22 02 2021 / Productiviteit TaxDome Updates

Zet Uw Workflow Op Automatische Piloot Met Ingeplande Taken En Automove

Zet Uw Workflow Op Automatische Piloot Met Ingeplande Taken En Automove

Dit zijn de twee langverwachte functies waar u om hebt gevraagd — om terugkerende taken te kunnen aanmaken en om taakafhankelijkheid te kunnen creëren. U heeft nu met Taakschema’s & Automove beschikking over beide. 

Met TaxDome kunt u nu volledig geautomatiseerde en aanpasbare workflows bouwen, geschikt voor welke dienst u ook levert: belastingen, accounting, boekhouding, enz.

Wat houdt dit in? In het kort, u kunt het nu “Instellen en vergeten”.

Bijvoorbeeld, elk jaar op 5 januari (dit is het planningsgedeelte) laat u nieuwe inkomstenbelastingaangiften aanmaken voor honderden (of duizenden) klanten. Dit zal een trigger zijn om e-mails, organizers, berichten, contracten, en andere aanpasbare automatiseringen te verzenden. 

Vervolgens – zodra de organizer compleet is en het contract is ondertekend (dit is nu het Automove deel), kunt u uw werknemer een taak toewijzen om de informatie te beoordelen. Zodra dat gedaan is kunt u uw voorbereider op de hoogte stellen om een ontwerp van de belastingaangifte voor te bereiden. Dit proces kan tientallen, honderden, duizenden keren gedaan worden— uw proces wordt waterdicht en u kunt zich concentreren op de groei van uw klantenbestand en minder op administratieve taken.

Boekhouden? Geen probleem. U kunt bijvoorbeeld op de 5e van elke maand een nieuwe maandelijkse boekhoudtaak voor uw zakelijke klanten laten aanmaken. Die genereert vervolgens een bericht om bankafschriften op te vragen. Zodra deze zijn voltooid, krijgen u of uw medewerkers een taak toegewezen.

Laten we nu eens de details verder bekijken.

Automove: een beknopte handleiding

Automove laat wanneer aan de parameters is voldaan uw opdrachten automatisch van de ene naar de andere fase gaan, zodat u de gewenste afhankelijkheid kunt bereiken. U hoeft niet meer handmatig te controleren of klanten u documenten hebben gestuurd, vooruit hebben betaald, hun contract hebben ondertekend, enz. 

Zodra de vereiste punten zijn afgewerkt, gaat de opdracht naar de volgende fase en wordt onderdeel van uw prachtige assemblagelijn van belastingen, boekhouding, resolutie, enz.

Natuurlijk is Automove geen standaardoplossing en daarom kunt u het in elk stadium van een pijplijn in- en uitschakelen. In sommige gevallen wilt u dat de taak automatisch verder gaat, in andere gevallen misschien niet.

Bijvoorbeeld, zodra klanten zich aanmelden, wilt u hen een welkomstmail met een nieuwe klantenorganizer sturen. (We hebben dit proces in een andere post in detail besproken.) De e-mail vereist geen actie van u of uw klant, dus dat heeft geen invloed op Automove. Een organizer vereist echter dat uw klant het indient. Als Automove is ingeschakeld, zal het proces automatisch naar de volgende fase gaan zodra de klant de organizer indient. In de volgende fase kan ‘documenten beoordelen’ een taak zijn voor iemand in uw team. Zodra zij die taak als voltooid markeren, zal automove de taak naar de voorbereider verplaatsen met een taak als ‘belastingaangifte voorbereiden’.

Laat ons weten hoe u deze automate gebruikt om uw bedrijf nog meer te automatiseren!

Meer>>

Taakschema’s: Stel hier in dat Taken op de gewenste intervallen terugkomen 

De meeste taken op het gebied van belastingen en boekhouding volgen een bepaald schema en worden volgens een vast tijdschema herhaald.

In TaxDome kunt u nu Taakschema’s gebruiken om dagelijks, wekelijks, tweewekelijks, maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks terugkerende taken aan te maken. Nieuwe opdrachten zullen worden aangemaakt voor elke account die in het schema staat. Opdrachten die gepland maar nog niet aangemaakt zijn zullen niet in uw takenlijst verschijnen om uw interface niet te onoverzichtelijk te maken.

Hoe kunt u nu schema’s in uw praktijk gebruiken? 

Boekhouden

Als u maandelijkse boekhoudklanten heeft, kunt u die taken nu in een maandschema zetten. Op die manier worden ze aangemaakt op de dagen die u uitkiest.

Zodra de opdracht is aangemaakt, zullen de vooraf ingestelde automatiseringen in werking treden. Bijvoorbeeld een bericht en een takenlijst om hun bankafschriften bij te werken en alle andere informatie die u nodig hebt, samen met het uitschrijven van een factuur voor maandelijkse werkzaamheden.

Persoonlijke Belastingaangifte

Als u jaarlijkse belastingaangifte klanten heeft, kunt u instellen dat die opdrachten jaarlijks terugkomen, met een nieuwe organizer die begin januari wordt verstuurd. U kunt uw klanten naar nieuwe klanten en terugkerende klanten segmenteren – waarbij terugkerende klanten een korte organizer en andere communicatie ontvangen.

Zakelijke Klanten

Zakelijke klanten brengen grote zaken met zich mee, maar vergen ook veel communicatie. En het is belangrijk dat u uw klanten op de hoogte houdt van de komende deadlines, want de boetes kunnen hoog oplopen.

Voorbeeld:

Op de eerste van elke maand kunt u een beveiligd bericht sturen vergezeld van een korte takenlijst waarin u hen eraan herinnert u de maandelijkse bankafschriften en loonuren te bezorgen.

Of – u kunt driemaandelijkse herinneringen voor uw zakelijke klanten instellen zodat ze niet vergeten de nodige betalingen te doen.

Al deze functies werken samen om u te helpen herhaalbare processen met vooraf gedefinieerde mijlpalen in te stellen. Verschillende klanten vereisen verschillende automatiseringen, dus u zou kunnen filteren op uw boekhoudklanten (gebruik daar labels voor) en maak voor hen allemaal in bulk een geplande taak aan. En zo heb je 100 (of 1000) klanten op weg geholpen naar een geweldige gebruikerservaring zonder ooit een deadline te missen.

Nieuw: Taaksjablonen

Om uw routine nog makkelijker te maken, zijn we nog verder gegaan en hebben we Taaksjablonen gecreëerd. Met Taaksjablonen kun je vooraf de omschrijving, prioriteit en vervaldata definiëren, of opmerkingen achterlaten (@mentions komen eraan, blijf op de hoogte!). 

Wanneer u nu een maandelijkse loonlijst of boekhoudopdracht voor honderden klanten aanmaakt, hoeft u niet meer handmatig aan elk van hen een context toe te voegen. U kunt een vooraf gedefinieerde vervaldatum hebben voor al uw zakelijke belastingaangiftes (bijvoorbeeld 15 maart).

Of, al uw boekhoudkundige taken kunnen een vooraf bepaalde vervaldatum hebben van 14 dagen nadat de taak is aangemaakt, samen met specifieke notities en richtlijnen over hoe de taak te voltooien.

Workflow Automation: hoe hiermee te beginnen

Niemand wil uren aan administratief werk besteden in plaats van datgene te doen waar klanten u daadwerkelijk voor betalen. Automatiseringen maken uw leven gemakkelijker, en TaxDome stelt u in staat om uw boekhouding, accounting, of workflow wat betreft belastingvoorbereiding te automatiseren. 

Maar hiermee beginnen kan overweldigend aanvoelen. Wij voelen met u mee. We spraken met twee nieuwe gebruikers van TaxDome: Brian Newman van Brian Newman CPA en Jessica Smith van Tax Savvy Jessica. Jessica had meer ervaring met workflowsystemen, terwijl Brian wist dat hij automatisering moest implementeren en processen moest optimaliseren binnen zijn groeiende bedrijf, maar dit nog niet had gedaan. Toegegeven, Brian was overweldigd. Maar na een gesprek met Jessica begon het allemaal duidelijk te worden en Brian was in staat om de enorme voordelen van TaxDome voor zijn bedrijf in te zien. Ze deelden hun workflow voorbeelden en zaken die hen hielpen om alles vanaf het begin goed op te zetten.

Constantine Vasilakis

Constantine Vasilakis

Als productmanager is Constantine verantwoordelijk voor de evolutie van TaxDome. Zijn topprioriteit is het helpen van TaxDome gebruikers om hun werk effectiever en minder stressvol te doen. Hij is gepassioneerd over het uit de eerste hand verzamelen van klantenfeedback en het leveren van de juiste functies op het juiste moment.

Subscribe to Taxdome News

Hey, wait...
Subscribe
to our news!

Wij sturen u slechts een keer per maand het beste van onze blog. Dat beloven we!