Automatización avanzada del flujo de trabajo: Introducción de las etapas condicionales

No hace mucho tiempo introdujimos las automatizaciones condicionales. Esta potente función le permite ejecutar diferentes automatizaciones para distintos tipos de clientes dentro de un mismo proyecto en función de las etiquetas de la cuenta. Por ejemplo, puede enviar diferentes plantillas de correo electrónico a los clientes nuevos y a los que regresan. 

A partir de nuestras discusiones con la comunidad, se hizo evidente que había etapas enteras del proyecto que sólo eran necesarias para ciertos tipos de clientes (ejemplo: clientes en prórroga). Para todos sus clientes IRPF, el proceso es el mismo, pero algunos clientes tienen prórrogas y otros no. Las etapas condicionales le ayudan a dar esa flexibilidad adicional mediante la automatización. 

¿Qué son las etapas condicionales?

Las etapas condicionales permiten que los trabajos pasen a ciertas etapas de su proyecto sólo si cumplen ciertos criterios. Dicho de otra manera, las etapas condicionales permiten que los trabajos se salten etapas de su proyecto si no cumplen ciertos criterios. 

En nuestro ejemplo siguiente, hemos hecho que la tercera etapa del proyecto sea condicional en función de si la cuenta tiene la etiqueta ‘Extensión’. 

El cliente A no tiene la etiqueta ‘Extensión’, por lo que el trabajo se saltará la 3ª etapa y pasará a la 4ª desde la 2ª.

El cliente B tiene la etiqueta ‘Extensión’, por lo que el trabajo pasará por todas las etapas, incluida la 3ª.

¿Cuándo necesita etapas condicionales?

He aquí varios casos de uso sobre cómo hacerlos funcionar.

Una etapa en lugar de múltiples automatizaciones

Puede utilizar una etapa condicional cuando tenga varias automatizaciones específicas para un tipo de cliente. En lugar de agregar condiciones para cada automatización, puede crear una etapa con automatizaciones específicas y ejecutarla sólo para las cuentas con la etiqueta «Nuevo cliente». Si una cuenta de cliente no tiene esa etiqueta, el trabajo pasará a la siguiente etapa. 

Personal temporal y externo

Si contrata personal adicional para que le ayude durante la temporada alta, puede crear una etapa condicional para ellos. Por ejemplo, una etapa especial en la que asigne cuentas a equipos externos y cree tareas con notas específicas para ellos. 

Como resultado, este proyecto puede tener un aspecto similar a este:

En nuestro ejemplo, durante la etapa de Revisión de Documentos puede aplicar manualmente las etiquetas «interno» si lo prepara internamente y «externamente» para un equipo externo. Dependiendo de la etiqueta, el trabajo terminará en la etapa de Preparación de Impuestos o en la de Preparación de Impuestos Externa, de modo que las tareas y el acceso a la cuenta se asignarán a las personas adecuadas.

Múltiples empleados en un flujo de trabajo (proyecto)

Utilizando la misma lógica que con el personal externo y temporal, puede utilizar etapas condicionales para ayudar a asignar el trabajo entre su equipo. Digamos que tiene una gran empresa de impuestos, que atiende a 5.000 clientes. En este escenario, es probable que tenga unos 10 preparadores trabajando en las declaraciones. Con las etapas condicionales, puede tener una etapa diferente para cada preparador, agilizando el proceso y permitiendo a Trabajos saltar de la etapa 3 a la 10 (ejemplo).

La imagen de abajo es para simplificar, con 4 preparadores, pero la misma lógica funcionaría si tiene 50. En este escenario, los clientes de Bob saltarán de la etapa 2 (preparación de Bob) a la etapa 6 (revisión del gestor) en cuanto Bob termine su preparación.

A la espera del anticipo

Si quiere cobrar los anticipos sólo a los nuevos clientes, puede crear una etapa de «A la espera del anticipo» y crear una factura de 500 dólares (o la cantidad que quiera cobrar) y agregar una condición para que esta etapa sólo se aplique a los etiquetados como «Nuevo cliente» — de esta manera, puede ver fácilmente de un vistazo cuáles de sus clientes potenciales no están avanzando porque aún no han pagado su anticipo. 

Extensiones 

En nuestras pruebas con usuarios, nos dimos cuenta de que muchos miembros de la comunidad utilizaban una etapa de proyecto específica exclusivamente para las extensiones y movían manualmente los trabajos dentro y fuera de ella. Con las etapas condicionales, ahora puede automatizar este proceso. 

Utilizando la lógica descrita anteriormente, si agrega la etiqueta ‘IRPF necesita extensión’ a la cuenta del cliente, sólo las cuentas con esa etiqueta harán que sus Trabajos entren en la etapa de extensión, todos los demás la omitirán. Como idea, si esta etapa tiene una tarea de ‘extensión de archivos’ y el movimiento autoavanzar está activado, tan pronto como la tarea esté completa el Trabajo pasa a la siguiente etapa de su flujo de trabajo. 

1. Revisar
2. Prep no ext.
   1. Si necesita una extensión, aplique manualmente la etiqueta – necesita una extensión.
3. Extension
   1. Condición “necesita extensión”
4. Prep post extensión

Nota: algunos miembros de la comunidad prefieren tener un proyecto separado para las extensiones. ¡Pronto podrá mover trabajos entre proyectos! 

¿Cómo configurar las etapas condicionales?

Las etapas condicionales se activan en función de las etiquetas de la cuenta. Para hacer que una etapa sea condicional, sólo tiene que hacer click en el ícono del engranaje y elegir las etiquetas que se requieren para que los Trabajos pasen automáticamente a esta etapa. Si la etiqueta de cuenta no está presente, el Trabajo se saltará la etapa. 

Nota:

• La primera y la última etapa de un proyecto no pueden tener condiciones. 
• Como recordatorio, el movimiento autoavanzar funciona cuando se activa una acción binaria (es decir, contrato firmado, factura pagada, etc.).
• Las condiciones de las etapas sólo afectan al movimiento autoavanzar. Puede mover manualmente cualquier trabajo a cualquier etapa. 

Lea más sobre cómo configurar las etapas condicionales.

¿Qué sigue?

¡Como ya hemos mencionado, pronto podrá mover trabajos entre proyectos y estamos trabajando en la posibilidad de establecer diferentes horarios para diferentes cuentas dentro del mismo proyecto!

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