Atualização de Dezembro 2021

Nas atualizações deste mês introduzimos as etapas condicionais – um importante passo para as automatizações avançadas do fluxo de trabalho baseadas nas condições ‘SE-ENTÃO’, somente aplicadas para etapas integrais. A etapa seguinte é uma automatização específica do cliente, que lhe permitirá criar um fluxo de trabalho mais flexível utilizando todas as capacidades de TaxDome.

Maior flexibilidade no CRM: agendamento do envio de emails e adição do arquivo de contas. Os questionários, portal do cliente e a aplicação móvel foram renovados de modo a facilitar a experiência de utilização dos seus clientes. Reforçámos as capacidades da aplicação desktop Windows com a opção de digitalizar documentos em papel diretamente para TaxDome, entre outros. 

Vejamos o que é preciso para que desfrute das suas férias e para que esteja devidamente preparado(a) para a próxima época fiscal.

🤖 Automatização do Fluxo de Trabalho

Etapas condicionais

Pode agora adicionar condições em etapas integrais nos seus projetos, permitindo que os Trabalhos prossigam para determinadas etapas no seu projeto com base em etiquetas ou saltar etapas se não possuírem determinadas etiquetas. Consulte a publicação do mês passado: Automatizações Avançadas de Fluxo de Trabalho: O Primeiro Passo para os Projetos Condicionados

Exemplo: pode ter uma etapa condicional de ‘Extensão’ no seu projeto habitual do IRS que funciona com base na etiqueta de ‘Extensão’. Se determinar que um cliente requer de uma extensão, aplique a etiqueta à respetiva conta, este trabalho entrará numa etapa de extensão onde poderá ter uma tarefa criada para que o seu administrador a submeta. Os que não possuem essa etiqueta saltarão para a etapa seguinte, passando a etapa de extensão. 

Outro caso de utilização é a utilização das etapas condicionais que ajudam a atribuir trabalho à sua equipa. Digamos que tem uma prática fiscal considerável, prestando serviços a 5000 clientes. Em tal cenário, terá provavelmente cerca de 10 preparadores a trabalhar nas declarações. Com as etapas condicionais, pode ter uma etapa distinta para cada preparador, racionalizando o processo e permitindo que os Trabalhos saltem da etapa 3 para a etapa 10 (por exemplo). A imagem que se segue serve para simplificar, contando com 4 preparadores, a mesma lógica funcionaria com 50 preparadores. Perante este cenário, os clientes de Bob saltarão da 2ª etapa (Preparação do Bob) para a 6ª etapa (Revisão do Gerente) assim que o Bob concluir a preparação.

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Dê uma espreitadela: Em breve, conseguirá mover trabalhos entre projetos. Estamos também a trabalhar no sentido de adicionar mais automatizações específicas para o cliente para lhe proporcionar a capacidade de adicionar automatizações e agendamentos para clientes específicos. Exemplo, a capacidade de definir modelos distintos de trabalhos, agendamentos recorrentes ou a automatização para cada conta no mesmo projeto.

📞 CRM

Agendamento de emails

Poderá agora agendar a hora e o dia exato em que deseja que o seu email seja enviado. Se trabalha até altas horas da noite, pode agendar o envio de emails para a manhã seguinte durante o horário laboral.

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Arquivo de contas

Para além da capacidade de arquivar questionários, tem agora a capacidade de arquivar contas, diminuindo a sua lista de clientes. Se arquivar uma conta, todos os dados são retidos, porém as contas passam a estar num separador distinto. As contas arquivadas podem ser ativadas em qualquer altura.

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👨‍👩‍👧‍👧 Portal do Cliente

Opção de exibir as tarefas do cliente nas notificações por email

Poderá agora controlar a visibilidade da lista de verificação das tarefas do cliente nas notificações por email. Com a opção ativada, serão capazes de visualizar a lista de tarefas sem necessitar de fazer o login no portal. Com a opção desativada, será-lhes-á pedido que iniciem a sessão na sua conta TaxDome de modo a verem a lista de verificação.

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Login do cliente simplificado

Os clientes deixaram de necessitar de inserir o seu domínio de empresa para acederem à aplicação móvel, correspondendo à versão web. Uma vez verificado, poderão iniciar a sessão com FaceID ou TouchID nos seus dispositivos.

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📚Questionários

Botão de secção de cópia personalizável

Recentemente adicionámos a capacidade para os seus clientes poderem copiar secções nos questionários. O que ajuda a manter os seus questionários limpos e permite aos seus clientes acrescentarem secções adicionais consoante o seu cenário específico: Mais dependentes, maior número de fontes de rendimento, maior número de propriedades de aluguer, etc. Com este lançamento, demos-lhe a opção de adicionar personalização, dando-lhe a possibilidade de nomear o botão que os seus clientes irão ver. Por exemplo: adicionar criança, adicionar empregador, etc. 

Outros melhoramentos nos questionários:

• Secções copiadas em CSV. Poderá exportar questionários concluídos com secções adicionais preenchidas pelo cliente e passos lógicos condicionais para o ficheiro CSV. As questões que não se enquadram na lógica serão excluídas. Mais>>   
• Todos os ficheiros uploaded disponíveis de imediato. Tanto as empresas como os clientes poderão facilmente consultar todos os ficheiros uploaded no questionário. Como lembrete, pode adicionar tipos de perguntas de ‘upload de ficheiro’ – quaisquer ficheiros anexados serão automaticamente guardados na conta do cliente.

💻 Aplicação Desktop do Windows

Digitalize para a Aplicação Desktop do Windows

Pode agora digitalizar documentos em papel a partir do seu software de scanner diretamente para as pastas do Disco TaxDome. Os ficheiros serão uploaded para o mesmo directório na sua conta TaxDome.

Dê uma espreitadela: Estamos a trabalhar na capacidade de solicitar assinaturas eletrónicas na aplicação desktop do Windows: coloque os campos de Assinatura, Iniciais e Data onde for necessário e solicite KBA *apenas para clientes e empresas dos E.U.A.

🔥 Outros

• Ao associar serviços a faturas, o título integral do serviço é agora exibido e não será cortado. Mais>>
• I.U. da assinatura eletrónica foi atualizada à medida que avançamos para os modelos das assinaturas eletrónicas. Em breve!
• Acrescentámos outros meios de proteção à sua conta TaxDome. Tanto você como os seus clientes poderão agora recorrer ao SMS como um método de login adicional. Mais>> 
• Os pagamentos efetuados via Stripe refletem agora informações sobre o nome da conta, ID da fatura e descrição da fatura na IU  
• Exportar Tarefas. Pode agora exportar Trabalhos, entradas de tempo e listas de Tarefas para ficheiros CSV. Mais>>
• TaxDome estabeleceu uma parceria com a Right Networks o que lhe permite agora gerir a sua prática virtualmente com o alojamento de clientes da Right Networks. 

Todos os acima mencionados e mais 72 afinações e reparações!

Caso tenha perdido, eis um resumo das principais funcionalidades que abordámos na publicação anterior.