Introduzione dei preventivi e delle lettere di incarico: un modo più intelligente di rivolgersi ai clienti e farsi pagare

Siamo lieti di annunciare che i preventivi e le lettere di incarico sono ora disponibili per tutti gli utenti di TaxDome. Questo nuovo aggiornamento vi consente di definire le aspettative, proporre i vostri servizi e spiegare il valore che apportano, e di assicurarvi pagamenti puntuali, tutto in un unico posto.

In questo articolo vi illustreremo tutto quello che c’è da sapere sui preventivi e sulle lettere di incarico, tra cui: 

• Cosa sono
• I vantaggi per lo studio
• Opzioni di personalizzazione
• Come si presenta il processo per i clienti
• Piani e aggiornamenti futuri

Iniziamo!

Cosa sono i preventivi e le lettere di incarico?

I preventivi e le lettere di incarico sono una nuovissima funzione di TaxDome che sostituisce la funzionalità Mandati. Ora è possibile creare preventivi e lettere di incarico completamente personalizzabili, aggiungere fatture o un listino prezzi di servizi e garantire pagamenti e firme elettroniche, il tutto in un unico semplice processo.

Tutti i contratti TaxDome esistenti saranno migrati alla nuova interfaccia e potrete continuare a utilizzare i vostri modelli di contratto nella sezione “termini” dei Preventivi e delle lettere di incarico, che potrete rinominare come preferite.

In che modo i preventivi e le lettere di incarico saranno utili al vostro studio?

I preventivi e le lettere di incarico sono stati concepiti per semplificare il rapporto con i clienti, formalizzare le relazioni e ottenere il pagamento dei servizi. Analizziamo i principali vantaggi per il vostro studio. 

1. Elevare il vostro brand

Il settore della contabilità non è mai stato così competitivo. Solo negli Stati Uniti ci sono quasi 100.000 studi contabili. A differenza di qualche anno fa, quando il raggio d’azione della maggior parte degli studi era limitato dalla loro posizione geografica, oggi le moderne società di revisione contabile possono fornire servizi a clienti di tutto il paese.

Allo stesso tempo, le aspettative non sono mai state così alte. I clienti ora si aspettano:

• Semplici interazioni digitali con lo studio
• Comunicazioni personalizzate
• Processi facili da usare con i dispositivi mobili

Come si fa a distinguersi dalla massa e a convincere i clienti a lavorare con il vostro studio piuttosto che con un altro? La risposta è con i preventivi e le lettere di incarico di TaxDome. 

Questo nuovo aggiornamento consente di creare preventivi e lettere di incarico estremamente curate e personalizzate, che contribuiscono a distinguervi, a definire le aspettative fin dall’inizio e a creare un’ottima prima impressione.

I preventivi e le lettere di incarico mostrano il vostro marchio nella migliore luce possibile. I potenziali clienti potranno vedere esattamente chi siete, cosa offrite e quanto costerà. Vedranno anche i passi da compiere per andare avanti. Tutto è stato progettato per essere il più possibile personalizzabile, semplice e chiaro, sia su desktop che su mobile.

I preventivi e le lettere di incarico presentano il vostro brand in una luce altamente professionale.

2. Farsi pagare più velocemente

Farsi pagare dovrebbe essere facile, ma se nove commercialisti su dieci dichiarano di dover ancora inseguire i clienti per i ritardi di pagamento, è chiaro che i processi tradizionali non funzionano. Tradizionalmente, i commercialisti fatturano ai clienti dopo che il lavoro è stato completato. Questo comporta problemi di ogni tipo, dallo spreco di tempo e fatica alle relazioni tese e all’inefficienza del flusso di cassa. 

Con i preventivi e le lettere di incarico, è possibile evitare questi problemi: 

• Accettando il pagamento anticipato al momento della firma elettronica del preventivo da parte del cliente.
• Richiedendo ai clienti di fornire i dettagli del pagamento per poterlo firmare
• Impostando la riscossione automatica dei pagamenti per le fatture ricorrenti.

In questo modo si ottengono numerosi vantaggi per lo studio, consentendo di risparmiare il tempo e il denaro sprecati per inseguire i clienti per i pagamenti in sospeso, di migliorare l’efficienza delle vendite, di incrementare i ricavi e di semplificare le operazioni aziendali.

Opzioni di fatturazione nei preventivi e nelle lettere di incarico.

3. Sostituire un’altra applicazione

In quanto piattaforma completa per la gestione dello studio, TaxDome vi consente di sostituire più applicazioni e di creare uno stack tecnologico unificato. ora, con i Preventivi e le Lettere di incarico, potete consolidare ulteriormente il vostro stack tecnologico. 

Invece di passare da TaxDome al vostro software indipendente per i preventivi, potete gestire tutto in un unico posto: flusso di lavoro, clienti, reportistica, attività, comunicazioni e ora anche i preventivi

Questo semplifica la vostra vita: il vostro team deve imparare a usare un solo software, non più molteplici programmi. Inoltre, eliminando l’ennesima licenza software, risparmierete anche del denaro. I preventivi e le lettere di incarico sono disponibili per tutti i clienti di TaxDome senza alcun costo aggiuntivo. 

E con tutti i vostri dati in un unico posto, potrete usufruire di flussi di lavoro continui, processi più semplici e reportistica più efficace.

TaxDome sostituisce tutte queste applicazioni in un’unica piattaforma unificata.

4. Personalizzare tutto

Abbiamo reso i preventivi e le lettere di incarico altamente flessibili, consentendovi di adattarli alle esigenze specifiche del vostro studio e dei vostri clienti. Tutto è personalizzabile, da ciò che i clienti vedono alle modalità di pagamento. 

È possibile personalizzare la struttura del preventivo per includere o escludere elementi chiave. Se l’obiettivo è quello di promuovere il vostro studio presso i potenziali clienti, potete includere un’introduzione e un elenco dei vostri servizi e dei costi. Il cliente avrà tutte le informazioni necessarie per valutare se vuole lavorare con voi, ma non gli verrà chiesto di firmare il documento (sarete voi a decidere come chiamarlo) o di fornire i dettagli del pagamento.

Se volete adottare un approccio più formale, potete inviare solo una lettera di incarico e una fattura. Al cliente verrà chiesto di esaminare il documento, di firmarlo elettronicamente e di fornire i dettagli per il pagamento (se includete una fattura). In alternativa, potete inviare al cliente un preventivo e una lettera di incarico insieme: la scelta è vostra.

I componenti principali di un preventivo possono essere attivati e disattivati in base alle proprie esigenze.

È possibile utilizzare elementi multimediali per migliorare le proposte e promuovere il proprio marchio, come il logo dello studio e i video YouTube incorporati. L’editor consente di scegliere tra diverse dimensioni di caratteri e altre opzioni di stile.

Potete personalizzare i vostri preventivi con elementi multimediali.

Inoltre, avete il controllo completo su come e quando i clienti pagano i vostri servizi. Ad esempio, potete: 

• Aggiungere fatture una tantum o ricorrenti, o entrambe le cose
• Impostare pagamenti automatici
• Scegliere il metodo di pagamento preferito
• Chiedere un deposito

In alternativa, potete scegliere di aggiungere servizi dettagliati senza creare fatture. In questo modo, i clienti possono vedere cosa offrite e quanto fate pagare senza doversi impegnare a pagare una fattura. Potrete creare le fatture in un secondo momento con un solo clic.

Potete aggiungere un listino prezzi dei servizi al posto della fattura: a voi la scelta.

Come funzionano i preventivi e le lettere di incarico per i vostri clienti

Abbiamo esplorato alcune delle caratteristiche, dei vantaggi e delle possibilità di personalizzazione da parte del vostro studio. Ora vediamo come funziona questo processo per i vostri clienti. 

Innanzitutto, i preventivi e le lettere di incarico soddisfano le aspettative dei vostri clienti di un’esperienza digitale semplice. Inoltre, grazie all’applicazione mobile TaxDome (disponibile su iOS e Android), i clienti possono esaminare, firmare e impostare il pagamento delle proposte ovunque e in qualsiasi momento.

Una volta inviato il preventivo, il cliente riceve un’email e una notifica in TaxDome. Cliccando sul link dell’email o sulla notifica, il cliente può esaminare il preventivo e completare le fasi successive: 

• Se accettano i termini, possono procedere a un pagamento sicuro.
• Successivamente, firmano elettronicamente il preventivo
• Dopo la firma, ricevono una notifica di conferma 

Il risultato è un’esperienza digitale semplice che guida i clienti in ogni fase del processo, dall’esame del preventivo alla firma elettronica. E se le aspettative e i termini vengono definiti fin dall’inizio, si hanno le basi per relazioni di successo con i clienti.

Quali sono le prossime novità per i preventivi e le lettere di incarico?

Nel prossimo futuro abbiamo in programma l’aggiunta di una nuova ed entusiasmante funzionalità ai Preventivi e alle lettere di incarico, ovvero i “pacchetti” di servizi. 

In sostanza, questo aggiornamento consentirà di combinare i servizi in pacchetti e di far scegliere ai clienti il pacchetto desiderato. Il rilascio è previsto per il primo trimestre del 2024. Restate sintonizzati per ulteriori informazioni!

Se avete suggerimenti per migliorare le proposte e gli EL, fatecelo sapere nella Bacheca delle richieste di funzionalità! Siamo sempre interessati ad ascoltarvi.