Atualização de Maio de 2023

Lançámos algumas atualizações importantes: faturas recorrentes, uma interface reformulada para as mensagens (agora denominadas Chats) e uma melhor visão geral dos trabalhos realizados para o cliente. Melhorámos também a gestão de documentos, o portal do cliente e a secção do fluxo de trabalho. Sem mais demoras, eis as novidades.

Dê uma espreitadela:

Num futuro próximo, poderá enviar e receber mensagens SMS na TaxDome, oferecendo à sua empresa uma nova via de comunicação para colaborar com os seus clientes. Estamos também a trabalhar numa nova aplicação móvel nativa para os clientes, propostas (para converter facilmente potenciais clientes em clientes), acompanhamento do tempo e faturação melhorados na TaxDome. 

Assista ao vídeo que apresenta uma visão geral das novas funcionalidades e melhorias:

💰Faturação

Faturas recorrentes: elimine o trabalho administrativo e seja pago automaticamente

As faturas recorrentes permitem-lhe enviar faturas aos clientes numa base regular pré-determinada (semanal, mensal, etc.). São especialmente úteis se prestar serviços repetidos continuamente. Recentemente, organizámos um seminário online aprofundado em que apresentámos esta funcionalidade e demos exemplos de como a pode incorporar na sua empresa. Pode aceder à gravação do seminário e à transcrição das perguntas e respostas aqui.

Segue-se um vídeo curto que apresenta a funcionalidade e demonstra a experiência da empresa e do cliente:

As faturas recorrentes automatizam o processo de faturação, pelo que só se tem de definir as faturas uma vez. Se ativar a autorização automática do pagamento, os seus clientes só terão de introduzir os dados do seu cartão/conta bancária uma vez: o dinheiro será então automaticamente retirado de acordo com o calendário acordado.

Consulte a nossa lista de verificação sobre a criação de faturas recorrentes para ser pago pelos seus serviços repetidos automaticamente e sem atrasos.

Atualmente, a autorização de pagamento só está disponível tendo o Stripe como provedor de pagamento padrão. Continuará a poder criar faturas recorrentes se utilizar o CPACharge, mas os seus clientes terão de introduzir sempre as informações de pagamento, uma vez que a autorização de pagamento será desativada. Pode ter tanto o Stripe como o CPACharge ativados na sua plataforma – não é necessário desativar o CPACharge para ativar o Stripe.

Saiba mais sobre a utilização das faturas recorrentes e como estas beneficiam a sua empresa>>

Atualização da integração QBO: menor número de mensagens de erro e correspondência automática de números de fatura para quem utiliza vários sistemas de faturação

Adicionámos a verificação automática para evitar a duplicação dos números das faturas. Os números das faturas serão agora atribuídos automaticamente com base nas faturas mais recentes no QBO.

Atribuiremos números de fatura automaticamente quando:

• O número da fatura ficou em branco
• A fatura foi criada através de uma automatização
• A fatura foi gerada automaticamente como parte de uma fatura recorrente
• As faturas são criadas em massa

️Se introduzir manualmente um número de fatura que já esteja a ser utilizado no QBO, será notificado e ser-lhe-á sugerido o próximo número disponível.

Outras atualizações de sincronização do QBO que serão lançadas em breve:

• Os campos de rastreio de classe e localização do QuickBooks serão adicionados ao ecrã da fatura
• Passará a ser possível selecionar uma conta de rendimentos separada no QuickBooks para cada serviço
• Adicionaremos um ecrã de estado para que possa ver quais os serviços que estão sincronizados com o QuickBooks

Para obter mais informações sobre a atualização, visite a nossa secção de Ajuda>>

Adicionar campos personalizados às faturas em PDF

Pode agora personalizar as suas faturas com campos personalizados. Isto permite-lhe incluir qualquer informação que deseje sobre o cliente na fatura.

Para adicionar campos personalizados às faturas, aceda ao sub- separador Detalhes da Empresa nas Definições e ative os campos pretendidos. Os campos de endereço, cidade, estado e e-mail estão visíveis por predefinição, mas poderá consultar outras opções clicando em Mostrar mais.

Para obter mais informações sobre os campos personalizados, consulte o nosso artigo de Ajuda>>

Utilize os códigos de texto nas faturas para poupar tempo e dar um toque pessoal

Personalize as suas faturas para dar um toque pessoal utilizando códigos de texto. Os códigos de texto podem ser adicionados à descrição da fatura e às mensagens do cliente, podendo conter qualquer informação da conta, incluindo campos personalizados.

Os códigos de texto poupam tempo aos membros da sua equipa. Os códigos de texto podem ser criados para:

• Faturas pontuais
• Faturas recorrentes
• Modelos de faturas únicas
• Faturas únicas em massa

Para saber mais sobre o funcionamento dos códigos de texto, visite o nosso portal de Ajuda>>

💬 Chats

Chats reformulados: criando condições para um feed de comunicação unificado

Introduzimos várias melhorias importantes na interface e na funcionalidade do nosso sistema de mensagens (agora denominado Chats). Pretendemos atingir três objetivos com esta actualização:

1. Adicionar novas funcionalidades
2. Criar uma interface mais fácil de utilizar
3. Criar condições para um feed de comunicação unificado

Eis algumas das adições mais importantes:

• Listas de verificação de tarefas proeminentes (fixadas para os clientes)
• Ordenar os chats em “Lido” e “Por Ler”
• Capacidade de pré-visualizar conteúdos (tais como documentos, tarefas, links e imagens)
• Capacidade de editar e eliminar mensagens enviadas
• Reenviar tarefas aos clientes
• Separador de chats arquivados ocultos

Encontrará os Chats no separador Comunicação. A integração de SMS está para breve: poderá enviar e receber mensagens de texto de e para os seus clientes na TaxDome.

📚 Gestão de documentos

Preferências de notificação mais personalizadas para os documentos: receba apenas aquelas que lhe interessam

Pode agora decidir quais as notificações de documentos específicos que pretende receber. Existem agora notificações separadas para os documentos que foram assinados eletronicamente, uploaded e aprovados pelos seus clientes.

Desta forma, pode escolher os eventos que acionam uma notificação. Pode também escolher a localização das notificações: na Inbox+, por e-mail, ou em ambas.

Consulte o nosso artigo de ajuda sobre como definir as suas preferências de notificação

👨‍👩‍👧‍👧 Portal do cliente

Novos controlos de definição na opção de pré-pagamento no portal do cliente

 Por predefinição, todas as empresas têm a capacidade de aceitar pré-pagamentos, mas adicionámos agora definições adicionais para o(a) ajudar a personalizar de acordo com as preferências da sua empresa.

• Pode optar por exibir o botão de pré-pagamento ou desativá-lo do seu portal
• Opções de pagamento adicionadas – se o ativar, decida os métodos de pagamento que os clientes usarão para efetuar pré-pagamentos: débitos bancários, cartões de crédito ou ambos.

Para aceitar pagamentos (e ativar também os pré-pagamentos), é necessário conectar um fornecedor de pagamentos (Stripe/CPA Charge). Saiba como configurar a opção de pré-pagamento>>

🤖 Fluxo de trabalho

Novo direito de acesso: que membros da equipa podem editar agendamentos de recorrência do projeto

Para cada utilizador, pode personalizar os direitos de acesso consoante a sua função. Adicionámos um novo direito de acesso específico para o fluxo de trabalho – pode decidir que membros da sua equipa poderão modificar as recorrências de tarefas. Quando desativado, os membros da empresa continuarão a poder consultar os projetos (se estiverem no campo ‘Disponível para’ desse projeto), mas não terão a opção de modificar os agendamentos de recorrência.

Como atualizar os direitos de acesso ao fluxo de trabalho dos seus colegas de equipa>>

Use os trabalhos recentes a fim de ver rapidamente os trabalhos mais recentes que o cliente lhe encomendou

É fundamental saber que tarefas realizou para um cliente no passado. Razão pela qual adicionámos a secção Trabalhos Recentes aos perfis de conta. Esta secção indica os cinco últimos trabalhos em que trabalhou, sendo possível aceder rapidamente a cada um deles.

Saiba de que forma pode consultar os trabalhos recentes>>

Pode agora interligar as tarefas. Por exemplo, uma declaração de IRS, IRC, pode não ser concluída até que o Formulário da declaração de parceria esteja concluído. Ao interligar as duas tarefas, pode garantir que a declaração IRS/IRC não seja finalizada prematuramente.

Como associar trabalhos uns aos outros>>

📚Ajuda e Formação

• Automatize o seu fluxo de trabalho de folha de pagamento em 70 minutos com a TaxDome
• Temos agora uma secção separada de dicas e truques especificamente para os preparadores fiscais, repleta de conselhos sobre como integrar novos clientes fiscais, recolher documentos, lidar com extensões e muito mais 

🔥 Outros

• Foi restaurada a navegação rápida para todas as contas associadas ao visualizar um contacto
• Pode agora editar registos de horas que tenham o estado “Em curso”
• Já aderiu ao nosso programa de acesso antecipado? Os membros do acesso antecipado podem utilizar e comentar as nossas novas funcionalidades em primeiro lugar. Leia sobre o assunto e junte-se ao programa>>

Todos os itens acima – mais 63 ajustes e correções! Junte-se à nossa Comunidade Facebook para colocar questões, solicitar funcionalidades ou conversar com outros utilizadores TaxDome.

Caso não tenha visto, eis um resumo das principais funcionalidades que abordámos na nossa publicação anterior.