Atualização de Setembro 2021

Este mês fizemos melhorias significativas na comunicação, CRM, Fluxo de Trabalho e lançámos algumas funcionalidades menores mas muito solicitadas. Renovámos o envio das mensagens na aplicação, tornando a comunicação com os seus clientes ainda mais fácil para as empresas com a introdução de ‘chats’, semelhantes às ‘linhas’ em ferramentas como o Slack.

Também tornámos mais fácil a importação de dados relevantes com a adição de campos de conta personalizados às importações. Desde o mês passado, que a equipa responsável pelos documentos tem vindo a prosseguir a sua missão, expandindo a flexibilidade total da organização dos documentos para modelos de pastas e para o disco TaxDome. Quanto ao Fluxo de trabalho, agora pode personalizar a informação que vê nos cartões de trabalho, fornecendo-lhe muita (ou pouca) informação conforme queira ver. Futuramente, iremos ter a faturação recorrente e melhorias nas assinaturas eletrónicas (dica: modelos!) 

📞 CRM 

Chat como o do Messenger

Agora as mensagens assemelham-se ainda mais às dos chats. O ecrã ‘Chats’ foi completamente retrabalhado sendo agora semelhante às ”linhas” nas ferramentas como o Slack. 

Tal como o iMessage, quando uma nova mensagem é recebida vai para o topo da lista, juntamente com as informações importantes (número de anexos, estado da tarefa, se está por ler, etc.) Também a tornámos mais em tempo real; se você ou os seus clientes anexarem documentos, estes aparecerão como uma notificação na linha e, muito em breve, poderá ver em tempo real quando os seus clientes ou colegas estiverem a digitar (…)

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Nota: Se dois ou mais membros da equipa participarem na discussão, o ícone ‘por ler’ é individual Mais>>

Importação: Adicionados Campos de Conta Personalizados 

Ao importar dados de clientes, poderá agora mapear informações da sua folha de cálculo com Campos de Conta Personalizados (anteriormente, só podia mapear Campos de Conta Personalizados). Se adicionar informações sobre clientes empresariais, também poderá adicionar campos tais como o NIF, Contacto Principal, Tamanho da Empresa, Website da Empresa, e qualquer outra informação pertinente. Para uma conta pessoal, poderá querer o número de telefone ou o número da segurança social para exibir diretamente no separador de informação da conta.

Nota – esta funcionalidade não é unicamente para novos clientes. Pode utilizar a importação as vezes que necessitar para pré-preencher os dados existentes, mesmo para contas existentes. A nova importação apenas preencherá os campos vazios, para que possa complementar os dados dos clientes existentes com novos detalhes com a frequência que necessitar. 

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Responsáveis Automaticamente Atribuídos Por Predefinição a Novas Contas

Os membros da equipa especificados como responsáveis por predefinição são agora automaticamente atribuídos às novas contas, que são criadas manualmente ou através da importação de um ficheiro CSV.

Em breve: teremos a capacidade de selecionar os responsáveis de conta durante a importação. 

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📚 Fluxo de Trabalho Documental

Atualização das Pastas Principais

Pode agora criar, editar ou eliminar as pastas principais nos seus modelos de pastas, disponibilizando a funcionalidade de editar as pastas principais a vários clientes de uma só vez. Além disso, os modelos de pastas incluem agora novas ferramentas de upload de ficheiros semelhantes às que estão disponíveis no separador Documentos. Mais>>

Adicionalmente, pode utilizar as pastas principais editáveis no disco TaxDome diretamente do seu Explorador de Ficheiros. Pode eliminar ou renomear todas as pastas principais existentes, excepto a pasta por predefinição, com o nível de acesso de Cliente pode ver e editar. Mais>>

Definições Individuais para os Documentos Uploaded em Massa

Os uploads dos documentos estão agora mais rápidos, e também mais personalizáveis. Poderá especificar definições adicionais como solicitar aprovação, trancar um documento a uma fatura, notificar o cliente sobre o upload, etc., para cada ficheiro individualmente. 

Por exemplo, se estiver a fazer o upload de seis documentos, pode optar por notificar os clientes sobre 3 e trancar os outros a uma fatura tudo de uma vez.

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Definições de Lembretes de Aprovação de Documentos

Se utilizar a funcionalidade de aprovação, pode assegurar-se de que os seus clientes agem de acordo com a sua solicitação, ativando o botão de alternância ‘lembretes’ durante o upload. Agora poderá utilizar esta funcionalidade ao fazer o upload de vários documentos de uma só vez e com menos cliques.

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Questionários

Algumas pequenas atualizações aos questionários enquanto trabalhamos para lançar uma maior. Expandimos as condições para incluir perguntas de caixa de verificação. Anteriormente, só era possível através de perguntas de sim/não ou opções de seleção de rádio. Mais>>

Concedemos mais flexibilidade para modificar as definições dos lembretes mesmo após o envio de um questionário; pode agora ativar e desativar os lembretes para um questionário em qualquer altura. Mais>>

Por fim, uma funcionalidade pequena mas altamente solicitada, poderá agora pré-visualizar os questionários antes de os enviar. Quando estiver prestes a enviar um questionário, poderá consultar todas as secções e perguntas do modelo selecionado, antes de clicar em ‘enviar’. Lembrete, se desejar utilizar automatizações, poderá ter questionários a serem enviados automaticamente como parte do seu fluxo de trabalho.

🤖 Automatização do Fluxo de Trabalho

Personalizar a Informação nos Cartões de Trabalho

Encontra-se agora disponível uma personalização de maior nível para os seus cartões de trabalho. Resumindo, você decide o que os seus cartões de trabalho exibem. Pode ativar o botão de alternância para qualquer um dos seguintes elementos-chave nos dados do trabalho, conforme indicado no cartão em cada projeto: 

• Nome do trabalho
• Descrição 
• Prioridade 
• Data de início
• Data prevista
• Responsáveis (em breve)

Pode criar uma vista personalizada para cada projeto. Poderá optar por exibir as datas previstas para os trabalhos de escrituração, data de início, responsáveis pela preparação fiscal, etc. 

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Outras atualizações do fluxo de trabalho:

• Filtrar Tarefas em Atraso. Poderá agora consultar todas as tarefas atrasadas numa só página. Mais>>
• Filtrar Trabalhos em Atraso. Poderá agora consultar todos os trabalhos em atraso no projeto. 

🔥 Outros

• Os direitos de acesso foram simplificados para a sua equipa. A fim de permitir aos seus funcionários criar, editar e eliminar modelos para tarefas, pastas, mensagens, questionários, trabalhos, faturas, contratos e emails – pode ativar o botão de alternância de permissão de Gerir os Modelos. Se desejar que a sua equipa veja e utilize os modelos existentes, estes necessitam de diferentes permissões. Mais>>

Todos os acima mencionados mais 56 afinações e reparações! 

Caso tenha perdido, eis um resumo das principais funcionalidades que abordámos na publicação anterior.