25 10 2021 / TaxDome Updates

Geavanceerde Workflow Automatiseringen: De Eerste Stap naar Voorwaardelijke Pijplijnen

Geavanceerde Workflow Automatiseringen: De Eerste Stap naar Voorwaardelijke Pijplijnen

Veel belasting- en boekhoudprofessionals in onze community vroegen om de mogelijkheid om één pijplijn voor verschillende soorten klanten te kunnen gebruiken. Om bijvoorbeeld één pijplijn te gebruiken (voorbeeld: 1040 belastingaangifte [voor klanten in de VS])  voor zowel nieuwe als terugkerende klanten, aangezien de fasen van het proces hetzelfde zijn, maar taken en acties voor deze klanten kunnen verschillen. 

Om meer maatwerk mogelijk te maken, zijn we verheugd om voorwaardelijke automatiseringen vrij te geven die worden geactiveerd op basis van account tags. Met tags kunt u ‘ALS-DAN’-regels maken die verschillende automatiseringen uitvoeren voor verschillende soorten klanten binnen één pijplijn:

Bijvoorbeeld, ALS het account de tag ‘nieuwe klant’ heeft, stuur DAN een opdrachtbrief voor nieuwe klanten. Voor accounts zonder die tag wordt deze automatisering niet uitgevoerd.

Een ander voorbeeld: ALS het account de tag ‘CC STMT’ heeft, stuur DAN een bericht met klanttaken om overzichten te uploaden. Voor accounts zonder die tag wordt deze automatisering niet uitgevoerd.

En zo verder – de aanpassingsmogelijkheden zijn eindeloos.

U kunt nu alle workflow automatiseringen voorwaardelijk maken, waardoor u meer flexibiliteit heeft om klantspecifieke workflows te creëren. In toekomstige releases zullen we dezelfde functionaliteit ook toevoegen aan hele fasen (voorwaardelijke fasen).

Laten we de ‘ALS-DAN’-regels eens nader bekijken aan de hand van een eenvoudig voorbeeld: 1040 (voor klanten in de VS) pijplijn voor zowel nieuwe als terugkerende klanten. 

Hoe Voorwaardelijke Automatiseringen Werken

Voorwaardelijke automatiseringen worden geactiveerd op basis van account tags. U kunt meerdere identieke automatiseringen aan een fase toevoegen en met tags specificeren voor welk klantaccount elke automatisering wordt geactiveerd.

Laten we aannemen dat we verschillende e-mails naar verschillende soorten klanten willen sturen: nieuwe en terugkerende. We willen ons bedrijf voorstellen aan nieuwe klanten en terugkerende klanten eraan herinneren wat er dit belastingseizoen gaat gebeuren.

Ga hiervoor naar Pijplijn-instellingen en klik op het tandwielpictogram naast een automatisering. Geef in de zijbalk een tag aan die deze automatisering activeert.

Opmerking: als u meerdere tags kiest in voorwaardelijke automatiseringen, moeten klantaccounts al deze tags hebben om de automatisering te laten activeren.

Tags Automatisch Toevoegen en Verwijderen

Om het proces van het aanbrengen van tags makkelijker te maken, hebben we ook de automatisering ‘Account Tags Updaten’ verbeterd. Voorheen kon u alleen tags TOEVOEGEN via automatisering. Deze functie is nu uitgebreid om op dezelfde manier te werken als de automatisering van ‘Accounttoegang Updaten’: u kunt in elke fase automatisch specifieke tags toevoegen en verwijderen of alle tags wissen door ‘Bestaande Account Tags Wissen’ in te schakelen.

Herinnering: wanneer nieuwe klanten zich aanmelden bij uw bedrijf, activeert u automatiseringen zoals ‘Tag toevoegen: Nieuwe Klant’ automatisch, naast het verzenden van welkomstmails, opdrachtbrieven en meer. In de laatste fase van uw pijplijn, wanneer u ten minste één opdracht voor het klantenaccount hebt voltooid, kunt u de tags automatisch updaten door ‘nieuwe klant’ te verwijderen en ‘terugkerende klant’ toe te voegen.

Meer ideeën over Hoe Voorwaardelijke Automatisering te Gebruiken

U kunt op veel verschillende manieren gebruik maken van voorwaardelijke automatiseringen. Hier zijn een paar suggesties van het TaxDome-team:

ALS het account een tag ‘verwijzing’ heeft, stuur DAN factuur ‘korting25’.

ALS het account een tag ‘nieuwe klant’ heeft, stuur DAN factuur ‘vooruitbetaling’ samen met een opdrachtbrief.

ALS het account een tag ‘1065’ (voor klanten in de VS) heeft, stuur DAN organizer voor 1065 klanten.

ALS het account een tag ‘extensie’ heeft, maak DAN een taak ‘extensie aanvragen’ aan.

ALS het account een tag ‘Voorbereider 1’ heeft, maak DAN een taak aan met behulp van het sjabloon die is toegewezen aan Voorbereider 1. 

ALS het account een tag ‘nieuwe klant’ heeft, verwijder DAN de tag ‘nieuwe klant’ en voeg de tag ‘terugkerende klant’ toe in de fase ‘E-aangifte’.

Weet u nog andere ‘ALS-DAN’ voorwaarden? Voel u vrij om ze te delen in onze community!

Wat is het volgende?

Dit is de eerste van vele aankomende upgrades voor Workflow. Ten eerste werken we aan het toevoegen van meer flexibiliteit aan Opdrachtschema’s. Momenteel worden Opdrachtschema’s geactiveerd met hetzelfde sjabloon en hetzelfde schema voor alle Klantenaccounts in een Pijplijn. Naar aanleiding van feedback in de community wordt dit nu aangepast zodat elk Klantenaccount verschillende Opdrachtsjablonen en verschillende periodiciteit allemaal binnen één pijplijn kan hebben.  

Na de release organiseren we een webinar met vragen en antwoorden om u door deze wijzigingen te leiden en te kijken hoe u ze het beste in uw praktijk kunt toepassen.

De voorwaarden die in deze release worden beschreven verwijzen naar enkele automatiseringen, maar we werken eraan om dezelfde ‘ALS-DAN’-voorwaarden ook voor hele fasen toe te voegen. 

Tot slot zijn we het idee aan het analyseren om opdrachten tussen pijplijnen te verplaatsen. Volg onze community om er voorproefjes van te zien!

En als u ideeën heeft over hoe u de automatisering van workflows kunt verbeteren, deel ze dan gerust in ons Functie Verzoek Board.

Maria Kris

Maria Kris

Maria is marketeer bij TaxDome. Na gewerkt te hebben in zowel custom software als productontwikkeling, weet ze wat klanten belangrijk vinden en hoe ze bedrijven kan helpen succesvol te zijn. Ze houdt van het schrijven over allerlei onderwerpen. Als ze niet schrijft, is ze op zoek naar een nieuwe hypothese om te testen.

Subscribe to Taxdome News

Hey, wait...
Subscribe
to our news!

Wij sturen u slechts een keer per maand het beste van onze blog. Dat beloven we!