La guerra entre videoconferencias y reuniones presenciales: ¿quién ganará?

2020 fue un año difícil para todos: la gente tuvo que soportar muchas dificultades mientras se veía obligada a crear nuevos hábitos. Mientras esto ocurría, muchas cosas y rutinas que antes parecían inimaginables, se convirtieron en la nueva normalidad. Uno de los mejores ejemplos de ello fue, sin duda, la difusión de las videoconferencias como herramienta esencial para trabajar y comunicarse. Pero se me ocurre una pregunta: ¿es más eficaz una reunión con Zoom que una reunión en persona? 

Hay pros y contras: la videoconferencia es mejor para el medio ambiente, ya que reduce las emisiones causadas por los desplazamientos y, sin duda, consume menos tiempo a los participantes en la llamada. Las personas no tienen que perder horas importantes en desplazamientos hasta el lugar de la reunión, sólo tienen que conectarse a la hora acordada y una vez finalizada la videoconferencia pueden continuar con su trabajo. 

Todo parece demasiado perfecto, así que ¿dónde está el truco? La videoconferencia es cómoda y permite a cada trabajador ser lo más eficiente posible… pero al mismo tiempo se lleva algunos momentos preciosos que seguramente alguien estaba esperando: la inevitable pausa para llegar al lugar de la reunión, el café antes de la reunión donde los compañeros tienen la oportunidad de charlar y relajarse durante unos nuevos minutos… estos parecían aspectos menos importantes de un día que ahora la gente aprecia más. Además, hay que tener en cuenta un aspecto más: los gestos y la interacción humana. No hay que subestimar el aspecto físico de la interacción humana: durante una reunión, se puede entender mucho de nuestros interlocutores por la forma en que mueven las manos, si se tocan el pelo, la cara… todas estas pequeñas cosas son fundamentales para entender cómo se siente la persona que tenemos delante, si está nerviosa, si tiene confianza… si miente. A veces estos gestos se ocultan tras una pantalla, convirtiendo la conferencia en un mero trámite en el que no es posible añadir el «toque humano» que tendría una reunión en persona. Los psicólogos especializados en comportamientos nos dirán que los humanos captamos toda una serie de mensajes no verbales mientras interactuamos en persona y que es mucho más fácil establecer una relación en carne y hueso que en una videollamada.

Por otro lado, la videoconferencia le permite ir directo al grano: podrá explicar sus productos y servicios de forma rápida y sencilla a cualquier número de personas a la vez.  Puede grabar la reunión para utilizarla como punto de referencia, recordatorio o incluso como prueba de lo que se dijo. Además, es probable que los clientes potenciales estén más dispuestos a aceptar una reunión a distancia que una reunión cara a cara, en la que hay que tener en cuenta los desplazamientos y la logística. 

Ahora resulta obvio que hay que llenar un vacío de interacción humana, así que ¿cómo hacerlo?

He aquí algunos consejos que le ayudarán a dar un toque humano a sus videoconferencias:

• Habla claro: puede que la conexión no sea la mejor y no parecerás un robot.
• Mira más a la cámara: cuando hablas con alguien, quieres que te mire a los ojos. Funciona de la misma manera que a través de un ordenador: mira a la cámara, no a la esquina superior izquierda de tu pantalla… ¡parecerá que estás teniendo una visión!
• Sonríe. – es sólo una pantalla, la gente puede seguir viéndote
• Revisa tu fondo – oculta los platos sucios o el espacio desordenado de tu oficina…no importa donde estés, debe parecer profesional
• Posición de la cámara: la gente quiere ver tu cara como si estuvieras sentado en tu oficina. No, no quieren ver tu frente, ni tu orificio nasal o la flor en la esquina derecha detrás de ti.
• No molestar – Asegúrate de que nadie te pregunte qué te apetece cenar o qué quieres hacer el domingo mientras estás en una multiconferencia. Pon también el teléfono en silencio.

Lleva algún tiempo recordar todos estos trucos, pero está claro que tenemos que aprender a acostumbrarnos porque está aquí para quedarse.

En conclusión, podemos decir que la competición entre videoconferencias y reuniones en persona es justa y no hay un único ganador. Hay que sacar lo mejor de ambas y aprender a combinarlas. Será para mejor y herramientas como TaxDome pueden mostrarte exactamente cómo llevar tu negocio desde casa, teniendo videoconferencias y sesiones en persona que pueden mejorar la forma de trabajar de la gente. Y si alguien se pierde una reunión importante, con herramientas como TaxDome Wiki puede compartirlas y todos tendrán toda la información necesaria.