La guerre est déclarée entre les vidéoconférences et les réunions en personne : qui sortira vainqueur?

2020 a été une année difficile pour tout le monde : les gens ont dû endurer de nombreuses difficultés tout en étant contraints de créer de nouvelles habitudes. Pendant ce temps, de nombreuses choses et routines qui semblaient inimaginables auparavant sont devenues la nouvelle normalité. L’un des meilleurs exemples est, sans aucun doute, l’utilisation des vidéoconférences comme outil essentiel de travail et de communication. Mais une question reste à éclaircir : une réunion Zoom est-elle plus efficace qu’une réunion en personne ? 

Il y a des avantages et des inconvénients : la vidéoconférence est meilleure pour l’environnement, car elle réduit les émissions causées par les déplacements, et elle prend nettement moins de temps pour les participants à l’appel. Les employés n’ont pas à perdre des heures importantes pour se rendre sur le lieu de la réunion, il leur suffit de se connecter à l’heure convenue et, une fois la vidéoconférence terminée, ils peuvent poursuivre leur travail. 

Tout semble parfait, alors où est le problème ? La vidéoconférence est pratique et permet à chaque employé d’être aussi efficace que possible… mais en même temps, elle fait disparaître des moments précieux que quelqu’un attendait sûrement avec impatience : l’inévitable pause pour rejoindre le lieu de la réunion, le café avant la réunion où les collègues ont la possibilité de discuter et de se détendre pendant quelques minutes… Ces aspects de la journée qui semblaient moins importants sont aujourd’hui plus appréciés. En outre, un autre aspect doit être pris en considération : les gestes et l’interaction humaine. L’aspect physique de l’interaction humaine ne doit pas être sous-estimé : lors d’une réunion, on peut comprendre beaucoup de choses sur nos interlocuteurs par la façon dont ils bougent leurs mains, s’ils touchent leurs cheveux, leur visage… toutes ces petites choses sont fondamentales pour comprendre comment la personne en face de nous se sent, si elle est nerveuse, si elle est confiante… si elle ment. Parfois, ces gestes sont cachés derrière un écran, faisant de la conférence une simple procédure où il n’est pas possible d’ajouter une « touche humaine » qu’aurait une réunion en personne. Les psychologues comportementaux nous diront que les humains captent toute une série de messages non verbaux lorsqu’ils interagissent en personne, et qu’il est beaucoup plus facile d’établir une relation en chair et en os que lors d’un appel vidéo.

En revanche, la visioconférence vous permet d’aller droit au but : vous pourrez expliquer vos produits et services rapidement et facilement à un nombre illimité de personnes en même temps. Vous pouvez enregistrer la réunion, ce qui vous permet de l’utiliser comme point de référence, comme rappel ou même comme preuve de ce qui a été dit. En outre, les clients potentiels sont probablement plus enclins à accepter une réunion à distance qu’une réunion en face à face où il faut tenir compte des déplacements et de la logistique. 

Il est désormais évident qu’il y a un manque d’interaction humaine à combler, alors comment faire ?

Voici quelques conseils qui vous aideront à donner une touche d’humanité à vos vidéoconférences :

• Parlez clairement – la connexion n’est peut-être pas optimale, si vous parlez clairement vous n’aurez pas l’air d’un robot.
• Regardez davantage dans la caméra – lorsque vous parlez à quelqu’un, vous voulez qu’il vous regarde dans les yeux. Cela fonctionne de la même manière avec un ordinateur : regardez la caméra, pas le coin supérieur gauche de votre écran… ça donne l’impression que vous avez une vision !
• Souriez ! – Ce n’est qu’un écran, les gens peuvent toujours vous voir.
• Vérifiez votre arrière-plan – cachez votre vaisselle sale ou votre bureau en désordre… quel que soit l’endroit où vous vous trouvez, vous devez avoir l’air professionnel.
• Position de la caméra – les gens veulent voir votre visage comme si vous étiez assis dans votre bureau. Non, ils ne veulent pas voir votre front, ni vos narines ou la plante dans le coin droit derrière vous.
• Ne pas déranger – Assurez-vous que personne ne vous demandera ce que vous aimeriez manger ou ce que vous voulez faire dimanche, pendant que vous êtes en conférence téléphonique. Mettez également votre téléphone en sourdine !

Il faut un certain temps pour se souvenir de toutes ces astuces, mais il est clair que nous devons apprendre à nous y habituer car elles sont là pour rester. 

En conclusion, nous pouvons dire que la concurrence entre les vidéoconférences et les réunions en personne est loyale et qu’il n’y a pas qu’un seul gagnant. Nous devons tirer le meilleur des deux et apprendre à les combiner. Ce sera pour le mieux et des outils tels que TaxDome peuvent vous montrer exactement comment gérer votre entreprise depuis chez vous, en organisant des vidéoconférences et des réunions en personne, ce qui peut améliorer votre façon de travailler. Et si quelqu’un manque une réunion importante, avec des outils tels que les pages Wiki TaxDome vous pouvez les partager et tout le monde aura toutes les informations nécessaires.