23 09 2021 / Gestão de clientes

Precisa Realmente de um Sistema de Gestão Documental à Parte do Seu Software Fiscal?

Precisa Realmente de um Sistema de Gestão Documental à Parte do Seu Software Fiscal?

A maioria das plataformas de software fiscal têm o seu próprio sistema de partilha de documentos. Infelizmente, as suas funcionalidades de partilhar documentos são geralmente mais de uma reflexão posterior do que um sistema seguro e robusto. Portanto, vale a pena considerar se deve ou não investir num sistema de gestão documental distinto para além do seu software fiscal? Se tiver uma plataforma completa de software de contabilidade como TaxDome, poderá proporcionar uma partilha segura de documentos sem o encargo de utilizar um sistema distinto de gestão documental. Vejamos as vantagens e desvantagens do software interno de gestão documental. 

As vantagens e desvantagens de um software documental interno 

Quando se trata de considerar uma solução de software documental interno para a sua empresa de contabilidade, deve considerar tanto as vantagens como as desvantagens de adicionar esse sistema. Vejamos o que lhe vai agradar num sistema de software documental interno e o que poderá estar em falta:

Vantagens Desvantagens 

É uma boa forma de partilhar documentos com os clientes

Com o software de partilha de documentos, pode facilmente partilhar com os clientes documentos, incluindo declarações financeiras, documentos fiscais, e faturas. Esta partilha é bastante útil se estiver interessado(a) em adicionar mais clientes virtuais à sua empresa de contabilidade. A papelada pode ser enviada quase instantaneamente, o que pode acelerar o tempo de entrega.

Os softwares fiscais de gestão documental raramente são atualizados

Tal como qualquer outro sistema de software, irá deparar-se com bugs e problemas relacionados com o sistema de gestão documental. Infelizmente, muitas das empresas de software fiscal apenas atualizam os seus sistemas de gestão documental cerca de uma vez por ano. Isto pode levar a várias frustrações se estiver a lidar com um bug significativo no software.

É rentável a longo prazo

Embora o software de partilha de documentos tenha custos iniciais mais elevados, será mais rentável a longo prazo. Devido ao facto de a sua empresa poder partilhar documentos e garantir assinaturas eletrónicas de forma mais rápida do que entregar a papelada por email ou fax.

É mais difícil obter aprovações 

Com a maioria dos sistemas de software fiscal, é necessário preparar o documento, copiar o link, partilhar o acesso, e enviar o email ao cliente para obter a sua aprovação. Este processo é muito demorado e afasta-o a si e à sua equipa de tarefas de maior valor.

Evita a perda de documentos 

Como toda a papelada é digitalizada, é muito mais difícil perder documentos. Se precisar de encontrar um documento, pode simplesmente procurá-lo no sistema do software, e deverá ser capaz de o localizar em segundos.

Qual é a alternativa? 

Caso não queira lidar com uma eventual frustração de lidar com um sistema de gestão documental, existe uma alternativa simples: TaxDome.

TaxDome simplifica o processo da assinatura de documentos com uma solução de um só clique. Basta fazer o upload de qualquer documento para a plataforma de TaxDome, e o cliente poderá aprová-lo. Não há necessidade de utilizar a etiqueta de email. A partir daí, os seus documentos encontram-se numa aplicação segura de partilha de documentos que é constantemente atualizada e que lhe dá mais flexibilidade.

Além disso, a plataforma TaxDome foi concebida para ser extremamente fácil de utilizar tanto para a empresa de contabilidade como para o cliente. 

Apresentamos outras funcionalidades de qualidade que pode encontrar na aplicação de partilha de documentos de TaxDome:

1) A capacidade de partilhar documentos com terceiros

Se necessitar de partilhar um documento com um terceiro, como por exemplo um bancário hipotecário ou um advogado, TaxDome permite-lhe adicionar com facilidade um endereço adicional com uma data de expiração.

2)  Solicitar feedback eletrónico

O sistema de partilha de documentos de TaxDome permite também aos clientes fornecer facilmente feedback sobre documentos específicos. Por exemplo, um cliente pode confirmar se determinada informação está correta num documento, e, caso rejeite o documento, deve apresentar razões específicas. 

3) Consiga facilmente assinaturas eletrónicas

Através de um clique no menu pendente, pode solicitar uma assinatura eletrónica a um cliente. O sistema permite uma série de campos de assinatura, incluindo iniciais, data, SSN, nome de solteira da mãe, e outros dados.

A solução excepcional de partilha de documentos para as empresas de contabilidade

TaxDome fornece uma solução simples e segura para aqueles que procuram uma alternativa aos sistemas convencionais de partilha de documentos.

Para uma demonstração da plataforma de TaxDome

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Lisa Chaud

Lisa Chaud

Lisa é uma digital marketer em TaxDome. Com a sua experiência em B2B e em comércio eletrónico, Lisa é apaixonada por fazer investigação de marketing e fornecer conhecimentos à comunidade. No seu tempo livre, ela adora fazer diferentes tipos de desportos.

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