Automatización del flujo de trabajo para preparación de impuestos: Guia de principiantes

Como profesional fiscal, uno de los obstáculos más grandes para su empresa es tratar de mantenerse al día mientras manejan más clientes y tareas administrativas. Tratar de gestionar su empresa fiscal y de contabilidad manualmente puede ser agobiante.

¡Hay una mejor manera de lograrlo!

Conozca a Brian Newman de Brian Newman CPA. Él siempre ha tenido una empresa pequeña y ha podido manejarlo todo él mismo. Pero mientras su empresa iba creciendo y se volvía cada vez más ocupada, Brian se dio cuenta que necesitaba una herramienta para ayudarlo a manejar clientes y tareas administrativas. 

Buscando en grupos de Facebook donde los profesionales fiscales comparten consejos, Brian se enteró de TaxDome. Sus compañeros hablaban muy bien del software, así que Brian decidió darle una oportunidad. 

El portal de clientes, el CRM, las firmas electrónicas y otras cosas que ofrecía TaxDome parecían fáciles. Pero la automatización de flujos de trabajo no es tan simple. El flujo de trabajo no es algo que muchos empresarios tienen definido en mente antes de tener que describirlo, para entrenar a un nuevo miembro del equipo o para automatizar los proceso.

¿Para qué se necesita un flujo de trabajo?

El flujo de trabajo es un proceso escrito que define todas las acciones que se toman para completar un proyecto- desde que un cliente pasa de ser prospecto a incorporarse a la empresa, a través de todo el servicio de preparación de impuestos que usted ofrece, hasta el último punto de contacto con el cliente cuando va a finalizar el trabajo.

Veámoslo desde la perspectiva de cómo se construye un auto. Primero hay que crear el molde y armar el chasis para después montar las llantas y las puertas y todo lo demás. Lo mismo aplica para el proceso de preparación de impuestos: no puede preparar la declaración antes de que el cliente firme el contrato y le envíe sus documentos. 

Cada servicio requiere diferentes pasos para completarlo: una declaración de renta es diferente a una declaración corporativa o una declaración de impuestos de venta. Al definir y escribir estos procesos y cada uno de sus pasos, facilita el crecimiento de su empresa.

Vea cómo una empresa financiera de Nueva York creció 3x en el 2020 gracias a sus procesos internos y TaxDome

Usar software como TaxDome le ayuda a automatizar sus tareas administrativas. En vez de usted tener que hacer seguimiento manualmente para ver si un cliente ha firmado un contrato, TaxDome les recuerda que deben firmarlo, y cuando lo hacen, les envía un organizador relevante.

Para lograr este flujo mágico tiene que describir en detalle cómo funcionan sus procesos. Cada empresa es única, y usted conoce su empresa mejor que nadie, así que no hay nadie mejor para hacerlo. 

Pero si se encuentra en la misma situación que Brian, sin saber dónde empezar, le sugerimos empezar con nuestra simple guía para principiantes. 

Vea el video completo acerca de cómo los profesionales fiscales automatizan su trabajo con ejemplos de sus flujos de trabajo. Hablamos con usuarios reales de TaxDome: Brian Newman de Brian Newman CPA y Jessica Smith de Tax Savvy Jessica. Jessica tenía más experiencia con sistemas de flujos de trabajo, mientras que Brian sabía que tenía que mejorar sus procesos pero aún no lo había hecho. Brian dudaba al principio, pero luego de hablar con Jessica todo comenzó a tener sentido, y Brian pudo ver los enormes beneficios que TaxDome le traería a su empresa.

Cómo empezar a automatizar su trabajo

Los proyectos pueden ser un poco confusos al principio, pero cuando empiece a descomponer sus procesos en pasos definidos y vea cada acción y cómo las puede automatizar desde principio a fin, todo tendrá más sentido.

Piense en la visión general de cómo se ve su flujo de trabajo normalmente y anote cada paso que toma. Utilice una hoja de cálculo en Excel y organícela para indicar qué tareas se deben hacer sistemáticamente.

Empiece con el resultado final y trabaje hacia atrás. Imagínese que va a preparar un flujo de trabajo donde el resultado final sea enviarle al cliente un mensaje de agradecimiento, y ellos reciban sus documentos fiscales finalizados. ¿Qué pasos tuvo que tomar para llegar ahí, y en qué orden? Este método asegura que no se le olvidará ninguna tarea en su flujo de trabajo.

Pasos básicos de un flujo de trabajo de preparación de impuestos

1. Correo electrónico de bienvenida- Cuando un cliente muestra interés en sus servicios, reciben un correo electrónico de bienvenida. Sugerimos que cree una plantilla.
2. Lista de tareas ‘Proporcione sus documentos’- Pídale a sus clientes que le den acceso a ciertos documentos. Puede usar plantillas de mensajes con tareas asignadas para clientes, para que puedan ir marcando cada documento que cargan al portal.
3. Enviar organizador- Si envía organizadores a través de TaxDome, sus clientes reciben una notificación amigable que dice ‘Hola, le he enviado esto. Por favor haga lo siguiente.’
4. Crear una tarea para revisar documentos y organizar los archivos que han enviado los clientes- Se puede asignar la tarea a usted mismo o a cualquier miembro de su equipo.
5. Crear una tarea para preparar la declaración- De nuevo, se la puede asignar a sí mismo si trabaja solo o a alguien de su equipo.
6. Crear una tarea para pedir una extensión
7. Pedir los documentos que faltan a los clientes- Este paso se puede saltar si no lo necesita, o puede contactar al cliente por mensaje o correo electrónico.
8. Revisar documentos adicionales- Este paso es necesario si en el paso anterior recibió documentos.
9. Agendar reunión con el cliente- Incluya este paso si quiere explicarle los documentos al cliente en persona. Puede enviarles un mensaje o correo electrónico con un enlace a la herramienta de horarios que utilice (Calendly, Google Calendar, ScheduleOnce, etc)
10. Agregar tareas para visualizar en que está con el cliente- Si optó por el paso anterior puede necesitar otro para especificar que está esperando la respuesta del cliente. Cuando le respondan, el proyecto pasará al próximo paso. 
11. Completar la declaración- En este paso puede finalmente cargar el documento a TaxDome, y bloquearlo a una factura. Los clientes serán notificados que finalizó el documento, pero no podrán descargarlo hasta que paguen. 
12. Firma 8879- Los clientes pueden firmar documentos directamente en TaxDome, incluyendo la firma 8879 que requiere autenticación basada en el conocimiento.
13. Crear una tarea para presentar la declaración de impuestos
14. Enviar un mensaje de agradecimiento al cliente

Eliminar problemas de comunicación

Todos tenemos clientes que sienten que deberíamos haber estado más en contacto. Hay muchas cosas que ocurren detrás de cámaras, pero el cliente solo le envía la información inicial y queda en oscuras durante el resto del proceso.

Con TaxDome puede automatizar varios puntos de contacto mientras trabaja en el proyecto de un cliente. Esto le permite agregar puntos de contacto personalizados en cada paso del proceso sin realmente tener que hacer nada. Su cliente se mantiene informado y usted no recibirá correos preocupantes que preguntan: ¿Qué está pasando? ¿En qué vamos? Así puede siempre mantener un toque personal en cada proyecto.

Al empezar cada trabajo, envíeles un correo electrónico de bienvenida automáticamente. O un correo electrónico en masa para iniciar la temporada fiscal.

Qué incluir en un correo electrónico de inicio de la temporada fiscal para clientes

• Qué cambios hay en su empresa o servicios este año
• Cuáles son sus horas laborables
• Cómo lo pueden contactar (TaxDome les permite enviar correos electrónicos y mensajes seguros)
• Cómo asegurará sus documentos (TaxDome cubre todos los aspectos de seguridad)
• Cómo pueden acceder a su portal de clientes (si no tiene uno, consulte el portal de clientes compatible con móviles de TaxDome)

Sus clientes recibirán notificaciones en su móvil cuando sus facturas se deban pagar

Resultado final

Los profesionales fiscales saben bien cómo preparar declaraciones, pero la automatización vuelve los procesos más metódicos y define claramente los pasos necesarios para avanzar. Esto también disminuye su margen de error.

Para comenzar su proceso de automatización, utilice nuestra simple lista de tareas:

1. Establezca plantillas de mensajes, correos electrónicos, contratos y organizadores- todo lo que va a enviar a los clientes repetidamente. 
2. Decida dónde va a definir sus flujos de trabajo. Escriba cada paso necesario para diferentes situaciones. Por ejemplo, puede tener un proceso específico para clientes nuevos y recurrentes, crear otro para clientes con quien hace trabajo de representación y uno para clientes de preparación de impuestos.
3. Empiece a unir todos estos pasos para armar sus flujos de trabajo.