza è fondamentale non solo per la conformità, ma anche per creare fiducia nei clienti.
• Responsabilità personale: i workflow chiaramente definiti comportano l’assegnazione di compiti specifici ai singoli membri del team. Ciò promuove la responsabilità all’interno del team, in quanto ogni membro sa di cosa è responsabile e comprende come il suo lavoro influisca sul risultato complessivo.
• Soddisfazione dei clienti: workflow contabili efficienti e accurati portano a tempi di consegna più rapidi, con conseguente maggiore soddisfazione dei clienti.
• Conformità alle normative: un workflow contabile efficace incorpora controlli di conformità nei punti critici per garantire che tutti i report finanziari e i documenti fiscali siano conformi agli standard normativi. Questo aiuta a prevenire le violazioni e a consolidare la reputazione del vostro studio come affidabile e conforme.
• Miglioramento continuo: con l’evoluzione dello studio, cambiano anche i workflow contabili. Questo adattamento è essenziale per valutare l’efficacia dei workflow e scoprire miglioramenti in termini di efficienza.

Elementi chiave di un workflow contabile efficace

Un workflow contabile efficace comprende diversi componenti essenziali. Ecco di cosa avete bisogno per rendere il vostro workflow contabile funzionale, strategico e adattabile.

Strumenti e software di automazione

Trovare lo strumento giusto per aiutarvi a svolgere il lavoro è il primo passo per creare un workflow contabile migliore. Fortunatamente, la tecnologia mette a disposizione dei commercialisti strumenti straordinari, come il software di gestione del workflow.

Il software di gestione del workflow contabile migliora significativamente l’efficienza degli studi contabili, automatizzando una serie di attività amministrative, quali:

• Invio di lettere di incarico
• Richieste di documenti
• Richieste di firma elettronica
• Fatture
• Promemoria
  

In questo modo lo studio risparmia tempo riducendo il lavoro manuale e consentendo al personale di concentrarsi maggiormente su attività di livello superiore.

Alcuni software offrono anche informazioni sull’efficienza e la produttività del team, aiutandovi a perfezionare i workflow contabili per massimizzare questi vantaggi chiave.

Utilizzare i modelli

I modelli di contabilità non solo consentono di risparmiare il tempo e lo sforzo necessari per fare tutto da zero ogni volta, ma forniscono anche coerenza e standardizzazione in tutti i documenti o report. Ciò facilita l’efficienza, consentendo al personale di compilare rapidamente i documenti senza concentrarsi sul layout o sul design. Inoltre, riducono la probabilità di errori.

I modelli servono anche come preziosi strumenti di formazione per i nuovi membri del team. Illustrano le procedure standard per la creazione e la gestione dei documenti all’interno dello studio. In questo modo si favorisce la formazione e si garantisce che i membri meno esperti del team possano produrre un lavoro conforme agli standard dello studio. I modelli facilitano inoltre la delega dei compiti, sapendo che il risultato sarà sempre conforme ai requisiti.

Processi standardizzati

La standardizzazione dei processi in un workflow contabile consiste nel creare un approccio coerente alla gestione delle attività. È come avere un modello per l’esecuzione dei task da parte dei membri del team. In effetti, i processi standardizzati offrono gli stessi vantaggi dei modelli. Contribuiscono a migliorare l’efficienza e l’accuratezza e facilitano la formazione dei nuovi collaboratori nell’esecuzione dei loro compiti.

Le aziende con processi standardizzati possono così sentirsi più sicure di rispettare gli standard di conformità.

Tutto questo porta a una maggiore coerenza quando si tratta di offrire ai clienti un’esperienza di qualità e conforme.

Adattabilità

Il miglioramento dell’efficienza comporta la possibilità di acquisire un maggior numero di clienti e di far crescere la vostra attività. Tuttavia, adattare il workflow per accogliere un numero significativo di nuovi clienti comporta delle difficoltà. Per scalare efficacemente il vostro workflow, considerate quanto segue:

• Implementare soluzioni tecnologiche complete: il software di gestione del workflow contabile è costruito per adattarsi con la crescita dello studio, quindi è necessario utilizzarlo per reimmaginare il workflow contabile.
• Offrire formazione e sviluppo approfonditi: più il vostro team conosce il software che utilizzate, meglio sarà equipaggiato per ottenere il massimo dalle sue soluzioni.
• Ottimizzare l’allocazione delle risorse: utilizzare strumenti di tracciamento orario per ottenere informazioni sull’efficienza del team ed eliminare colli di bottiglia e altre inefficienze.
• Rivedere e perfezionare il flusso di lavoro: identificare le aree di miglioramento rivedendo regolarmente i processi e apportando le modifiche necessarie.

Meccanismi di feedback

L’analisi e il perfezionamento dei workflow contabili non si limitano però a guardare i numeri. Esistono diverse risorse per ottenere feedback sull’efficacia dei propri workflow.

Il feedback del personale è prezioso perché i dipendenti interagiscono quotidianamente con i processi del workflow. Incoraggiare il personale a condividere le proprie osservazioni e i propri suggerimenti può far emergere inefficienze, ridondanze o questioni che necessitano di chiarimenti.

Il feedback dei clienti è un’altra fonte essenziale di informazioni. Chiedere regolarmente ai clienti la loro esperienza con i servizi dello studio aiuta a garantire che il workflow sia incentrato sul cliente e risponda alle sue esigenze. Questo feedback può evidenziare gli aspetti della fornitura di servizi che funzionano bene o rivelare le aree in cui i clienti incontrano difficoltà.

Inoltre, le revisioni della direzione contribuiscono a creare un livello strategico di feedback, concentrandosi sul grado di allineamento del workflow con gli obiettivi generali dello studio. Ciò contribuisce a creare un workflow contabile che funziona senza problemi su base giornaliera e supporta obiettivi e strategie aziendali più ampi.

5 Esempi di workflow contabili

Naturalmente, all’interno di uno studio contabile esistono diversi workflow che mirano a raggiungere obiettivi diversi. Ecco un esempio di alcuni workflow che potreste voler migliorare all’interno del vostro studio.

1. Onboarding del cliente

Un efficace onboarding del cliente aiuta a semplificare la comunicazione, a stabilire aspettative chiare e a ottenere le informazioni necessarie per servire i clienti. Inizierete con una lettera di incarico iniziale che delinea chiaramente i termini e le condizioni, i servizi, i prezzi e altre informazioni vitali di cui i clienti hanno bisogno.

Una volta che tutto è stato concordato e il cliente ha firmato la lettera di incarico, dovrete raccogliere tutte le informazioni e la documentazione essenziali. È qui che gli strumenti di CRM (customer relationship management) e di gestione della pratica si rivelano utili. Sono in grado di:

• Inviare automaticamente la comunicazione iniziale
• Raccogliere e archiviare il documento firmato
• Fornire il materiale di benvenuto
• Inviare un elenco di informazioni e documenti necessari che il cliente dovrà fornire
• Importare automaticamente queste informazioni nel vostro CRM
  

Se il workflow contabile è standardizzato e automatizzato, si potrà risparmiare molto tempo in questo processo, soprattutto quando si tratta di acquisire molti nuovi clienti nello stesso momento.

2. Comunicazione con i clienti

La comunicazione è un aspetto fondamentale nella gestione di uno studio contabile, sia che si tratti di aggiornare i clienti sullo stato dei loro lavori, sia che si tratti di richiedere ulteriori informazioni. Per mantenere questa comunicazione il più possibile organizzata ed efficiente, è meglio avere canali di comunicazione chiari utilizzando un’unica fonte, in modo da non perdere tempo saltando tra la inbox o le altre chat che utilizzate.

Questa unica fonte può aiutarvi a comunicare con i clienti in diversi modi. Ad esempio, TaxDome consente ai clienti di comunicare in modo sicuro con i professionisti della contabilità grazie alla inbox sincronizzata, le chat all’interno del portale, l’applicazione mobile per i clienti. Tutte queste comunicazioni vengono poi consegnate a commercialisti e contabili all’interno della piattaforma TaxDome, rendendo più facile tenere traccia di tutto e risparmiare tempo.

3. True-up contabile

Il true-up è essenziale per garantire che i documenti finanziari riflettano accuratamente la reale situazione finanziaria dell’azienda. Il workflow regola le stime preliminari, i ratei e gli accantonamenti in modo che corrispondano agli importi effettivi e corregge eventuali discrepanze tra le cifre stimate e i risultati reali.

Le parti principali di questo workflow comprendono:

• Adeguamento degli accantonamenti fiscali dopo l’invio delle dichiarazioni dei redditi
• Aggiornamento dei ratei per spese come utenze e affitti sulla base delle fatture effettive.
• Riconciliazione dei costi di inventario
• Adeguare l’ammortamento dei beni in base all’utilizzo.

Per saperne di più, leggete il nostro blog sulle migliori pratiche di true-up per aiutarvi a creare un workflow efficace.

4. Chiusura finanziaria mensile

A proposito di workflow per tenere in ordine i documenti finanziari dello studio, risparmierete tempo ed energie al vostro team se avrete un workflow coerente per la chiusura finanziaria mensile. A tal fine, dovrete stabilire processi chiari per ogni fase, identificare i responsabili e stabilire le scadenze per il completamento di questi task.

• Riconciliare tutti i conti
• Esaminare i conti attivi
• Esaminare i conti da pagare
• Rettificare le scritture contabili
• Preparare i rendiconti finanziari
• Revisione e approvazione

Una volta completato e approvato tutto, condividete i report finali con tutte le persone coinvolte. In questo modo tutti saranno informati sulle prestazioni finanziarie dell’azienda e sull’intero workflow, in modo da poter offrire un feedback per migliorare la situazione.

5. Crediti

Tenere traccia del denaro che i clienti vi devono è fondamentale per capire la salute finanziaria dell’azienda. I modelli aiutano a organizzare e chiarire tutto, con un processo semplificato.

L’uso di un modello per i crediti offre una moltitudine di valori e vantaggi, come ad esempio:

• Un processo coerente e standardizzato che riduce la probabilità di errori
• Risparmio di tempo grazie al fatto che non si deve sprecare tempo per la formattazione
• Maggiore capacità di tracciare e gestire i dati finanziari
• Risparmio di tempo nella preparazione delle revisioni contabili
• Riduzione dello sforzo necessario per formare i nuovi membri del team mantenendo gli standard.

Come implementare e mantenere un workflow contabile

La creazione di un workflow contabile efficace per la contabilità non è sempre un processo semplice, che richiede tentativi ed errori. Ma questi aggiustamenti fanno parte dello sviluppo di un sistema che si adatti veramente alle esigenze uniche del vostro studio. Seguendo un approccio strutturato, è possibile stabilire una solida base da cui partire. Iniziate con queste fasi:

1. Valutazione delle pratiche attuali

Esaminate a fondo i processi contabili e i workflow esistenti nello studio. Valutate come vengono registrate le transazioni, come scorrono i dati nel sistema e come vengono gestite attività come la fatturazione, i pagamenti e la reportistica. In questo modo si potranno individuare le inefficienze, le ridondanze e le aree in cui l’attuale workflow è carente.

2. Ricerca di strumenti per il workflow contabile

Cercate un software per il workflow contabile che si adatti alle vostre esigenze. Considerate le caratteristiche, i costi, l’integrazione e l’adattabilità. È necessario un software che sia facile da usare, che faccia risparmiare tempo grazie all’automazione, che aiuti a migliorare l’accuratezza grazie all’organizzazione e che fornisca altre funzioni utili ai vostri workflow.

3. Formare il personale

Organizzate sessioni di formazione complete che coprano l’uso efficace dei nuovi strumenti, le modifiche ai processi di lavoro e la gestione di eventuali problemi. Assicuratevi di prevedere un tempo adeguato per questa formazione, in modo che il personale sia ben preparato per l’entrata in vigore dei nuovi workflow.

4. Monitoraggio dell’ottimizzazione

Monitorate costantemente i nuovi workflow per scoprire tutto ciò che è stato tralasciato o dove ci sono opportunità di miglioramento. Questo non solo aumenterà l’efficienza nel tempo, ma formerà anche il vostro studio ad adattarsi ai cambiamenti.

Quando il workflow è operativo, sviluppate degli indicatori chiave di prestazione (KPI) per aiutarvi a monitorare e ottimizzare le automazioni del workflow di contabilità. Anche la raccolta dei feedback da parte dei membri del team a tutti i livelli vi aiuterà ad apportare modifiche che migliorino l’efficienza di tutti.

Principali risultati

La creazione di workflow contabili semplificati che utilizzano l’automazione consente allo studio di risparmiare tempo e denaro, permettendo ai membri del team di concentrarsi su attività di livello superiore e di servire più clienti.

Se siete alla ricerca di una soluzione di gestione dello studio che non solo semplifichi i workflow, ma che offra anche potenti funzioni di reportistica basate sull’intelligenza artificiale, un’app mobile per i clienti di prim’ordine e una gestione sicura delle comunicazioni e dei documenti, richiedete una demo per scoprire come TaxDome sta portando gli studi contabili di tutte le dimensioni a un livello superiore.