Les clients peuvent désormais reporter les réponses des questionnaires précédents (formulaires), ce qui permet de gagner du temps et d’offrir une meilleure expérience

Les questionnaires sont un moyen de collecter les informations des clients. En y regardant de plus près, on constate qu’une grande partie des informations demandées ne changent probablement pas d’une année sur l’autre (ou d’un mois sur l’autre pour d’autres projets récurrents). Il y a de fortes chances que les adresses, les dates de naissance, les informations sur les personnes à charge, les informations sur les sociétés, etc. ne changent pas d’une année sur l’autre. Grâce à cette mise à jour, vos clients n’ont plus à saisir ce type d’information à chaque fois ; la fonction de pré-remplissage examine les réponses antérieures et les reporte, ce qui permet d’économiser des heures de saisie de données et d’offrir une expérience client de qualité supérieure.

Comment les clients pré-remplissent les réponses avec des réponses antérieures

Lorsque les clients ont au moins un questionnaire déjà rempli, un bouton « Pré-remplir » apparaît. Il est important de noter que l’expérience de l’utilisateur a été conçue spécifiquement pour l’inciter à appuyer sur ce bouton. Lorsque le client appuie sur ce bouton, les réponses s’affichent à partir des soumissions antérieures. Par défaut, le questionnaire le plus récemment modifié est suggéré comme celui à utiliser pour le pré-remplissage. Toutefois, si plusieurs questionnaires sont disponibles pour la copie, les clients pourront choisir celui à partir duquel ils souhaitent remplir le formulaire.

Une fois les réponses pré-remplies, les clients reçoivent une alerte leur demandant de vérifier toutes les réponses avant de les soumettre et de revoir les nouvelles questions. Il est certain que des clients appuieront inévitablement sur « Envoyer », ignorant tous les avertissements. Si vous pensez que c’est le cas, ajoutez un bloc de texte supplémentaire avertissant les clients de vérifier leurs réponses précédentes. Enfin, vous pouvez créer une question obligatoire à la fin, demandant au client de vérifier et de cliquer sur « Envoyer ». 

Quels types de questions peuvent être reportés

Les types de questions suivants peuvent reporter les réponses des questionnaires précédents:

• Entrées libre
• Nombres
• Dates
• Boutons radios
• Cases à cocher
• Fichier téléchargé
• Oui/Non

Si la question est la même dans le questionnaire actuel que dans l’ancien, la réponse peut être pré-remplie. Si vous changez les questions, les réponses ne seront pas reportées, car les noms des questions ne correspondront plus tout à fait.

Bénéfices pour vos clients

Du temps économisé ! Même s’ils sont faciles d’utilisation, les questionnaires peuvent prendre beaucoup de temps à remplir. Cette version est un argument de vente majeur pour vos clients – une fois qu’ils l’auront rempli une fois, ils pourront remplir les questionnaires suivants en un rien de temps puisque leurs réponses seront reportées.

Si vous passez en revue les questions de votre questionnaire, il y a de fortes chances que plus de 90 % d’entre elles ne changent pas d’une année sur l’autre. Les revenus changent, les employeurs peuvent changer, mais la plupart des informations demandées DOIVENT l’être pour des raisons de diligence raisonnable, mais cela ne signifie pas que les réponses changent.

La publication de cette fonctionnalité avant la saison des impôts était une priorité, afin que vos clients puissent en profiter et gagner des heures sur la saisie des données. 

Bénéfices pour votre entreprise — amélioration de la rétention client

Plus vite les clients reçoivent leurs questionnaires, plus vite vous pouvez vous mettre au travail. Plus vite vous vous mettez au travail, plus vite les clients obtiennent leurs déclarations, et plus votre activité est rentable. Et, comme toute entreprise le sait, la clé du succès d’un cabinet est la fidélisation des clients. Une fois que les clients ont rempli votre questionnaire une fois, l’expérience à chaque fois qu’ils reviennent sera si facile qu’ils ne voudront pas changer de fournisseur. Ce qui prenait des heures ne prendra plus que quelques minutes.

Principes de base des questionnaires

Si vous n’utilisez pas encore de questionnaires dans votre cabinet, c’est le moment de commencer. Alors que les praticiens avaient l’habitude de s’asseoir en face des clients et de leur poser des questions sous forme d’entretien, les processus modernes sont plus efficaces. Les questionnaires permettent à votre cabinet de poser ces questions, mais de manière automatisée, et vos clients peuvent fournir ces réponses à leur propre rythme, depuis le confort de leur maison (où qu’ils soient, les questionnaires TaxDome sont entièrement compatibles avec les téléphones portables). 

Pour savoir pourquoi vous devriez utiliser des questionnaires dans votre entreprise, consultez notre article : Comment fluidifier le processus de préparation de déclarations de revenus avec des formulaires et des questionnaires personnalisables ?. Depuis leur lancement, les questionnaires sont devenus beaucoup plus avancés avec la possibilité d’avoir des questions conditionnelles et ils peuvent être entièrement intégrés dans votre flux de travail (voir : automatisation). Les questionnaires peuvent être créés et envoyés automatiquement et de façon répétée pour un client, chaque questionnaire peut avoir un nom unique en utilisant les shortcodes. 

Prochainement

En plus de cette fonctionnalité visant à faire gagner du temps à vos clients qui reviennent, nous sommes en train de revoir l’expérience du client lorsqu’il remplit un questionnaire, afin d’offrir une expérience encore meilleure.