16 02 2021 / Document Workflow

Papierloos Belastingadvieskantoor: Wat U Moet Weten Over Elektronische Handtekeningen

Papierloos Belastingadvieskantoor: Wat U Moet Weten Over Elektronische Handtekeningen

Elke belastingaangifte moet worden ondertekend, en de belastingdienst in de VS verwacht dit belastingseizoen meer dan 150 miljoen aangiften, dus het eindeloze papierwerk is niet te overzien. Gelukkig kiezen de meeste belastingplichtigen ervoor hun aangifte elektronisch in te dienen. Om een belastingaangifte met succes elektronisch in te dienen, moet deze elektronisch worden ondertekend. Dat is waar de juridisch bindende e-handtekeningen om de hoek komen kijken.  

Voor belastingadvieskantoren die belastingbetalers diensten aanbieden op het gebied van belastingvoorbereiding en belastingaangifte, is een elektronische handtekening ook vereist om de aangifte met succes elektronisch in te dienen. De wereld van de elektronisch ondertekende belastingaangiften kan zelfs voor belastingprofessionals verwarrend lijken. Dit komt vooral omdat belastingbetalers die hun aangiften zelf indienen, aan een reeks handtekeningvereisten onderworpen zijn, terwijl belastingvoorbereiders ook aan een andere reeks vereisten inzake elektronische handtekeningen onderworpen zijn. 

In dit artikel delen we enkele inzichten van experts over de voordelen van elektronisch ondertekende belastingaangiften, hoe belastingadvieskantoren kunnen overstappen op elektronische handtekeningen en hoe ze papierloos kunnen gaan werken dankzij TaxDome – een eenvoudige alles-in-één-oplossing met onbeperkte elektronische handtekeningen.

Voordelen van Belastingaangiften met Elektronische Handtekening

Belastingfirma’s verwerken meerdere documenten en overeenkomsten die moeten worden ondertekend. Met e-handtekeningen kunt u profiteren van een naadloze en handigere manier om documenten te ondertekenen en te autoriseren in uw hele dienstverleningsproces. Het goede nieuws is dat u zelfs e-handtekeningen van meerdere klanten op één document kunt aanvragen en zelfs Knowledge-Based Authentication (KBA) kunt toevoegen om de veiligheid te verbeteren. 

Elektronische handtekeningen hebben het zowel voor belastingprofessionals als voor belastingbetalers gemakkelijker gemaakt om documenten te ondertekenen ongeacht waar zij zich bevinden, gewoon door gebruik te maken van elektronische software voor elektronische handtekeningen. Dit maakt het e-ondertekeningsproces eenvoudig, snel en ongecompliceerd. Maar wat zijn buiten dat de voordelen van elektronisch ondertekende belastingaangiften voor belastingprofessionals? 

  • Bespaart U Kostbare Tijd – Met elektronische handtekeningen versnelt u de doorlooptijd van cruciale documenten zoals aangiften en contracten voor uw belastingpraktijk. U hoeft geen documenten meer af te drukken, te scannen, op te sturen en in spanning af te wachten tot uw klanten ze ondertekenen en terugsturen. U bespaart kostbare tijd en geniet van een grotere efficiëntie.
  • Snellere Besluitvorming – Dankzij elektronisch ondertekende belastingaangiften kunt u gemakkelijker en sneller beslissingen nemen en verdergaan met uw belastingvoorbereidingsproces. E-handtekeningen versnellen de formaliteiten die gepaard gaan met goedkeuringsprocessen. Als u en uw klanten aangiften met een e-handtekening kunnen ondertekenen, verloopt de goedkeuring en besluitvorming veel sneller. 
  • Verlaagt De Kosten – Het elektronisch ondertekenen van belastingaangiften is kostenbesparend voor uw praktijk en klanten. U bespaart op papier, verpakking, verzending en portokosten. U hoeft ook minder papier te beheren en u kunt de aangifte efficiënter voorbereiden en goedkeuren. 
  • Beveiligt De Documentenstroom – Een simpele fout zoals een ontbrekende handtekening kan de dienstverlening vertragen bij het voorbereiden en indienen van aangiften voor klanten. Door uw klanten de mogelijkheid te bieden hun belastingaangiften elektronisch te ondertekenen, kunt u uw documentenstroom veiligstellen en vermijdbare fouten voorkomen. U profiteert ook met minimale risico’s van naadloze controle over de documentenstroom.
  • Juridisch Bindend – De IRS (de federale belastingdienst van de Verenigde Staten) accepteert e-handtekeningen als juridisch bindend – lees meer over de IRS e-bestand handtekening machtiging. Dus in plaats van u bezig te houden met eindeloos papierwerk, kunt u beter kiezen voor een elektronisch ondertekende belastingaangifte. Zolang u voor een e-handtekeningoplossing kiest die aan de normen voor e-handtekeningen van de IRS voldoet, kunt u er zeker van zijn dat uw documenten wettelijk bindend zijn. 
  • Het is een Win-Winsituatie voor uw Klanten en Uw Praktijk – Het gebruik van elektronische handtekeningen vereenvoudigt het heen-en-weer gestuur van documenten bij het invullen van belastingaangiften. De IRS moedigt belastingbetalers sterk aan om hun aangiften elektronisch in te dienen om sneller hun geld terug te krijgen. Door als beleid elektronisch ondertekende belastingaangiften te aanvaarden, kunnen u en uw klanten genieten van een naadloos en gemakkelijk proces van belastingvoorbereiding en belastingaangifte. 
    

    

Papierloos Werken – Hoe Bedrijven Elektronische Handtekeningen Kunnen Gebruiken

Door papierloos te gaan werken vermindert u uw administratieve taken aanzienlijk. Om te beginnen kiest u voor een softwaresuite ter ondersteuning van uw kantoorpraktijk zoals TaxDome die elektronische ondertekening van documenten mogelijk maakt. Om het e-ondertekeningsproces eenvoudig te maken, moet u ervoor zorgen dat de praktijk management software u in staat stelt om:

  • Documenten te uploaden naar het klantprofiel
  • E-handtekeningen aan te vragen bij klanten
  • Meerdere ondertekenaars toe te voegen 
  • Aan te geven waar klanten een handtekening moeten zetten
  • Documenten gemakkelijk te verzenden om te ondertekenen
  • Klanten eraan te herinneren documenten te ondertekenen
  • Kennisgebaseerde verificatie (KBA) toe te voegen om de identiteit van de belastingbetaler te verifiëren
  • Te zien wie documenten heeft ondertekend en wie dat niet heeft gedaan
  • Te sien welke klantaccounts openstaande e-handtekeningen hebben
  • Documenten te downloaden nadat de klant ze heeft ondertekend

Landen waar elektronische handtekeningen gelegaliseerd zijn

  • Brazilië
  • Chili
  • Colombia
  • Frankrijk  
  • Duitsland
  • Italië
  • Israël
  • Japan
  • Mexico
  • Nederland
  • Peru
  • Portugal
  • Spanje 
  • Verenigd Koninkrijk 

Bekijk de volledige lijst van landen waar e-handtekeningen legaal zijn.

Hoe U E-Handtekeningen In Uw Praktijk Kunt Integreren

E-handtekeningen besparen uw belastingpraktijk tijd en bieden uw klanten een efficiënte manier om documenten zoals belastingaangiften vanaf elk apparaat te ondertekenen. Hoewel er talrijke standalone apps en software voor elektronische handtekeningen bestaan, kan het vertrouwen op dergelijke apps al snel voor uw praktijk lastig blijken. 

Het gebruik van meerdere apps is niet alleen frustrerend voor uw klanten, maar kost u ook veel tijd en geld. Om te zorgen voor een soepele workflow in uw praktijkmanagement, moet u kiezen voor een alles-in-een oplossing die u in staat stelt om alles te regelen, van onboarding van klanten tot het aanvragen en ondertekenen van documenten. Dit is waar betrouwbare fiscale praktijk management software zoals TaxDome om de hoek komt kijken. 

TaxDome e-handtekening is misschien wel de beste oplossing op de markt als u op zoek bent naar een eenvoudige manier om e-handtekeningen te integreren in uw praktijk:

  • TaxDome biedt onbeperkte e-handtekeningen met eenvoudige functionaliteit
  • Voldoet aan en overtreft de eIDAS veiligheidsmaatregelen
  • TaxDome e-handtekeningen zijn wettelijk en bindend
  • TaxDome biedt de gebruikerservaring die uw bedrijf vereist en die uw klanten nodig hebben, allemaal op één plek
  • TaxDome stelt u in staat om e-handtekeningen binnen klantaccounts te beheren
  • TaxDome biedt meerdere functies, waaronder automatische herinneringen, meerdere ondertekenaars, real-time weergave van de workflow, en nog veel meer

Links: de firma controleert de status van de documenten van de klant; rechts: de klant ondertekent het document.

Beginnen met TaxDome

Elektronische handtekeningen hebben de manier waarop belastingkantoren belastingaangiften en andere belangrijke klantdocumenten authenticeren aanzienlijk veranderd. U en uw klanten kunnen nu eenvoudig documenten ondertekenen met behulp van de ingebouwde e-handtekeningfunctie in het TaxDome portaal.

Lisa Chaud

Lisa Chaud

Lisa is marketeer bij TaxDome. Met haar ervaring in B2B en E-commerce, is Lisa gepassioneerd over het doen van marketingonderzoek en het leveren van inzichten aan de gemeenschap. In haar vrije tijd beoefent ze het liefst verschillende sporten.

Subscribe to Taxdome News

Hey, wait...
Subscribe
to our news!

Wij sturen u slechts een keer per maand het beste van onze blog. Dat beloven we!