Waarom SMS’en onveilig is voor Klantcommunicatie en inefficiënt is voor Uw Bedrijf

Klanten sms’en is de laatste jaren steeds populairder geworden omdat het een eenvoudig mechanisme biedt om, waar u ook bent, met klanten te communiceren. Sms’jes en pushnotificaties kennen een hoge responsiviteit (er zijn talloze statistieken over het vergelijken van e-mail met sms’jes) en het is handig voor uw klanten. 

Maar is het optimaal en handig voor uw bedrijf? Voldoet het bijvoorbeeld aan de beveiligingsaanbevelingen van de belastingdienst en houdt het klantgegevens veilig? Bovendien, bestaan er betere manieren om dezelfde mobielvriendelijke chat te bieden, maar met veel meer functionaliteit en veiligheid? 

TaxDome beveiligde messaging doet precies dat, waardoor u en uw team tijd kunnen besparen en veel beter georganiseerd kunnen blijven, terwijl uw klanten vanaf hun telefoons met u kunnen communiceren.

Het gebruik van berichten-apps is sinds 2011 vertienvoudigd (terwijl het gebruik van SMS is gedaald): waarom?

Laten we om te beginnen eens kijken naar SMS & WhatsApp. Volgens Statista bereikte het aantal verzonden SMS-berichten in de Verenigde Staten in 2011 een hoogtepunt. 

Bron: https://www.statista.com/chart/12109/

Sindsdien is Whatsapp meer dan 10 keer zo groot geworden.  

Waarom vinden miljarden mensen Whatsapp handiger dan SMS? Het biedt veel meer functionaliteit en voordelen en met behoud van gebruiksgemak. We zullen dit nader bestuderen om te zien waarom TaxDome beveiligde messaging voor elk modern bedrijf het volgende niveau van communicatie is.

SMS is niet veilig 

Gegevensbeveiliging is tegenwoordig van het grootste belang. De Internal Revenue Service in de VS publiceert talloze documenten en best practices over het beveiligen van klantgegevens, maar toch worden voor de hand liggende risico’s genegeerd. SMS (en e-mail) zijn geen veilige communicatiemethoden voor de beveiliging van gegevens. Het plannen van een etentje is één ding, maar om via SMS om een BSN- of rijksregisternummer te vragen is iets heel anders. 

De beveiligde berichten van TaxDome zijn, zoals hun naam al aangeeft, een veilig en mobielvriendelijk alternatief om ervoor te zorgen dat u effectief met klanten kunt communiceren, in de modus van hun keuze (mobiele telefoon), dit terwijl de klantgegevens worden beschermd en u zich houdt aan de aanbevelingen van de belastingdienst.

Uw klanten ontvangen een pushnotificatie op hun mobiel en een e-mail wanneer u een beveiligd bericht verstuurt.

SMS heeft geen documentintegratie

Als een klant een bestand via SMS verstuurt, moet u (of iemand die u betaalt) dat document handmatig downloaden en afwerken. Dit is niet alleen onveilig (zie vorige paragraaf), maar het is ook vervelend en tijdrovend.

Met TaxDome wordt alles wat uw klanten u sturen aan hun account gekoppeld en heeft u er snel toegang toe. U hoeft niet meer handmatig bestanden op te slaan en handmatig te ordenen.

SMS herinnert uw klanten er niet automatisch aan

Ooit vergeten te reageren op een bericht? We doen het allemaal wel eens. En we vinden het allemaal nog vervelender om klanten achterna te zitten. Met de beveiligde berichten van TaxDome kunt u “Auto Nag” instellen en vervolgens krijgen klanten automatisch een herinnering. Geen handmatige follow-ups meer of onthouden wie wat moet brengen. Teksten (en zelfs Whatsapp) bieden deze functionaliteit niet.

Voorbeeld van berichtherinneringen.

U kunt volledig bepalen hoe vaak herinneringen worden verzonden, en daarnaast ook hoe vaak in totaal (misschien wilt u het maximum op 3 instellen? Misschien 10?). Communiceer met uw klanten (zelfs automatisch) precies zoals u dat wilt.

SMS heeft geen takenlijsten

Heb je ooit een berichtenketting aangemaakt en vijf berichten later ben je met enkele vervolgvragen van het onderwerp afgeweken, vervolgens is je ontvanger vergeten wat je van hem wilde? SMS is een lange reeks berichten zonder enige volgorde. 

Uw klanten verliezen nooit uit het oog wat TaxDome van u nodig heeft om het werk af te maken. Welk onderwerp u ook bespreekt en welke berichten u ook hebt, hun openstaande takenlijst zal nog steeds zichtbaar en gemakkelijk toegankelijk zijn vanuit het beveiligde bericht en ook prominent zichtbaar zijn op hun To-do lijst.

SMS mist organisatie

Als klanten op berichten reageren, moet u hun antwoorden handmatig sorteren. Een lange tekstketen is moeilijk door te spitten, vooral in een zakelijke context. 

Met TaxDome beveiligde berichten kunt u nieuwe discussies voor verschillende onderwerpen beginnen (en dit kan worden geautomatiseerd, zodat u elke maand een nieuw bericht met uw bijgewerkte takenlijst kunt sturen). U kunt berichten archiveren en na 6 maanden, wanneer uw bedrijf is gegroeid en u nieuwe personeelsleden heeft, kunnen zij gemakkelijk de communicatiegeschiedenis in het klantprofiel zien.

SMS is niet achterhaald; het heeft zijn nut

SMS verdient zijn plaats. Het is niet moeilijk. Iedereen weet hoe hij het moet gebruiken en er is geen training voor nodig. Bovendien hebben sommige mensen mogelijk oudere modellen telefoons en willen ze geen apps installeren.

Daarom zal TaxDome in 2022 SMS toevoegen als communicatiemiddel – maar we zijn van mening dat belastingadviseurs SMS als een back-up moeten zien, en om bovenstaande redenen niet als een primaire communicatiemethode.