Documentele contabile esențiale pentru orice firmă: tipuri, rol și obligații legale

Documentele contabile sunt elemente-cheie în procesul de înregistrare, justificare și verificare a tuturor operațiunilor economice desfășurate de o firmă. Indiferent de dimensiune sau domeniu, orice companie are obligația legală de a le întocmi și păstra corect. În România, cadrul legal este reglementat prin Legea contabilității nr. 82/1991 și Codul Fiscal, care stabilesc atât tipurile de documente contabile necesare, cât și modul de utilizare. 

Clasificarea documentelor contabile

Documentele contabile pot fi grupate în mai multe categorii, în funcție de rolul pe care îl joacă în circuitul informației financiare:

– Documente justificative:  stau la baza oricărei înregistrări contabile și reflectă tranzacții economice reale. Din această categorie fac parte:

• facturile
  
• chitanțele
  
• bonurile fiscale
  
• dispozițiile de plată
  
• notele de recepție
  
• deconturile
  

Unele dintre acestea sunt considerate documente primare, întrucât sunt emise direct în momentul desfășurării operațiunii economice, cum ar fi factura sau bonul fiscal.

– Documente de sinteză: oferă o imagine consolidată asupra rezultatelor financiare și poziției patrimoniale ale firmei, la finalul unei perioade de raportare. Exemple:

• bilanțul
  
• contul de profit și pierdere
  
• notele explicative
  

– Registre contabile: sunt utilizate pentru organizarea cronologică și sistematică a informațiilor. Nu sunt documente justificative, ci instrumente tehnice pentru:

• înregistrarea completă a operațiunilor economico-financiare
  
• întocmirea balanței de verificare
  
• elaborarea situațiilor financiare

Documente contabile obligatorii pentru firme

Pentru a rămâne în legalitate și a‑și gestiona corect finanțele, fiecare firmă din România trebuie să întocmească și să arhiveze documentele contabile prevăzute de Legea contabilității nr. 82/1991 și OMFP 2634/2015, actualizate prin Legea 36/2023 (care a redus perioada de păstrare la 5 ani). 

Pentru o prezentare practică a obligațiilor și modelelor de formulare, ANAF pune la dispoziție Ghidul privind întocmirea și utilizarea documentelor financiar‑contabile (PDF).
Mai jos găsiți lista documentelor ordonate pe tipuri de operațiuni, alături de formularele cel mai des solicitate în timpul controalelor ANAF. 

1. Documente justificative pentru operațiuni curente

• Factura – dovada vânzării de bunuri sau prestării de servicii; din 2024 trebuie transmisă prin sistemul RO e-Factura pentru B2B, iar de la 1 ianuarie 2025 și pentru B2C.
• Aviz de însoțire a mărfii – obligatoriu la transportul intern de bunuri atunci când acestea nu sunt însoțite de factură.
• Nota de intrare-recepție și constatare diferențe (NIR) – înregistrează cantitatea și valoarea mărfurilor sau materialelor la recepție și semnalează eventualele diferențe față de documentele furnizorului.
• Chitanța – confirmă încasarea numerarului de la persoane fizice.
• Bonul fiscal – emis de casa de marcat; însoțit zilnic de Raportul fiscal Z, care centralizează totalul încasărilor și constituie document contabil.
• Dispoziția de plată și Dispoziția de încasare către casierie – justifică mișcările de numerar în interiorul firmei (avansuri, restituiri, încasări diverse).
• Registrul de casă – jurnalul zilnic al numerarului (cod 14-4-4), obligatoriu pentru orice societate ce lucrează cu cash.
• Ordinul de deplasare (delegație) și Decontul de cheltuieli – justifică sumele decontate salariatului în timpul deplasărilor.
• Borderou de achiziție – se întocmește atunci când achiziționați bunuri de la persoane fizice sau din piețe, în lipsa unei facturi.
  

2. Documente de gestiune și stocuri

• Bonul de predare-transfer-restituire – consemnează mutarea materialelor între gestiuni sau restituirea lor.
• Bonul de consum – înregistrează ieșirea materialelor din stoc pentru folosire internă (producție, întreținere, consum administrativ).
• Fișa de magazie – ține evidența cantitativ-valorică pe articol și lot; obligatorie în gestiunile cu stoc.
• Raportul de gestiune – folosit în comerțul cu amănuntul pentru centralizarea zilnică a vânzărilor și stocurilor.

3. Registre contabile obligatorii

• Registrul-jurnal: înregistrează cronologic toate operațiunile economico-financiare.
  
• Registrul-inventar: listează activele, datoriile și capitalurile proprii, grupate pe categorii, la inventarierea anuală.
  
• Cartea mare: reunește rulajele și soldurile fiecărui cont; poate fi înlocuită, la societățile mici, de Fișa de cont pentru operațiuni diverse.
  
• Jurnalul de cumpărări și Jurnalul de vânzări: obligatorii pentru plătitorii de TVA (art. 319 Cod fiscal), nu sunt menționate explicit în Legea 82/1991.

Termene legale pentru întocmire și păstrare

Responsabilitatea întocmirii documentelor contabile revine administratorului societății, care o poate delega directorului economic, contabilului intern sau firmei de contabilitate externă, conform art. 10 din Legea 82/1991. Aceștia răspund solidar pentru exactitatea și păstrarea actelor.

Începând cu 1 ianuarie 2024, Legea 36/2023 a stabilit un termen general de arhivare de 5 ani pentru registrele contabile, documentele justificative, statele de salarii și rapoartele fiscale Z. Termenul se calculează de la 1 iulie a anului următor celui în care s-au desfășurat operațiunile.

Pentru documentele cu impact fiscal pe termen lung (precum contractele de leasing sau documentația aferentă imobilizărilor), este recomandat să fie păstrate până la 10 ani, pentru a acoperi prescripția extinsă a obligațiilor fiscale și eventualele litigii. Arhivarea se poate face fizic sau digital, cu condiția să fie garantate integritatea și accesul la cererea ANAF sau a altor autorități de control.

Greșeli frecvente în gestionarea documentelor contabile

Chiar și firmele cu proceduri bine puse la punct pot ajunge să plătească impozite suplimentare și penalități din cauza unor erori aparent minore. Cele mai frecvente sunt:

• Lipsa semnăturilor responsabile: facturi, NIR-uri sau dispoziții de plată fără semnătură olografă sau semnătură electronică calificată nu au valoare de document justificativ.
  
• Confuzia privind ștampila: OG 17/2015 a eliminat obligația de ștampilă pentru firmele private; insistarea asupra ei (sau emiterea de acte “doar cu ștampilă”) rămâne o greșeală comună.
• Date incorecte sau câmpuri lipsă: pe facturi și documente primare pot lipsi informații obligatorii, cum ar fi seria, data, CUI-ul, descrierea produselor, cantitatea sau prețul unitar. Oricare dintre aceste omisiuni poate duce la refuzul deductibilității TVA și a cheltuielii în contabilitate.
• Nerespectarea termenului de arhivare – documentele distruse sau pierdute înainte de termenul legal de 5 ani pot duce la reîncadrări fiscale, amenzi și penalități
  

Gestionarea atentă a documentelor, combinată cu arhivare electronică organizată, ajută la prevenirea celor mai frecvente erori.

Recomandări pentru o bună gestionare a documentelor contabile

Digitalizați‑vă fluxurile: un program de contabilitate actual importă automat facturile din SPV, asociază plățile bancare și generează registrele solicitate de ANAF. Documentele sunt stocate online, semnate electronic și pot fi accesate rapid la nevoie. Aflați cum puteți automatiza procesele contabile în 10 pași simpli, din articolul dedicat.

Optați pentru servicii contabile profesioniste: externalizarea către un expert CECCAR sau un cabinet digitalizat asigură corectitudinea înregistrărilor, depunerea la timp a declarațiilor și gestionarea eficientă a controalelor. În plus, un contabil profesionist poate acționa și ca partener de încredere în luarea deciziilor financiare

Stabiliți verificări interne periodice: rezervați o zi pe lună pentru un checklist simplu: semnături prezente, câmpuri obligatorii completate, corelare între facturi și NIR-uri, reconcilierea stocurilor. Identificarea din timp a neconformităților este mai puțin costisitoare decât corecțiile post-control.

Descoperiți TaxDome, o platformă all-in-one pentru firme și contabili, care automatizează colectarea documentelor, comunicarea și organizarea activității contabile. Programați un demo gratuit și descoperiți cum puteți elimina complet hârtiile, menținând conformitatea cu ANAF.