08 02 2021 / Groei Klantverhalen

Total Tax Services Ervaring: Hoe u uw Klantenbestand met Minimale Inspanning Verdubbelt 

Total Tax Services Ervaring: Hoe u uw Klantenbestand met Minimale Inspanning Verdubbelt 

Ontmoet Cassandra Centeno, eigenaar van Total Tax Services. Cassandra maakt zich op voor haar derde belastingseizoen. Vorig jaar groeide haar klantenbestand naar 150 klanten, en ze is van plan dit aantal dit jaar te verdubbelen.

In voorgaande jaren kreeg Total Tax Services alleen klanten via doorverwijzing. Dit jaar zijn ze het klantenbestand met behulp van social media en betaalde marketing aan het uitbreiden. Cassandra was eerst van plan om werknemers in dienst te nemen, maar realiseerde zich toen dat ze het grootste deel van haar administratieve werk met TaxDome kon automatiseren. Haar TikTok video’s met belastingtips hebben er al voor gezorgd dat nieuwe klanten zich voor haar diensten hebben aangemeld.

“Ik zag dat TaxDome onboarding kan automatiseren — het is geweldig voor het overtuigen van klanten als ze via advertenties op mijn site terechtkomen. Er waren twee mensen die zich hebben aangemeld, van wie ik niet eens wist wie ze waren. Soms post ik video’s met belastingtips op TikTok — en dan zet ik mijn website in mijn profiel. Ze gingen naar mijn website, klikten op begin hier, en ze gingen in het portaal aan de slag zonder dat ik iets had gedaan”.

Voorbeelden van Facebook verhalen die Total Tax Services’ klanten betrokken houden.

Klanten overtuigen om virtueel te gaan werken

Total Tax Services is vanaf het begin een virtueel bedrijf geweest, maar niet zo virtueel als Cassandra wilde. Gelukkig heeft TaxDome Total Tax Services voorzien van een white-labeled klantportaal, zodat hun klanten geen andere tools hoeven te gebruiken.

“Wanneer de klant zich aanmeldt, verschijnt het als gototaltax.com in plaats van als een generieke website. Dit is enorm belangrijk voor mijn merk.”

Cassandra streeft ernaar haar cliënten zo weinig mogelijk persoonlijk te ontmoeten en alle communicatie online te houden. Natuurlijk vinden niet alle klanten dat leuk. We vroegen haar hoe ze zulke klanten overtuigt:

“Ik leg hen uit dat online in hun voordeel is. Alles wat in het echt gedaan kan worden, kan ook online gedaan worden. 

Ik heb een paar mensen gehad die zeiden dat zij liever persoonlijk afspreken, en als zij dan tegenstribbelen, dan leg ik het bovenstaande uit. Vandaag de dag is het niet meer nodig om je werk of huis te verlaten om een afspraak te maken bij je belastingadviseur. We kunnen het ook op afstand doen – sinds ik daarop aandring, werkt het geweldig. Het komt zelden voor dat ik hierdoor een klant verlies. Maar uiteindelijk is het belangrijk om je bedrijf te runnen zoals jij dat wilt.”

Om klanten te helpen virtueel te gaan, stuurde Total Tax Services fysieke post waarin klanten werden uitgenodigd om lid te worden van het portaal. Cassandra legt uit:

“Ik had niet alle e-mailadressen van mijn klanten, maar ik heb ze via de post laten weten dat ze zich op mijn site konden aanmelden, en veel van hen zijn daar al mee begonnen. Veel van mijn klanten volgen me op social media, dus daar kunnen ze deze informatie ook vinden. Een eenvoudig proces om je aan te melden maakt het voor mij zo makkelijk om mijn oude klanten naar het nieuwe platform over te zetten.”

Automatisering belastingzaken

Total Tax Services gebruikt TaxDome optimaal om van vervelend administratief werk af te komen. Cassandra heeft een eenvoudig proces (workflow) opgezet dat automatisch taken voor belastingaangiften vooruit schuift — als een enorm Trello-bord — maar zonder dat zij handmatig de statussen hoeft te veranderen. 

Veel taken in het proces bleken haar aandacht niet meer nodig te hebben: e-mails, belastingplanners, opdrachtbevestigingen — die worden nu allemaal automatisch verzonden terwijl Cassandra tijd met haar dochter doorbrengt.  

“Wanneer cliënten zich aanmelden, vraagt het aanmeldingsformulier hen of ze geïnteresseerd zijn in persoonlijke of zakelijke belastingzaken. Afhankelijk van hun antwoorden wordt hen automatisch op basis van hun behoeften een belastingadviseur toegewezen. Ze ontvangen ook een automatische opdrachtbevestiging. Voorheen deed ik dit handmatig en gebruikte ik DocuSign, waar ik voor moest betalen. Zodra ze hun opdrachtbevestiging ondertekenen, krijgen ze een e-mail en een bericht dat ik al bezig ben met hun aangifte.

Het verschuift automatisch binnen de workflow – ik hoef de cliënt niet handmatig te verplaatsen.”


Kosten van belastingzaken verlagen

Als nieuwe ondernemer streeft Cassandra ernaar om kosten waar mogelijk te besparen. We vroegen haar welke software Total Tax Services vóór TaxDome gebruikte.

“Voor TaxDome heb ik een paar systemen uitgeprobeerd, maar die vond ik te omslachtig. De klant moest te veel informatie invullen. De klant kon dit doen op Turbotax, ik wil echter dat de klant de documenten indient, en ik zal het werk voor ze doen. Nu ben ik van DocuSign, PayPal, en Wave Accounting, mijn oude praktijk management app afgestapt. TaxDome is niet alleen een CRM – het is een portaal, het is handtekeningen, het is facturatie – alles is op één plek.”

Om het bedrijf sneller te laten groeien, moest Total Tax Services met minimale uitgaven aan de behoeften van klanten voldoen. En TaxDome voldeed aan alle eisen, zodat Cassandra maar één prijs voor het gebruik van veel tools hoefde te betalen.

“Ik vroeg een van mijn cliënten wat zij van het proces vond, en zij zei dat het geweldig was om alles op één plaats te hebben en minder wachtwoorden te hoeven onthouden. Ik ben pas 24 – mijn klanten zijn net zo oud als ik, en zij geven absoluut de voorkeur aan een gemakkelijke online portaal.”Bekijk de volledige video van Cassandra waarin ze haar workflow met voorbeelden omschrijft: 

Maria Kris

Maria Kris

Maria is marketeer bij TaxDome. Na gewerkt te hebben in zowel custom software als productontwikkeling, weet ze wat klanten belangrijk vinden en hoe ze bedrijven kan helpen succesvol te zijn. Ze houdt van het schrijven over allerlei onderwerpen. Als ze niet schrijft, is ze op zoek naar een nieuwe hypothese om te testen.

Subscribe to Taxdome News

Hey, wait...
Subscribe
to our news!

Wij sturen u slechts een keer per maand het beste van onze blog. Dat beloven we!