25 10 2021 / Atualizações de TaxDome

Automatizações Avançadas de Fluxo de Trabalho: O Primeiro Passo para os Projetos Condicionadas

Automatizações Avançadas de Fluxo de Trabalho: O Primeiro Passo para os Projetos Condicionadas

Na nossa comunidade, foram vários os profissionais fiscais e da contabilidade que solicitaram a capacidade de utilizar um projeto para diferentes tipos de clientes. Por exemplo, utilizar um projeto (exemplo: 1040 Declarações Fiscais) tanto para os novos clientes como para os que regressam, as etapas do processo são as mesmas, mas as tarefas e ações para estes clientes podem ser diferentes. 

Para permitir uma maior personalização, estamos entusiasmados por lançar as automatizações condicionais que desencadeiam com base em etiquetas de conta. As etiquetas permitem criar normas de ‘SE-ENTÃO’ que executam diferentes automatizações para diferentes tipos de clientes dentro de um projeto:

Por exemplo, SE a conta tiver uma etiqueta ‘novo cliente’, ENTÃO envia uma carta de compromisso para os novos clientes. Para as contas sem essa etiqueta, esta automatização não será executada.

Outro exemplo: SE a conta tiver a etiqueta ‘CC STMT’, ENTÃO envia uma mensagem com as tarefas de cliente para fazer o upload dos extratos. As contas que não têm essa etiqueta, a automatização não será executada.

E assim sucessivamente – as opções de personalização são infinitas.

Pode agora condicionar todas as automatizações do fluxo de trabalho, proporcionando-lhe mais flexibilidade para criar fluxos de trabalho específicos de cliente. Em futuros lançamentos, adicionaremos a mesma funcionalidade às etapas integrais (etapas condicionais).

Vamos analisar as normas de ‘SE-ENTÃO’ usando um exemplo simples: projeto 1040 (clientes nos EUA) tanto para os novos clientes como para os que regressam. 

Como Funcionam as Automatizações Condicionais

As automatizações condicionais são desencadeadas com base em etiquetas de conta. Pode-se adicionar várias automatizações idênticas a uma etapa e especificar por etiquetas para que conta de cliente cada automatização será acionada.

Vamos supor, queremos enviar diferentes emails a diferentes tipos de clientes: novos e regressados. Queremos apresentar a nossa empresa aos novos clientes e lembrar aos que regressam o que se passará neste período fiscal.

Para o fazer, vá às definições do Projeto e clique no ícone de engrenagem ao lado de uma automatização. Na barra lateral, especifique a etiqueta que irá desencadear esta automatização.

Nota: se escolher várias etiquetas nas automatizações condicionais, as contas dos clientes têm de ter todas estas etiquetas para que a automatização possa ser acionada.

Adicione e Remova Etiquetas Automaticamente

Para facilitar o processo de aplicar etiquetas, também melhorámos a automatização de ‘Atualizar Etiquetas de Conta’. Anteriormente, só era possível ADICIONAR etiquetas através da automatização. Esta funcionalidade foi agora alargada para funcionar da mesma forma que a automatização de ‘Atualizar Acesso à Conta’ pode adicionar e remover automaticamente etiquetas específicas em cada etapa ou limpar todas as etiquetas, ativando o botão de alternância ‘Limpar Etiquetas de Conta Existente’.

Lembrete: quando se inscrevem novos clientes com a sua empresa, desencadeia automatizações tais como ‘Adicionar etiqueta: Novo Cliente’ automaticamente, além de enviar emails de boas-vindas, cartas de compromisso, e muito mais. Na etapa final do seu projeto, quando concluir pelo menos um trabalho para a conta do cliente, pode atualizar automaticamente as etiquetas, removendo ‘novo cliente’ e adicionar ‘cliente retornado’.

Mais Ideias Sobre Como Utilizar Automatizações Condicionais

Pode fazer uso das automatizações condicionais de várias maneiras diferentes. Seguem-se algumas sugestões da equipa TaxDome:

SE a conta tiver uma etiqueta ‘encaminhamento’, ENTÃO envia a fatura ‘desconto25’.

SE a conta tiver uma etiqueta ‘novo cliente’, ENTÃO envia a fatura ‘pré-pagamento’ juntamente com uma carta de compromisso.

SE a conta tiver uma etiqueta ‘1065 (clientes nos EUA)’. ENTÃO envia um questionário para 1065 clientes.

SE a conta tiver uma etiqueta ‘prorrogação’, ENTÃO cria uma tarefa de ‘solicitar prorrogação’.

SE a conta tiver uma etiqueta ‘Preparar 1’, ENTÃO cria uma tarefa usando um modelo atribuído ao Preparar 1. 

SE a conta tiver uma etiqueta ‘novo cliente’, ENTÃO retira a etiqueta ‘novo cliente’ e adicione a etiqueta ‘cliente retornado’ na etapa de ‘Preenchimento eletrónico’.

Tem em mente alguma outra condição ‘SE-ENTÃO’? Não hesite em partilhar na nossa comunidade!

O que se segue?

Esta é a primeira de várias atualizações que se seguem ao Fluxo de Trabalho. Primeiramente, estamos a trabalhar para adicionar mais flexibilidade à Programação de Trabalhos. Atualmente, a Programação de Trabalhos é desencadeada com o mesmo modelo e a mesma programação para todas as Contas de Clientes num Projeto. Com base no feedback na comunidade, tal está a ser modificado para permitir que cada Conta de Cliente tenha diferentes modelos de Trabalho e diferentes periodicidades, tudo dentro de um projeto.  

Uma vez lançado, iremos organizar um seminário online com perguntas e respostas para o guiar sobre estas alterações e como pode utilizá-las da melhor forma na sua prática.

A seguir, as condições descritas neste comunicado referem-se às automatizações únicas, mas estamos a trabalhar na adição das mesmas condições de “SE-ENTÃO” para todas as etapas. 

Por último, estamos a analisar a ideia de mover trabalhos entre os projetos. Siga a nossa comunidade para saber mais!

Se tiver alguma sugestão sobre como melhorar as automatizações do fluxo de trabalho – não hesite em partilhar no nosso Quadro de Pedidos de Funcionalidades.

Maria Kris

Maria Kris

Maria é uma digital marketer em TaxDome. Tendo trabalhado tanto em software personalizado como no desenvolvimento de produtos, ela sabe o que interessa aos clientes e como ajudar as empresas a ter sucesso. Aprecia todo o tipo de escrita. Quando não está a escrever, anda em busca de algo para testar.

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