Workflow-Automatisierung bei der Erstellung der Steuererklärung: Der Leitfaden für Einsteiger

Als Steuerfachmann ist eine der größten Herausforderungen für Ihr Unternehmen der Versuch, mit allem Schritt zu halten, während Sie mit mehr Kunden und Verwaltungsaufgaben zu tun haben. Der Versuch, Ihre Buchhaltung und Ihre Kanzlei manuell zu verwalten, kann überwältigend sein.

Es gibt einen besseren Weg, das zu tun!

Treffen Sie Brian Newman von Brian Newman CPA. Er hatte immer eine kleine Kanzlei und konnte alles alleine bewältigen. Aber als seine Kanzlei wuchs und die Dinge immer geschäftiger wurden, erkannte Brian, dass er ein Tool brauchte, um Kunden und administrative Aufgaben besser zu verwalten.

Bei der Suche in Facebook-Gruppen, in denen Steuerprofis Tipps austauschen, stieß Brian auf TaxDome. Seine Kollegen sprachen in den höchsten Tönen davon, also beschloss Brian, es auszuprobieren. 

Kundenportal, CRM, E-Signaturen und andere Dinge, die TaxDome anbietet, erschienen einfach. Aber nicht die Workflow-Automatisierung. Workflow ist nichts, worüber sich viele Unternehmer Gedanken machen, bis sie es für das Onboarding neuer Teammitglieder beschreiben oder erstellen müssen. 

Wofür brauchen Sie einen Workflow?

Workflow ist ein schriftlicher Prozess aller Aktionen, die Sie durchführen: von dem Zeitpunkt der Leaderfassung bis hin zum Onboarding Ihres Kunden, über die gesamte angebotene Dienstleistung für die Erstellung der Steuern bis hin zum letzten Berührungspunkt mit Ihrem Kunden. Und zwar die Abmeldung.

Betrachten wir es einmal aus der Perspektive einer Autoproduktion. Sie müssen die Form erstellen und den Rahmen zusammensetzen, bevor Sie die Reifen und die Türen und all die anderen Dinge anbringen können. Das Gleiche gilt für den Prozess bei der Erstellung der Steuererklärung: Sie können keine Steuererklärung erstellen, bevor der Kunde einen Vertrag unterschrieben und Ihnen seine Unterlagen geschickt hat.

Jede Dienstleistung erfordert unterschiedliche Schritte: Eine private Steuererklärung unterscheidet sich von der Unternehmenssteuererklärung oder der Umsatzsteuererklärung. Wenn Sie diese Schritte schriftlich festgehalten haben, erleichtern Sie Ihrem Unternehmen die Skalierung.

Sehen Sie, wie ein New Yorker Finanzunternehmen dank seiner internen Prozesse und TaxDome allein im Jahr 2020 um das Dreifache gewachsen ist. 

Wenn Sie eine Software wie TaxDome verwenden, hilft sie Ihnen, administrative Aufgaben vollständig zu automatisieren. Anstatt dass Sie also nachverfolgen müssen, ob ein Kunde einen Vertrag unterschrieben hat, erinnert TaxDome ihn an die Unterschrift und schickt ihm einen Steuer-Organizer, sobald er fertig ist.

Damit dieser Zauber gelingt, müssen Sie genau beschreiben, wie der Prozess funktionieren muss. Jedes Unternehmen ist einzigartig, und Sie kennen Ihr Geschäft besser als jeder andere, daher kann niemand sonst diese Aufgabe für Sie übernehmen.

Wenn Sie sich mit Brians Problemen identifizieren können und nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, schlagen wir vor, mit unserer einfachen Checkliste für Einsteiger zu beginnen.

Schauen Sie sich das vollständige Video an, in dem gezeigt wird, wie Steuerfachleute ihre Arbeit mit Workflow-Beispielen automatisieren. Wir haben mit TaxDome-Anwendern gesprochen: Brian Newman von Brian Newman CPA und Jessica Smith von Tax Savvy Jessica. Jessica hatte mehr Erfahrung mit Workflow-Systemen, während Brian wusste, dass er an seinem Workflow-Prozess arbeiten musste, aber noch nicht damit begonnen hatte. Brian war zunächst skeptisch, aber nach dem Gespräch mit Jessica begann alles einen Sinn zu ergeben, und Brian konnte die enormen Vorteile erkennen, die TaxDome für sein Unternehmen bringen würde.

So starten Sie mit der Automatisierung Ihrer Aufträge

Die Pipelines können anfangs etwas verwirrend sein, aber sobald Sie Ihren Prozess aufschlüsseln, wie Sie Ihre Arbeit von Anfang bis Ende automatisieren wollen, macht alles mehr Sinn für Sie. 

Machen Sie sich ein grobes Bild davon, wie Ihr normaler Arbeitsablauf aussieht und notieren Sie jede Aufgabe, die Sie erledigen. Verwenden Sie eine Excel-Tabelle und ordnen Sie diese dann so, dass die Aufgaben, die Sie erledigen müssen, systematisch angezeigt werden. 

Beginnen Sie beim Endergebnis und arbeiten Sie sich Schritt für Schritt vom Ende bis zum Anfang nach vorne. Stellen Sie sich vor, Sie würden einen Workflow vorbereiten, dessen Endergebnis darin besteht, dass Sie einem Kunden eine Dankesnachricht schicken und er seine endgültigen Steuerunterlagen erhält. Was mussten Sie alles tun, bevor das passieren konnte? Dieser Ansatz stellt sicher, dass Sie keine wichtige Aufgabe in Ihrem Workflow auslassen.

Grundlegende Schritte eines Workflows zur Erstellung der Steuererklärung

1. Willkommens-E-Mail – Wenn Kunden Interesse an Ihren Dienstleistungen bekunden, erhalten sie eine Willkommens-E-Mail. Wir schlagen vor, dass Sie dafür eine Vorlage erstellen. 
2. Steuerunterlagen-Checkliste – Bitten Sie Ihre Kunden, Ihnen Zugang zu bestimmten Dingen zu gewähren. Sie können Nachrichtenvorlagen mit Aufgaben verwenden, die den Kunden zugewiesen wurden, damit sie Dinge abhaken können, wenn alles erledigt wurde.
3. Versenden Sie einen Organizer – Wenn Sie Organizer über TaxDome versenden, erhalten Ihre Kunden eine freundliche Push-Benachrichtigung, die besagt: „Ich habe Ihnen das geschickt.“ Bitte tun Sie das Folgende.“
4. Erstellen Sie eine Aufgabe, um die von Kunden gesendete Dokumente zu überprüfen und zu organisieren – Sie können sie sich selbst oder einem beliebigen Mitglied Ihres Teams zuweisen.
5. Erstellen Sie eine Aufgabe, um eine Steuererklärung vorzubereiten – Auch hier kann sie Ihnen zugewiesen werden, wenn Sie ein Einzelunternehmer sind oder jemandem aus Ihrem Team.
6. Erstellen einer Aufgabe zur Erweiterung
7. Fehlende Dokumente von Kunden anfordern – Sie können diesen Punkt bei Bedarf überspringen oder Kunden per E-Mail kontaktieren oder Ihnen eine Nachricht schicken.
8. Zusätzliche Dokumentenprüfung – Sie benötigen diesen Schritt, wenn der vorherige Schritt erforderlich ist.
9. Senden Sie den Termin an den Kunden – Fügen Sie diesen Schritt ein, wenn Sie Kunden durch die Dokumente führen wollen, die sie Ihnen geschickt haben. Sie können ihnen eine E-Mail oder Nachricht mit dem Link zu dem von Ihnen verwendeten Terminplaner (Calendly, Google Calendar, ScheduleOnce usw.) senden
10. Fügen Sie Aufgaben hinzu, um zu visualisieren, in welcher Phase Sie sich derzeit befinden – Wenn Sie sich für den vorherigen Schritt entschieden haben, möchten Sie vielleicht einen weiteren hinzufügen – das Warten auf die Kundenrückmeldung für den Termin. Wenn sie reagieren, wird ihr Projekt automatisch zum nächsten Schritt übergehen.
11. Steuererklärung erstellen – In diesem Schritt können Sie nun Dokumente für den Kunden in TaxDome hochladen und mit einer Rechnung verknüpfen. Die Kunden werden benachrichtigt, können sie aber erst herunterladen, wenn sie bezahlt haben.
12. 8879 signiert – Sie können die Kunden Dokumente direkt in TaxDome unterschreiben lassen, einschließlich 8879, das KBA erfordert. 
13. Erstellen Sie eine Aufgabe, um die Steuererklärung elektronisch einzureichen
14. Senden Sie eine Dankesnachricht an den Kunden

Kommunikationsprobleme beseitigen

Wir alle haben Kunden, die sich gewünscht haben, man hätte mehr mit ihnen in Kontakt sein sollen. Es gibt so viel, was hinter den Kulissen abläuft. Aber der Kunde schickt Ihnen nur Informationen und er bleibt im Dunkeln. 

Mit TaxDome können Sie verschiedene Benachrichtigungspunkte hinzufügen, während Sie an einem Kunden arbeiten. So können Sie dem Kunden bei jedem Schritt individuelle Berührungspunkte hinzufügen, ohne dass Sie selbst etwas tun müssen. Ihr Kunde hat Zugriff auf die Notizen, und Sie bekommen keine E-Mails mit: Hey, was ist hier los? Wo stehen wir? Und Sie sind in der Lage, die persönliche Note zu erhalten.

Senden Sie ihnen zu Beginn automatisch eine Willkommens-E-Mail. Oder eine Massen-E-Mail zum Beginn der Steuersaison. 

Was in der E-Mail zum Beginn der Steuersaison des Kunden stehen sollte

• Welche Änderungen in Ihrem Unternehmen / Service in diesem Jahr anstehen
• Wie sind Ihre Öffnungszeiten
• Wie können Sie sie erreichen ( TaxDome gestattet den Versand von E-Mails und sicheren Nachrichten)
• Wird eine Anzahlung notwendig sein
• So stellen Sie sicher, dass ihre Dokumente geschützt sind (TaxDome deckt alle Sicherheitsaspekte für Sie ab)
• So können Kunden auf Ihr Kundenportal zugreifen (Wenn Sie keins haben, prüfen Sie TaxDome’s mobilfreundliches Kundenportal)

Fazit

Steuerfachleute wissen, wie man Steuererklärungen erstellt, aber durch die Automatisierung wird es sehr systematisch und es zeigt sich, welche Schritte notwendig sind, um alles voranzutreiben. Außerdem hilft es auch dabei, Ihre Fehlerquote zu minimieren. 

Um die Automatisierung voranzubringen, verwenden Sie unsere übersichtliche Checkliste:

1. Erstellen Sie Vorlagen für Nachrichten, E-Mails, Verträge und Organizer – alles, was Sie wiederholt an Kunden senden. 
2. Entscheiden Sie, wie Ihre Pipelines aufgebaut werden sollen. Schreiben Sie jedes kleine Detail davon für die verschiedenen Szenarien auf. Sie könnten zum Beispiel einen Workflow erstellen, der nur für neue und wiederkehrende Kunden ist, für Kunden, für die Sie Repräsentationsarbeit leisten oder für die Sie eine Steuererklärung erstellen.
3. Fangen Sie an, all diese Teile zusammenzufügen.