Documentos, cópias, arquivos: quanto dinheiro é que uma empresa gasta em papel?

1 Papel: quanto é que isso nos custa?

Acabar com o papel nos escritórios não é apenas a escolha mais responsável, é também certamente a mais rentável. Mas será que as empresas já notaram? Analisemos a situação em conjunto.

O papel e a manutenção dos arquivos custam às empresas recursos e espaço, enquanto que a digitalização de documentos oferece certamente benefícios a longo prazo.  

Embora a tecnologia tenha substituído grande parte dos processos no seio de uma empresa, em média passam pelas mãos de um funcionário cerca de 10.000 folhas de papel por ano, e considerando que o custo de uma resma de papel é de cerca de $3,30, os custos envolvidos na gestão de papel numa empresa são muito mais elevados. De acordo com um estudo realizado pela PairSoft, o custo de armazenar um documento é de $20, a recuperação de um documento perdido custa $120 e $220 para o reproduzir…a todos estes valores devem ser adicionados os custos relativos às prateleiras, armários e caixas necessárias para o armazenamento, para não mencionar o custo de comprar ou alugar uma impressora de escritório com o respectivo tinteiro. E não esqueçamos um dos principais custos: o custo de quem imprime, faz fotocópias e depois as arquiva…horas e horas pagas para que alguém imprima e arquive documentos, que poderiam ser guardados na cloud (nuvem) em poucos cliques. O custo do papel para uma empresa acaba por ser 30 vezes superior ao seu preço de compra. Digitalizar documentos e armazená-los na cloud (nuvem) faz com que todos os documentos sejam armazenados e organizados num único local: localizar o documento que procura demorará apenas alguns segundos.

Livre-se do papel: Digitalize documentos

A solução para este desperdício de recursos é a digitalização, e a transição é auxiliada por dois factores-chave:

1. Armazenamento baseado na cloud (nuvem)
2. Utilização de um scanner integrado

Felizmente, a TaxDome oferece tudo isto com o seu software multifuncional. 

O armazenamento seguro de documentos minimiza o risco da perda de documentos e informações. As empresas têm acesso constante aos seus ficheiros, pelo que não há risco de perda de dados. Os documentos são digitalizados e podem ser criados ou arquivados, a partir de qualquer lugar onde se tenha uma ligação à Internet. Além disso, uma das razões pelas quais os documentos digitais devem ser preferíveis aos documentos em papel é que os ficheiros em papel correm mais riscos de serem danificados por factores naturais e meteorológicos. Este aspeto não deve ser subestimado, considerando também o período das severas condições meteorológicas e das catástrofes naturais que estamos a viver atualmente. Todos estes aspetos sublinham o facto de que uma gestão documental segura aumenta a rentabilidade e o profissionalismo de uma empresa.  

A digitalização de documentos não só ajuda as empresas a poupar nos custos operacionais como também aumenta a produtividade empresarial. Todas as horas gastas na pesquisa e arquivo de documentos podem ser dedicadas a atividades mais rentáveis. Com a digitalização de documentos, os funcionários têm acesso imediato a todos os documentos empresariais. Os ficheiros são editáveis e partilháveis, aumentando a colaboração dentro do local de trabalho. Ao digitalizar documentos e ao eliminar o papel, as despesas fixas de papel de uma empresa podem ser eliminadas do orçamento e estes recursos podem ser utilizados para outras atividades.

A TaxDome incentiva à gestão sustentável das empresas tributárias, permitindo-lhes ser simultaneamente ecológicas, rentáveis e economicamente eficientes. Eliminar a utilização do papel será bom para o ambiente e bom para o seu negócio.