04 05 2022 / Klantbeheer

Een Uitgebreide Checklist Voor Het Onboarden Van Nieuwe Accounting- En Boekhoudklanten

Een Uitgebreide Checklist Voor Het Onboarden Van Nieuwe Accounting- En Boekhoudklanten

Weet u hoelang uw onboarding proces gemiddeld duurt? 

Hoe zit het met de bredere bedrijfstak? 

Wat als we u vertellen dat volgens gegevens van Karbon het gemiddelde onboarding proces voor een nieuwe klant 60 dagen was? U zult het er misschien mee eens zijn dat dit iets te traag is voor het internettijdperk waarin bijna elk proces geautomatiseerd is.

Waarom het onboarding proces van klanten een must is

In het bedrijfsleven heb je maar één kans om een geweldige eerste indruk te maken – en langzaam is zelden het sentiment dat u daarbij wilt overbrengen.  

Dit idioom beschrijft niet alleen toevallige ontmoetingen en eerste kennismakingen, maar het kan ook worden toegepast op het onboarding proces van de klant. In dit stadium stelt uw bedrijf zijn referenties vast en stelt verwachtingen over hoe u werkt vast en wat u kunt doen om uw klanten te helpen hun bedrijfsdoelen te bereiken. 

Een geoptimaliseerd en efficiënt onboarding procedure voor nieuwe klanten helpt u niet alleen effectiever samen te werken aan het bereiken van gedeelde doelstellingen, maar bepaalt ook de contouren van de relatie. 

„Maar hoe zit het met oudere klanten?”, vraagt u zich misschien af. 

Een gestandaardiseerd onboarding proces helpt niet alleen nieuwe klanten en uw bedrijf zogenaamd om vanuit een zakelijk perspectief op de juiste voet te staan, maar het kan ook helpen om uw oudere klanten op de hoogte te brengen van uw nieuwe proces. Sterker nog, u zult waarschijnlijk een onboarding proces nodig hebben wanneer uw bedrijf een nieuwe dienst, tool of proces op de markt introduceert.

Hoe uw bedrijf profiteert van een geoptimaliseerd onboarding proces voor klanten

Naast het zaken gemakkelijker maken aan het begin van elk proces, biedt een geoptimaliseerde checklist voor het onboarding proces uw bedrijf ook tastbare voordelen in termen van rendement. Hoe zit dat? Efficiënte nieuwe checklists voor onboarding van klanten hebben correlaties aangetoond met verhoogde klantenretentiepercentages en de algehele winstgevendheid van de klantrelatie. 

Hoe belangrijk is het behoud van klanten voor het succes van uw bedrijf? 

Uit onderzoek is gebleken dat een stijging van uw klantenretentiepercentage van 5% een boost van maar liefst 25% kan opleveren voor de winst van uw bedrijf. Zoals u gemakkelijk aan de cijfers kunt afleiden, helpt een checklist met onboarding van klanten u processen te stroomlijnen en daarmee tastbare financiële winsten te oogsten. 

Firm of the Future meldt: “Wanneer men de succesvolste accountantskantoren op het gebied van onboarding bekijkt, werken zij allemaal met een speciaal onderdeel voor het onboarden van nieuwe klanten (of met specifieke tijdstippen per week). De onderliggende reden dat dit succesvol is, is omdat het de vertragingstijd tussen klantverzoeken elimineert. Zodra een verzoek of taak is voltooid, wacht de volgende in de inbox van de klant. Het maakt gebruik van de emotionele voldoening van de klant bij het voltooien van een eerdere taak en het maakt tegelijkertijd ook gebruik van het feit dat uw werk aan het project gewaardeerd wordt.”

De checklist voor nieuwe klanten maakt het resultaat van klantinteractie zekerder en voorspelbaarder dan ooit tevoren, waardoor u strategische beslissingen kunt nemen over de directe termijn en de zakelijke relatie op lange termijn.

Nieuwe sjablonen voor onboarding van klanten

Bij TaxDome begrijpen we dat elk bedrijf anders is en verschillende behoeften heeft. Daarom zijn eenzijdige oplossingen of sjablonen niet het beste advies als het gaat om boekhoudkundige- of accountantsdiensten. 

We hebben checklist-sjablonen voor het onboarden van klanten verzameld die onze klanten helpen hun praktijk te laten groeien. Deze nieuwe checklist-sjablonen voor het onboarden van klanten geven elke stap van het proces in detail weer. Voel u vrij om ze te gebruiken om aan de slag te gaan met het aanpassen van uw proces aan de behoeften van uw bedrijf. 

Klant Onboarding Sjabloon 1: nieuwe checklist voor belastingklanten

Stap 1: Welkom 
  1. Verstuur een opdrachtbrief
  2. Belastingorganizer verzenden
  3. Verstuur welkomstmail
Stap 2: Documenten controleren 

Taak: Documenten van klanten beoordelen

Stap 3: Aangiftes Voorbereiden
  1. E-mail versturen: Uw aangifte is in voorbereiding
  2. Taak: Invoer van gegevens belastingaangifte
Stap 4: Beoordeling door de managerTaak: Kwaliteitscontrole
Stap 5: Betaald krijgenTaak: factuur maken
Stap 6: E-handtekening 
  1. Taak: Documenten verzenden voor elektronische handtekening
  2. E-mail versturen: Laatste stappen
Stap 7: E-bestand
  1. E-mail versturen: Ga door naar het e-bestand
  2. Taak: E-bestand
Stap 8: Bedankt!
  1. E-mail versturen: Uw aangifte is ingediend, bedankt dat u zaken met ons hebt gedaan
  2. Taak: Aangifte afsluiten

Deze is het best om mee te beginnen en werkt het beste voor solopreneurs. 

Het eerste proces begint met een contract, organizer en welkomstmail. We raden u aan om belastingorganizers (vragenlijsten) te gebruiken om klantgegevens op te vragen: belastingaangifte van vorig jaar, werkgeversverklaring, BSN, enz. Als u niet wilt dat ze gegevens uploaden via de organizer, stuur dan deze checklist via e-mail of maak een to-do-lijst voor klanten in TaxDome.

Bij stap 4 kunt u toestemming van de klant aanvragen voor uw document (u kunt dit automatiseren in TaxDome) of een online gesprek met hen inplannen. In dit laatste geval kunt u de tweede taak vervangen door een ‘Bericht verzenden met agenda-uitnodiging’.

Bij stap 6 kunt u documenten vergrendelen aan een factuur in TaxDome, zodat klanten kunnen zien dat u hun aangifte hebt geüpload, maar dat ze die niet kunnen inzien totdat ze uw factuur hebben betaald. Zodra ze betalen, wordt de aangifte automatisch ontgrendeld.

Bij stap 8 kunt u een bedankmail gebruiken om klanten om een review te vragen. Klantenreviews zijn een van de effectiefste manieren om uw klantenbestand zonder kosten te laten groeien.

Klant Onboarding 2: verbeterde checklist voor nieuwe belastingklanten

Stap 1: Welkom 
  1. Verstuur een opdrachtbrief
  2. Verstuur welkomstmail
  3. Taak: vooruitbetaling creëren
  4. Individuele belastingorganizer sturen
  5. Taak: Tag toepassen
Stap 2: Documenten controlerenTaak: Documenten van klanten beoordelen
Stap 3: Aangiftes Voorbereiden
  1. E-mail versturen: Uw aangifte is in voorbereiding
  2. Taak: Invoer van gegevens belastingaangifte
Stap 4: Beoordeling aangifte
  1. Taak: Beoordeling aangifte
  2. Taak: Verkrijg de goedkeuring van de klant.
    1. Upload document, verzoek om goedkeuring.
    2. Koppel document aan opdracht. Wanneer de goedkeuring binnenkomt, verplaatst de opdracht automatisch
Stap 5: Betaald krijgenTaak: factuur maken
Stap 6: E-handtekening
  1. Documenten verzenden voor elektronische handtekening
  2. E-mail versturen: Wachten op betaling en elektronische handtekening
Stap 7: E-bestand
  1. E-mail versturen: Uw e-handtekening is ontvangen
  2. Taak: E-bestand
Stap 9: Bedankt!
  1. E-mail versturen: Uw aangifte is ingediend, bedankt dat u zaken met ons hebt gedaan
  2. Taak creëren: Aangifte Afsluiten

Deze checklist is een variant op de vorige. Wij stellen voor dat u in fase 1 een vooruitbetaling laat doen om ervoor te zorgen dat u niet achter klanten hoeft aan te zitten nadat uw werk is gedaan. 

In fase 1 hebben we het aanbrengen van tags opgenomen. Tags maken het gemakkelijker om klanten snel te sorteren en bulkacties uit te voeren.

Client Onboarding 3: onboarding van terugkerende klanten

Fase 1: Welkom terug
  1. E-mail versturen: Welkom bij het  [jaar] belastingseizoen
  2. E-mail versturen: Instructies voor het werken met een nieuwe portal
Fase 2: Opdrachtbrief
  1. Verstuur een opdrachtbrief
  2. Taak: Factuur vooruitbetaling
  3. Taak: Tag toepassen
Fase 3: Documenten aanvragen
  1. Verzend een terugkerende belastingorganizer voor klanten
  2. E-mail versturen: Gelieve ons deze documenten te verstrekken
Fase 4: Ontvangen documenten
  1. E-mail versturen: We hebben uw documenten ontvangen
  2. Taak: Documenten beoordelen
Fase 5: Ontbrekende informatie opvragenBeveiligd bericht verzenden: Sommige documenten ontbreken
    • Taaklijst toevoegen: Document 1, document 2, document 3
Fase 6: Aangiftes Voorbereiden
  1. Taak: Aangiftes Voorbereiden
  2. E-mail versturen: Uw aangifte is in voorbereiding
Fase 7: Beoordeling aangifte
  1. E-mail versturen: Maak een afspraak
  2. Taak: Beoordeling aangifte 
Fase 8: E-handtekening en factuur
  1. Documenten verzenden voor elektronische handtekening
  2. Taak: factuur maken
  3. E-mail versturen: Wachten op betaling en elektronische handtekening
Stap 9: E-bestand
  1. E-mail versturen: E-handtekening ontvangen, e-bestand komt eraan
  2. Taak: E-bestand
Stap 10: Bedankt!
  1. E-mail versturen: Uw aangifte is ingediend, bedankt dat u zaken met ons hebt gedaan
  2. Taak creëren: Aangifte Afsluiten

Gebruik een inleidende e-mail om terugkerende klanten op de hoogte te brengen van uw werktijden, uurtarieven en andere wijzigingen. Bijvoorbeeld dat u een 100% virtueel kantoor bent geworden en geen offline documenten meer aanvaardt, of dat u dit jaar een voorschot vraagt. Stel ze gerust dat hun belastingaangiften bij u volledig onder controle zijn.

Als u uw klanten wilt laten kennismaken met TaxDome, kunt u de handleiding volgen met kant-en-klare e-mailsjablonen en deze opnemen in uw inleidende e-mail.

Wij hebben ook fase 5 geschetst, waarin wij de klanten benaderen als wij meer documenten van hen nodig hebben. Als u geen extra herinnering nodig hebt om een klant te pingen, verwijder dan deze stap.

In fase 7 kunt u een afspraak met klanten maken voordat u hun aangiftes voorbereidt om hun opties te bespreken of daarna om samen de resultaten te bekijken — het is aan u.  En vergeet niet om de link naar uw planner toe te voegen!

Een Totaaloplossing

Uw onboarding checklist sjabloon voor nieuwe klanten helpt de toon te zetten voor de zakelijke relatie die zal volgen. Gebruik dit als een gelegenheid om de verwachtingen en het dienstenaanbod te communiceren, en de nodige en vereiste informatie van uw nieuwe klant te verzamelen.

Met TaxDome kunt u een nieuw proces voor het onboarden van klanten volledig automatiseren, inclusief het versturen van opdrachtbevestigingen, facturen, organizers en klanten er automatisch aan herinneren deze af te ronden. Met dit robuuste systeem kan uw bedrijf op meer strategische wijze nieuwe opdrachten verwerven, kapitaal inzetten en de inkomsten verhogen. 

Doe mee aan onze dagelijkse Demo om te zien hoe u het in uw praktijk kunt integreren.

Doe mee aan onze dagelijkse Demo om te zien hoe u het in uw praktijk kunt integreren.

Aanmelden Demo
Lisa Chaud

Lisa Chaud

Lisa is marketeer bij TaxDome. Met haar ervaring in B2B en E-commerce, is Lisa gepassioneerd over het doen van marketingonderzoek en het leveren van inzichten aan de gemeenschap. In haar vrije tijd beoefent ze het liefst verschillende sporten.

Subscribe to Taxdome News

Hé, wacht...
Abonneer je op onze nieuwsbrief!

We sturen je slechts één keer per maand het beste van onze blog. We beloven

Gelieve een geldig e-mailadres in te vullen.
Ebook CTA

Wil jij een remote accounting praktijk uitbreiden?

Wil jij een remote accounting praktijk uitbreiden?

eBook is verzonden
Er is een fout opgetreden tijdens het verwerken van uw aanvraag. probeer het later nog eens
Gelieve een geldig e-mailadres in te vullen.