03 08 2021 / Produtividade

Quais são as funcionalidades de um software de gestão de empresas?

Quais são as funcionalidades de um software de gestão de empresas?

O software de gestão de práticas fiscais auxilia as empresas fiscais e de contabilidade a simplificar as suas tarefas de maior importância. O agendamento, a faturação e até a comunicação podem ser feitos num único software de gestão para organizar e estruturar a gestão de empresas.

O que é um Software de Gestão de Prática Contabilística?

As empresas independentemente da sua dimensão podem utilizar um software de gestão de prática para melhorar:

  • Comunicação
  • Eficiência
  • Organização

Os profissionais da empresa podem também utilizar este mesmo software para delegar tarefas, manterem-se a par dos prazos dos projetos, acompanhar e faturar projectos, e até criar novos projetos utilizando modelos integrais.

Quando os clientes solicitam uma atualização ou um relatório que precisa de ser enviado a um cliente, os profissionais de contabilidade que tratam do projeto podem executar o relatório a partir do próprio software. Os ficheiros e outros documentos importantes podem ser armazenados e partilhados no software para maior flexibilidade.

Agora que já respondemos “o que é um software de gestão de práticas fiscais”, é tempo de aprender porque é que precisa de um sistema para a sua atividade.

Porque precisa de um sistema de gestão de empresas?

Um software de gestão para empresas fiscais é essencial porque reduz o risco de erro humano. Imagine um novo contabilista a assumir um projeto de cliente em curso. Durante a reunião inicial com a direção, foi cometido um erro e foi comunicado ao novo chefe do projeto que o prazo para o projeto era 1 de Maio.

No entanto, o projeto está de facto previsto para 1 de Março, antes da data-limite.

Se o projeto fosse adicionado corretamente ao sistema de gestão, o prazo nunca falharia e o seu cliente não seria penalizado.

As empresas maiores podem ter dezenas ou centenas de projetos em curso em simultâneo. A monitorização das horas faturáveis para os funcionários é também uma funcionalidade integral, que permite poupar tempo da maioria dos softwares de gestão de práticas. Quando a monitorização do tempo é incorporada na plataforma, isto ajuda a empresa de várias formas:

  1. As horas faturáveis são sempre monitorizadas, pelo que jamais pagará aos funcionários mais horas do que as necessárias.
  2. As horas faturáveis são cobradas corretamente ao cliente, pelo que nunca perderá uma receita.

Os sistemas de gestão ajudam a simplificar os sistemas contabilísticos da sua empresa num local central. Quando devidamente configurado, a sua empresa pode reduzir erros, aumentar a satisfação do cliente e melhorar a eficiência.

E isto é apenas o início do que o correto software de gestão de práticas tem para oferecer à sua empresa.

Benefícios de um Software de Gestão de Empresas para Empresas Fiscais

Um software de gestão é de dupla vertente, o que significa que beneficia tanto a empresa como os seus clientes. Imagine a sua administração fiscal a trabalhar num projeto de um novo cliente. A equipa administrativa pode ter dezenas ou centenas de documentos para:

  • Upload
  • Guardar
  • Imprimir
  • Organizar

Uma grande quantidade de tempo e recursos entra na gestão, mas esse mesmo tempo e recursos pode também ser reduzido. Em vez de ter de lidar com múltiplos processos, toda a comunicação pode ser feita através das ferramentas de comunicação do software.

Os clientes também podem ser configurados com o seu próprio portal.

Quando o administrador necessitar de um extrato bancário ou de outro ficheiro, pode enviar uma mensagem rápida para o cliente. Uma vez que o cliente faça o upload do ficheiro, este é guardado automaticamente no software e organizado.

O software de gestão de empresas para pequenas empresas fiscais permite às empresas aceitarem mais clientes, manterem as suas operações organizadas e simplificadas, e poupar-lhes tempo e dinheiro. Quando uma plataforma central puder ser utilizada para criar e gerir projetos, a satisfação do cliente melhora.

Benefícios de um Software de Gestão de Empresas para Clientes Fiscais

As empresas podem ficar sobrecarregadas com ficheiros, correio e comunicações, porém os clientes também têm de lidar com múltiplos portais, documentos para assinar, faturas e emails. Para os clientes, trabalhar com um profissional fiscal pode ser desgastante e monótono.

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No entanto, um software de gestão de empresas fiscais pode ajudar.

A utilização de uma única ferramenta, como TaxDome, melhora a experiência do cliente porque está tudo num só lugar. Se a sua equipa precisar de solicitar novos formulários ou ficheiros ao cliente, poderá olhar para a solicitação no seu telemóvel e fazer o upload de ficheiros a partir da mesma aplicação.

Tudo pode ser feito num portal simples, incluindo mas não se limitando a:

  • Upload de ficheiros
  • Preencher formulários
  • Assinar eletronicamente documentos
  • Pagar faturas

Os clientes só precisam de um único link para entrar no portal do cliente e ajudar a cumprir as suas obrigações de cliente. Quando todos os ficheiros, comunicações, e outras tarefas são mantidos num único local, melhora significativamente a experiência do cliente.

O correto software de gestão de empresas terá as funcionalidades de que a sua empresa necessita para melhorar as relações com os clientes e a experiência enquanto oferece a melhor experiência aos funcionários e clientes.

As Funcionalidades do Melhor Software de Gestão de Empresas

Um software de gestão de empresas de topo terá as funcionalidades de que a sua empresa necessita para simplificar os projetos. Muitas funcionalidades podem estar disponíveis, mas as cinco mais importantes num software de gestão de empresas são:

  1. Partilha Fácil e Segura de Documentos: Os portais podem permitir aos clientes efetuar rapidamente o upload de ficheiros para uma plataforma segura. As empresas podem então partilhar documentos e ficheiros com o cliente na mesma plataforma, sem necessidade de recorrer a correntes de emails desagradáveis. 
  2. Portal do Cliente de Fácil Utilização: O portal que o cliente utiliza deve ser de fácil utilização. A facilidade de utilização aumenta a utilização do portal e irá melhorar a experiência do cliente.
  3. Assinaturas Eletrónicas em Conformidade com o IRS: Oferecendo a opção de assinatura eletrónica utilizando assinaturas em conformidade com o IRS ajuda a acelerar projetos para clientes e empresas.
  4. Pagamentos Online: A aceitação de pagamentos diretamente no portal do cliente pode acelerar o pagamento de faturas e ajudar a reduzir o risco de atrasos de pagamento.
  5. Gestão Fácil de Tarefas e Projetos: A criação de novas tarefas e projetos é um processo tedioso. O seu software deve ter modelos, ou permitir a sua criação, para tornar o processo mais rápido. Antes de escolher um software para a sua empresa, não se esqueça de participar numa demonstração do mesmo e/ou passar tempo a ler as suas funcionalidades para garantir que o software vai de encontro às necessidades da sua empresa.

Nota Final 

Um software de gestão de empresas contabilísticas é uma parte integral do crescimento e evolução de uma empresa de contabilidade. Quando uma empresa cresce, é mais importante do que nunca pôr em prática sistemas que facilitem a comunicação com equipas e clientes, criar projetos, partilhar documentos, receber pagamentos, e cumprir prazos rigorosos.

Se a sua empresa não estiver a utilizar um software de gestão de topo, é altura de considerar um.

TaxDome oferece funcionalidades de última geração, uma interface de fácil utilização, e todas as funcionalidades-chave delineadas anteriormente.

Lisa Chaud

Lisa Chaud

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