Toma el control total de tu flujo de trabajo: convierte las excepciones en procesos fluidos con estados de trabajo personalizados

Los flujos de trabajo rara vez son lineales. Plazos incumplidos, tareas incompletas, ampliaciones inesperadas… estos cambios repentinos pueden complicar incluso los procesos más cuidadosamente planificados. Pero, ¿y si tu flujo de trabajo pudiera ser tan adaptable como tu consulta?

Con los estados de trabajo personalizados, puede. Ahora puedes convertir las excepciones en reglas únicas personalizables para cada cliente. Con los estados de trabajo personalizados, puedes gestionar a la perfección partes de tu proceso y asegurarte de que cada trabajo progresa como necesitas.

No se trata sólo de hacer un seguimiento: se trata de darte un control total, por intrincadas que sean las cosas.

Mantén los trabajos en el buen camino

Manejar las excepciones del flujo de trabajo empieza por preservar tu proceso. Por defecto, los trabajos están «activos» o «archivados», pero con los estados de trabajo personalizados, ahora puedes delinear más claramente el estado de tu trabajo sin alterar su contexto o flujo.

En lugar de mover los trabajos fuera de sus etapas, puedes asignar un estado único como «Falta información» o «Necesita ampliación» a cualquier trabajo que lo necesite. De este modo, el trabajo permanece en su etapa original, conservando todo su historial de flujo de trabajo. Nunca perderás la pista de dónde estaba un trabajo ni te preocuparás de devolverlo a la etapa correcta.

Estamos aquí para ayudarte, así que para que empieces, hemos precargado algunos estados para escenarios comunes. Sin embargo, el verdadero poder reside en la personalización. Los estados personalizados de trabajo hacen honor a su nombre, y puedes crear tantos estados únicos como necesite tu empresa.

Ver lo que importa cuando importa

En un pipeline compartido, las prioridades pueden difuminarse. ¿Qué tareas están en espera? ¿En qué hay que trabajar ahora mismo? Con los estados de trabajo personalizados, es fácil saberlo de un vistazo.

Con fondos únicos y barras de estado claras, los trabajos pendientes destacan, asegurando que tu equipo sabe exactamente dónde centrarse.

¿Quieres centrarte en los trabajos que esperan información del cliente? ¿O hacer un seguimiento de los trabajos con ampliaciones pendientes? Podrás centrarte en lo más importante con el filtro fácil de usar.

Esta claridad ayuda a tu equipo a trabajar de forma más eficiente, sabiendo exactamente qué priorizar y dónde centrar su energía.

Antes, este nivel de claridad visual era posible, pero requería etapas adicionales, lo que no sólo hacía que los procesos parecieran más complejos de lo necesario, sino que también limitaba las posibilidades de automatización.

Pon el trabajo repetitivo en piloto automático

Los estados de trabajo personalizados no sólo te ayudan a organizarte, sino que también garantizan que los trabajos avancen sin intervención manual.

Tomemos dos flujos de trabajo habituales y veamos en detalle cómo pueden configurarse de forma óptima. Algunos escenarios son puntuales, como la falta de información, que en muchos casos requiere que tu equipo indique qué falta específicamente. En este caso, establece el estado del trabajo en «Falta información» y crea una solicitud de cliente, detallando la información que falta. En cuanto se complete la solicitud del cliente, el estado del trabajo volverá a «Activo» automáticamente.

Mientras que la información que falta suele ser diferente cada vez, otros escenarios son consistentes y se pueden planificar, como las extensiones. En este escenario, podrías utilizar un estado de trabajo personalizado de «Necesita extensión» y aprovechar las automatizaciones basadas en el estado, como asignar una tarea a un administrador para que presente la extensión. En cuanto el administrador complete la tarea, el trabajo puede volver a «Activo» automáticamente.

En cualquiera de los dos escenarios -solicitudes detalladas y específicas del cliente o procesos estandarizados de la empresa-, los trabajos pueden permanecer en la misma fase, tu equipo siempre tiene plena visibilidad sobre qué trabajos están fuera de los procesos estándar, y un proceso claro en el que vuelven automáticamente a «Activo» para que tu equipo siga haciendo lo que mejor sabe hacer.

Al automatizar estas transiciones, reduces el riesgo de error humano, ahorras tiempo y garantizas que los trabajos avancen en cuanto estén listos. Tu equipo puede centrarse en el trabajo de alto valor, sabiendo que cada tarea está exactamente donde tiene que estar.

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