Kalle Granlund
4 min
Henkilökunta: 5
Sijainti: Helsinki
Palvelut: yrityksen sähköinen taloushallinto, veroneuvonta, arvonlisäverotus, talousohjaus, palkanlaskenta
Aloitin TaxDomen käytön: Lokakuu 2022
Kasvutilasto: 5x tuottavampi virtaviivaistettujen työnkulkujen ansiosta.
____________________________
Tutustu Marko Saloon, joka on Tilitoimisto Smart Office:n toimitusjohtaja ja perustaja ja, jonka pääkonttori sijaitsee Vallilassa, Helsingissä. Marko johtaa viiden kirjanpidon ammattilaisen tiimiä yli 25 vuoden kokemuksella taloushallintoalalta. Yhdessä he palvelevat noin 150 yritysasiakasta.
Sähköiseen taloushallintoon erikoistunut ja paperittomuuteen sitoutunut Smart Office tarjoaa palvelujaan digitaalisesti. Yritys tarjoaa täydet kirjanpitopalvelut, mukaan lukien yrityksen hallinto, veroneuvonta, alv-raportointi, talousohjaus ja palkanlaskenta. Sen asiakkailla on keskimäärin viisi työntekijää.
Marko etsi digitaalisia resursseja, jotka ottaisivat hoitaakseen organisatoriset ja operatiiviset asiat ja antaisivat hänen keskittyä asiakassuhteiden rakentamiseen. Hän päätti ottaa käyttöön TaxDomen, joka auttaa viemään tilitoimistoa digitaalisempaan suuntaan poistamalla manuaalisia prosesseja, parantamalla tehokkuutta ja viemällä asiakaspalvelun uudelle tasolle.
Haaste
Hajanaiset tiedot useista eri lähteistä
Ennen TaxDomea Smart Officen asiakastiedot olivat hajallaan useissa eri lähteissä, kuten Word-dokumenteissa, Excel-taulukoissa, kalentereissa ja digitaalisissa muistikirjoissa, mikä hidasti prosessia. Kuten Marko kuvaili:
Tiedot eri asiakkaista on levitetty erilaisiin Excel-taulukoihin ja kaikenlaisiin muistikirjoihin. Eikä se ollut aina saatavilla, tavoitettavissa tai muistettavissa, milloin asiakastyö oli tehty.
Epäyhtenäiset työnkulut ja prosessit
Koska Markon oli vaikea saada tietoja käden ulottuville, hänen oli vaikea saada täydellistä näkyvyyttä työnkulkuihin:
Minun täytyi avata yksittäiset Excel-taulukot ja alkaa tarkastella taulukkoa nähdäkseni, mitkä ovat tehtävät ja kenen pitäisi tehdä ne.
Smart Officen -tiimin oli koottava toimintoja yhteen, jolloin yksityiskohtia saattoi jäädä huomaamatta, mikä keskeytti palveluiden tuottamisen ja vaikutti asiakaspalveluun.
Tietämättömyys siitä, mikä on erääntynyt milloin
Tilitoimisto Smart Office luotti vahvasti Excel-taulukkoihin ja ihmismuistiin, jotta se pystyi seuraamaan kaikkia 150 asiakkaan tehtäviä, koska ei ollut mitään tapaa seurata eräpäiviä tai saada automaattisia ilmoituksia lähestyvistä määräajoista:
Kun [työskentelemme] Excelissä, meidän on aina muistettava tarkistaa, milloin [tehtävän] on määrä valmistua, koska siitä ei ole suoraa ilmoitusta.
Ratkaisu
CRM, Asiakasportaali ja Viestintä saman katon alle
TaxDomesta tuli Smart Officen Toiminnanohjausjärjestelmä: kaikki asiakastiedot, asiakirjat ja viestintä kootaan automaattisesti yhteen siististi järjestettyyn alustaan. Kuten Marko korosti:
TaxDomen tärkein ominaisuus meille on se, että säilytämme kaikki asiakaskeskustelut ja asiakastiedot arkistossa, ja ne on helppo löytää.” “Lisäksi kaikki asiakaskeskustelut ja asiakastiedot ovat helposti löydettävissä.
Lisäksi alusta keskittää muutakin kuin viestinnän – se yhdistää vuorovaikutuksen, asiakirjat ja tehtävät, jolloin tiedot ovat milloin tahansa sekä asiakkaiden että työntekijöiden saatavilla käyttäjäystävällisessä asiakasportaalissa. Kuten Marko totesi:
Jaamme tiedot niin, että asiakas voi itse hakea ne asiakasportaalista… Asiakas ja tilintarkastaja voivat tarkastella niitä samanaikaisesti, joten… kaikki on kaikkien saatavilla yhdessä tietokannassa.
Virtaviivaistetut työnkulut ja parempi yleiskuva
TaxDomen putket tuovat täydellisen näkyvyyden kaikkiin Smart Officen työnkulkuihin ja esittävät ne Kanban-tauluna, jossa kortteina näkyvät työt liikkuvat putkistoissa. Tiimit näkevät kunkin asiakkaan tilan yhdellä silmäyksellä:
Valvonta on tällä hetkellä parempaa, koska [työt] eivät ole pöydällä – jokaisesta eri prosessista näkee, mitkä tehtävät ovat missäkin vaiheessa putkea, ja kokonaiskuva on selvästi parempi, joten useampia asiakastapauksia voidaan hallita kerralla.
Nämä työnkulut voidaan sitten automatisoida helpottamaan tietojen jakamista Smart Officen ja asiakkaiden välillä. Työtehtävät kulkevat saumattomasti vaiheiden läpi ja käynnistävät automaattisesti sähköpostit, ehdotukset ja järjestäjät mukautettujen riippuvuuksien avulla. Marko antoi esimerkin siitä, miten Smart Office asetti palkkaprosessin TaxDomessa:
Käytämme TaxDomea palkanlaskennassa siten, että TaxDome ilmoittaa asiakkaalle, kun palkanlaskennan määräaika lähestyy, asiakas ilmoittaa meille mahdollisista muutoksista, ja kun olemme saaneet tiedot järjestelmäämme, TaxDome ilmoittaa niistä työntekijälle. Nyt kun tiedot ovat saapuneet, palkat voidaan laskea… Sitten, kun palkat on tehty, se menee seuraavaan vaiheeseen, jossa se ilmoittaa asiakkaalle. Ja kun asiakas on käynyt hyväksymässä palkat, meille ilmoitetaan, että kaikki on kunnossa ja ne voidaan maksaa, ja me saatamme sitten prosessin päätökseen.
Työnkulkujen virtaviivaistamiseksi Smart Office käytti TaxDomea lähettämään automaattisesti räätälöityjä sähköposteja. Kuten Marko asian ilmaisi:
TaxDome lähettää asiakkaalle kuun vaihteen jälkeen sähköpostin, jossa se kysyy tiettyjä tietoja ja aineistoa… Eikä sillä ole enää väliä, kuinka monta sähköpostiviestiä on, koska ne ovat kaikki automaattisesti siellä.
TaxDome tehostaa myös tehtävien seurantaa, sillä Smart Office -tiimi voi luoda tehtäviä suoraan asiakassähköposteista, mikä nopeuttaa ongelmien ratkaisua:
Kun sähköpostiviesti tulee TaxDomeen, kaikki [työntekijät] näkevät sen… ja se voidaan yhdistää suoraan tehtävään, joten se nopeuttaa asioiden etenemistä.
Automaattiset ilmoitukset ja muistutukset
TaxDomen Inbox+:n avulla Smart Officen ei enää tarvitse luottaa muistiin työn edistymisen seuraamiseksi. Aina kun eräpäivät olivat tulossa – olipa kyse sitten kuukausittaisesta kirjanpidosta, tilinpäätöksestä tai tilintarkastuksesta – TaxDome ilmoittaa siitä automaattisesti asianomaiselle työntekijälle:
Meille on ollut suuri helpotus, että olemme nyt voineet seurata tehtävien etenemistä, ja ohjelmisto ilmoittaa meille, että tehtävän eräpäivä lähestyy… kaikki on nyt tallennettu yhteen selkeään kokonaisuuteen.
Työntekijät saavat myös automaattisia ilmoituksia tärkeistä tapahtumista, kuten siitä, että asiakas lähettää sähköpostia tai lataa asiakirjan. Kuten Marko selitti asian palkanlaskennan esimerkin avulla:
TaxDome ilmoittaa automaattisesti asiakkaalle, että sen on nyt toimitettava meille esimerkiksi palkkatiedot, joten sen jälkeen meidän ei enää tarvitse muistaa, että meidän on odotettava hetki saadaksemme tietää, mitkä palkat olivat milloinkin maksamatta, vaan siitä tulee automaattinen ilmoitus sähköpostiin.
Tulokset: 5x parempi tehokkuus, laatu ja tuottavuus
- Tilinpäätöksiä käsitellään 5 kertaa enemmän: Smart Office pystyy nyt käsittelemään enemmän töitä suuremman kapasiteetin ja tehokkuuden ansiosta, mikä mahdollistuu virtaviivaistettujen työnkulkujen avulla.
- Asiakaspalvelun laadun parantaminen: digitaalinen järjestelmä, asiakasportaali ja automatisoitu, räätälöity viestintä helpottivat tuottamaan asiakkaille parempaa ja huomaavaisempaa palvelua. Kuten Marko totesi:
Olemme uskaltaneet ottaa lisää asiakkaita, koska tiedämme, että pystymme tällä hetkellä hoitamaan asiakassuhteita paremmin kuin aiemmin paperiversioilla.
- Aikasäästöt: automatisoidut prosessit ja muistutukset vapauttivat työntekijän aikaa, joka aiemmin kului hallinnollisiin tehtäviin, jolloin henkilöstö voi keskittyä lisäarvoa tuottavaan asiakastyöhön.
- Parannettu yleiskuva: TaxDomen kanban-tauluina visualisoidut putkilinjat auttoivat Markoa saamaan yleiskuvan kaikista asiakkaista ja projekteista. TaxDomen yleiskatsaustoiminto, Marko sanoi, “helpottaa kokonaiskuvan hahmottamista”.
Nykyään Markon päivät alkavat avaamalla ensimmäiseksi TaxDomen.
Työpaikallani avaan ensimmäisenä TaxDomen, koska se antaa minulle yleiskuvan siitä, mitä töitä on tehtävä tänään ja tulevaisuudessa.
Kokonaiskuva ja näkyvyys asiakasprojekteihin ovat antaneet Markolle ja hänen kollegoilleen mahdollisuuden konsolidoida asiakastietoja ja työnkulkuja sekä tehdä yhteistyötä tiiminsä kanssa, jotta he voivat tarjota asiakkaille jatkuvasti erinomaista palvelua ja saada kaistanleveyttä uusien asiakkaiden houkuttelemiseksi.
Jos etsit samanlaisia parannuksia tuottavuuteen, kapasiteettiin ja palvelun laatuun tilitoimistossasi, ota yhteyttä ja pyydä maksuton demo, jotta näet TaxDomen toiminnassa.
Kalle Granlund
Kalle on TaxDomen luotettu johtaja Euroopan kauniissa Pohjoismaissa ja johtaa yrityksen laajentumista maailman onnellisimpiin maihin. Kalle rakastaa keskustella ja olla vuorovaikutuksessa ihmisten kanssa ja pyrkii parantamaan kulttuuria, yhteisöä ja ihmissuhteita kaikkialla, missä hän vaikuttaa. Näistä vuorovaikutustilanteista saamansa energia muuntuu luovuudeksi ja tehokkaaksi ongelmanratkaisukyvyksi, jota markkinat vaativat jatkuvasti. Matkustaminen, kahvi, urheilu, puujalkavitsit ja merkitykselliset keskustelut ovat lähellä hänen sydäntään.
eBook on lähetetty
Pyyntösi käsittelyssä tapahtui virhe, yritä myöhemmin uudelleen.
